Legalitet

Adil arbetar som handläggare på kommunen. Hans huvudsakliga uppgift är att bereda ärenden som gäller förmånen att få gratis parkeringstillstånd på centralt belägna parkeringar för människor med elbil. Eftersom det på senare tid blivit väldigt populärt med elbilar så har Adil mycket att göra.

Högarna med ansökningar växer och Adil försöker komma på nya arbetssätt för att komma ikapp. ”Vi har ju som mål att vi inom kommunen ska vara mer innovativa” säger han till sina kollegor i fikarummet. ”Därför har jag bestämt att jag till att börja med svarar muntligen på alla ansökningar. Det går fortare att ringa och säga ja eller nej till de som ansökt än att skriva beslut! Och så fixar jag besluten senare. Smart va?”

Reflektionsfrågor

• Ser du något problematiskt med Adils idé?
• Skulle det kunna uppstå en liknande situation i den verksamheten där du arbetar?
• Diskutera utifrån offentlighetsprincipen. Hur går det med transparens och öppenhet om myndigheterna arbetar med muntlig information?
• För och nackdelar med muntliga besked?

Vägledning

Adil måste följa de regler som finns. Att svara muntligt på besluten är ingen bra idé. Alla beslut ska vara skriftliga så att den som fått beslutet kan överklaga detta. Eftersom besluten är offentliga och ska diarieföras så innebär Adils idé att de inte diarieförs förrän långt senare. Det i sig blir ett problem om någon vill se beslutet och begär ut handlingen.

Muntliga beslut är snabba men kan också missförstås om mottagaren hört fel och då kan det uppstå en tvist om vad Adil verkligen sa.

Ida jobbar som fordonsförare inom kommunen. Hon har vid ett antal tillfällen tagit hem kommunens fordon och utfört arbete på sin gård. Nu har Idas grannar hört av sig till Idas chef och undrar om man som anställd i kommunen får göra på det här sättet.

Reflektionsfrågor

• Är det OK att använda kommunens fordon privat?
• Hur skulle du agera om du var Idas chef?

Vägledning

Det är inte ok att använda kommunens fordon, maskiner eller annan egendom privat, det är grund för arbetsrättslig åtgärd.

Idas chef ska omedelbart prata med Ida och berätta vad som kommit till chefs kännedom. Oavsett om Ida erkänner eller ej ska chef starta en internutredning enligt den process för misskötsel som finns i chefshandboken på Insidan. Dokumentera objektivt vad som kommit fram både från anmälaren, Ida och eventuella vittnen. Chef kan med fördel ta hjälp av sin HR-funktion.

Birgitta jobbar inom fritid. Hon har arbetskläder där det framgår att hon arbetar i kommunen och i sitt arbete har hon tillgång till kommunens tjänstebilar. Birgittas chef blir uppringd av en upprörd kommunmedborgare som ifrågasätter hur anställda på arbetstid får använda kommunens bilar för privata ärenden i butiker.

Reflektionsfrågor

• Är det OK att utföra privata ärenden klädd i arbetskläder?
• Är det OK att utföra privata ärenden när du kör kommunens tjänstebilar?
• Hur skulle du agera om du var Birgittas chef?

Vägledning

Det är inte ok att använda kommunens tjänstebil för privata ärenden. Det kan dock vara så att man ska ha rast och befinner sig långt från kommunens lokaler och då kan man självklart stanna för att köpa en kopp kaffe på till exempel en bensinmack eller liknande. Samma sak gäller lunch, det är inte rimligt att åka tillbaka till ett omklädningsrum och byta kläder för att äta lunch. Rast ska våra medarbetare ha senast efter fem timmar och det kan innebära att man behöver äta på en restaurang om man inte har mat med sig.

När det gäller privata ärenden så utförs dessa utanför arbetstid. De flesta medarbetare byter om på arbetet till privata kläder men om det inte fungerar så kan man självklart handla även om man har sina arbetskläder på sig. Det kan dock innebära att det kommer frågor från kommunmedborgare om att våra medarbetare gör ärenden på arbetstid. Det är viktigt att chef pratar med sina medarbetare om förhållningssätt och lämpligheten att besöka vissa butiker som till exempel Systembolaget i kommunens kläder.