Stödmaterial
Här samlar vi information och material som du kan ha nytta av i arbetet för att få och skapa bättre förståelse för en kultur som bygger på dialog; vårt uppdrag, våra etiska principer och vår ledningsfilosofi. Det vill säga en ständig dialog om vad vi ska göra och hur vi ska göra det.
Våra tio bästa tips om möteskultur
En bra möteskultur handlar om förhållningssätt och om struktur. Vi behöver en gemensam grund för när, var, hur och varför möten äger rum. Allt med syftet att påverka vår arbetssituation till det bättre.
Fulla kalendrar, möten kloss i kloss utan tid för vare sig förflyttning eller förberedelser är en vardag för många. Det kan leda till splittrade arbetsdagar med många avbrott. Om vi kan komma överens om en gemensam möteskultur med mål att arbeta mer effektfullt. Vi måste tillsammans fundera på vad i vår möteskultur fungerar bra och vad vi kan förbättra.
Här hittar ni tio tips för ert arbete för en bättre möteskultur.
Innan du bokar ett möte
Behövs ett möte? Ni kanske kan lösa frågan via chatt eller mejl?
Tio tips
- Vi försöker ha möten mellan kl. 9 och 16.
Försök att undvika att boka in möten före kl 9 och efter kl 16 på dagarna. Undvik i möjligaste mån att boka in lunchmöten. - Kolla kalendern hos de du bokar in
Det är bra att kolla kalendern hos de som du bokar in så att de verkligen är tillgängliga och inte bokar möten kloss i kloss utan möjlighet till förflyttning. - Alla har eget ansvar att boka in luft i kalendern (mellanmötestid)
Respektera reflektionstid, privat tid, administrativ tid osv. - Tänk igenom tidsaspekten innan du bokar möten
En möjlighet kan vara att boka möten 25 eller 50 minuter istället för 30 minuter eller en timme. - Var tydlig med om det är ett fysiskt möte eller om hybridmöte funkar
Mötesledaren tydliggör i bokningen att det är ett fysiskt möte eller om det är ok med hybridmöte. Kom överens om vad som funkar bäst i gruppen. Mötesledaren kan t.ex. markera med ett (f) om det är ett fysiskt möte. - Kalla bara de som berörs till mötet.
Det är viktigt att tänka igenom vilka som verkligen berörs av mötet. En person kan representera flera personer vid ett möte och har då ansvar att föra informationen vidare. - Mötesledaren har ett stort ansvar inför mötet
Mötesledaren sätter syfte och dagordning för mötet. Mötesledaren tydliggör om mötet är ett arbets-/kreativt möte, informationsmöte, beslutsmöte eller liknande. Mötesledaren delar underlag i god tid t.ex. en vecka innan mötet om det är möjligt. - Mötesledaren har ett stort ansvar under mötet
Mötesledaren ser till att alla presenteras vid mötet (om det behövs) och tydliggör roller som mötesdeltagarna har. Mötesledaren utser någon som antecknar beslutspunkter på mötet så att det går att följa upp vid ett senare möte. Skicka ut anteckningar efter mötet eller spara i aktuellt team. - Mötesdeltagaren kommer förberedd till möten
Det är viktigt att komma förberedd till möten, svara ja/nej på mötesbokningen (skicka svar), kolla agendan och läsa in eventuellt material. - Mötesdeltagaren är närvarande och aktiv vid mötet
Alla förväntas delta aktivt och bidra vid mötet, jobbar inte med mejl och annat under
mötestiden.
En kultur som bygger på dialog - presentation
Den här presentationen bygger på information från tidigare chefsträffar och är tänkt att vara ett stöd för dig som chef när du ska kommunicera det här vidare i organisationen.
Presentation: En kultur som bygger på dialog
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Sju råd om samverkan
För att möta våra olika utmaningar är vår förmåga att bygga relationer och skapa goda samarbeten viktig. Vi behöver samverka och samarbeta med andra kommuner, myndigheter, näringslivet och civilsamhället. Här har vi samlat några goda råd för lyckad samverkan.
- Avsätt tillräckligt med tid och resurser från början
Viktigt att de inblandade förstår arbetsinsatsens omfattning och resursbehov. - Kommunicera ömsesidiga förväntningar, önskemål och krav
Undvik besvikelser – klargör vem som ska göra vad och vad som ska levereras - Formulera problemet/uppgiften tillsammans
Alla parter måste förstå och vara nöjda med utgångspunkten för det gemensamma arbetet. - Hantera skillnader i roller, motiv och mål
Beskriv era respektive verksamheters logik och incitament. - Hantera skillnader i terminologi,språk och kommunkation
Tydliggör innebörden av begrepp som kan leda till missförstånd - Håll kontakten
Värdet av regelbundna möten och kontinuerlig avstämning är stort. - Ta hjälp
- Studera goda exempel – och diskutera tillsammans vad ni kan lära av dem.
- Delta i arrangemang där du kan lära känna personer att samverka med.
Våra samlade tips för att uppmuntra till dialog och motverka tystnadskultur
På en av vårens chefsträffar var uppgiften att ta fram tips på hur vi aktivt kan bidra till en ännu tryggare arbetsplats med fokus på dialog och tillit. Hela 90 tips kom in och efter mötet har deltagarna kunnat se alla tips och rösta på tipsen de gillar mest.
Topp-10-lista! Idéerna som fick flest röster
- Det är ok att göra fel!
Skapa en kultur där man får göra fel. Det är viktigt att kunna känna tillit i att få ett bra bemötande om det blir fel. - Var en nyfiken chef
Om man skapar en vardag av nyfikenhet och öppenhet genom att ställa frågor så kan man också möjliggöra en vilja att dela sina åsikter och tankar. Det är viktigt att bemöta allas tankar med respekt och intresse. - Var prestigelös som chef
Var ödmjuk och prestigelös som chef. Och var beredd att lyssna och vid behov ändra riktning. - Träna öppenhet
Träna på att vara öppen och nyfiken och undvik att gå i försvar. - Förstå ditt uppdrag
Att förstå sitt uppdrag och bli ägare av det tillsammans med sin chef och sina kollegor har stor betydelse för minskad friktion ute på arbetsplatserna. Vi märker till exempel att det uppstår mer konflikter mellan medarbetare i verksamheter där vi inte har pratat om uppdraget och uppdraget alltså inte är kommunicerat och förankrat. Man tolkar uppdraget olika. - Variation
Skapa variation och mötesforum med olika innehåll. - Var närvarande och synlig
Att vara närvarande och synlig som chef handlar inte bara om fysisk närvaro. Vi är många som är utspridda. När jag väl är på plats är jag närvarande till 100 procent och medarbetarna får min tid. Den tiden är viktig att ta sig. - Transparens och delaktighet
Ett transparant ledarskap skapar grund för förtroendefullt samarbete och medledarskap där medarbetare har insyn och tar ansvar för det gemensamma uppdraget. En framgångsfaktor är att låta medarbetarna ta del av mycket som vi kan dela och vara så delaktiga som möjligt även i svåra frågor. - Skapa en utvecklande kultur
Att lyfta frågorna kring etiska principer med sitt arbetslag, att öva på olika metoder för att bemöta när någon har en idé (positivt och negativt) för att skapa en trygghet i att våga lyfta sina idéer. Ge förutsättningar genom att till exempel dela upp i mindre grupper. Var tydlig med att det är positivt att tycka olika, att det är en del av vårt ständiga utvecklingsarbete. - Kultur startar på toppen
Måste börja högst uppifrån, leading by example. I vissa organisationer är det mer eller mindre ok att vara lite obekväm, den kulturen styrs av högre chefer.
Vi fick in många bra tips. Här hittar du alla.