Effektivitet och service

William är nyanställd i organisationen och tycker att han förstår sitt uppdrag och vad han ska göra på jobbet. På fikaraster beklagar många av kollegorna sig över att det inte finns förutsättningar att göra ett bra jobb. De skulle vilja göra mer för kunderna än vad det finns tid och resurser till. Detta är ett återkommande samtalsämne. William känner igen sig men tycker att stämningen blir låg och det är inte särskilt roligt i personalrummet. Istället börjar William hoppa över fikarasterna och ibland även lunchen. Det känns meningsfullt då kunderna uppskattar den service och omtanke de får av William.

När det är dags för medarbetarsamtal får William veta att Sven, som är chef på arbetsplatsen, tycker att det är ett problem att William har hög servicenivå. Sven tycker att det är viktigt att William tar raster och gör som de andra. Det är en arbetsmiljöfråga menar Sven. Dessutom är det beslutat vilken servicenivå som kunderna ska få, och den behöver vara jämbördig oavsett vem som kunden har kontakt med, argumenterar Sven vidare.

William förstår inte alls chefens resonemang. Hur kan det vara negativt att vara engagerad och göra sitt bästa med kunden i fokus?

Reflektionsfrågor

• Här står effektivitet och resurstillgång i motsatts till service och omtanke. Finns det något som är rätt eller fel i det här?
• Hur kan situationen hanteras?
• Vad kan i så fall chefen göra?
• Vad kan William göra?

John jobbar inom hemtjänsten och känner sig alltmer stressad. Han jobbar i ett område där det är långt att åka mellan brukarna. Det har snöat flera decimeter under natten och han vet att det kommer ta längre tid än vanligt att köra mellan besöken. Dagens första besök är hos Alva som alltid är lika glad att se honom. Arbetet flyter på bra men när John ska säga hej då och åka vidare börjar Alva gråta och vill att han ska stanna en stund till. Alva behöver honom men det gör även de andra han ska jobba hos under dagen.

Reflektionsfrågor

• Hur ska John agera?
• Har du varit med om en liknande situation? Hur gjorde du?

Vägledning

Detta är en vanligt förekommande situation men likväl svår att hantera när den uppstår. John bör i situationen ta kontakt med någon kollega för vägledning, har detta hänt förut och hur har de då gjort? Kanske kan någon ringa till Alva för en pratstund så att John kan åka vidare till nästa brukare? John bör också lyfta sitt dilemma för reflektion och diskussion när han träffar sina kollegor, exempelvis på en teamträff. Hur prioriteras arbetet, när är det viktigt att göra avsteg från det som är planerat och hur hanterar man att oförutsedda saker uppstår?

Att vara stressad på jobbet påverkar Johns arbetsmiljö negativt, detta bör han lyfta med sin chef. En arbetsplatsträff är också ett bra forum att prata om arbetsmiljön, vilka situationer som kan vara stressande och hur dessa kan förebyggas. Trots en stressad situation så är det viktigt att komma ihåg att brukaren ska bemötas professionellt.

Feven jobbar inom hemsjukvården där de uttalade förväntningarna är att jobba proaktivt, det vill säga att identifiera och förebygga risker. Feven tycker att den ambitionen är bra men känner att det löpande, dagliga arbetet tar all tid och att arbetet handlar mer om att jobba efterhjälpande än förebyggande. Det här innebär en stor frustration eftersom hon vet vilken skillnad det förebyggande arbetet skulle göra om det bara fanns mer tid. Feven blir mer och mer nedstämd och känner att hon gör ett dåligt jobb som inte hinner med det förebyggande arbetet.

Reflektionsfrågor

• Vad skulle du göra om du var Feven?
• Hur och på vilket sätt kan Feven lyfta detta med chefer och kollegor?

Vägledning

Feven känner sig otillräcklig vilket gör att hon inte känner måluppfyllelse i sitt jobb. Måluppfyllelse och känslan av att göra ett bra jobb är en förutsättning för att trivas och må bra. Feven bör prata med sin chef om sin upplevelse så de kan hjälpas åt i att planera för det förbyggande arbetet. Feven behöver chefs vägledning för att prioritera arbetet. Ett samtal som bör beröra fokus på uppdraget som helhet, ambition och tydliggörande av förväntningar på arbetet. Behövs översyn av arbetsfördelningen på arbetsplatsen?

Feven kanske också har någon kollega som hon kan anförtro sig åt som kan komma med tips?

Mira jobbar inom hemtjänsten och gör allt för att undvika sociala sammankomster på sin fritid för att på alla sätt undvika att sprida smitta vidare till sina brukare. Lisa, en av hennes brukare, behöver hjälp med matning. Lisa bor i eget boende med ett litet kök där det är trångt om utrymme runt köksbordet. På julafton vill Lisas tre barn med respektive hälsa på sin mamma. De lämnar Lisas barnbarn hemma, men det innebär ändå att det blir väldigt trångt. Och Mira ska fullfölja sitt uppdrag att mata Lisa.

Reflektionsfrågor

• Hur tycker du att Mira ska agera?
• Har du varit med om något liknande? Hur gjorde du?

Vägledning

Mira bör i första hand inleda en dialog med Lisa och dennes anhöriga kring problemet med att hålla social distans i ett litet utrymme. Mira kan ge förslag på olika lösningar med ambitionen att distans ska kunna hållas (exempelvis att de anhöriga vistas i annan del av lägenheten medan Mira utför insatsen). Om de inte gemensamt kan komma fram till en lösning bör Mira lyfta problemet som en risk för arbetsmiljön med sin chef eller sitt arbetsplatsombud för stöd.

Zahra arbetar som undersköterska i hemtjänsten i ett av kommunens ytterområden. Hon lämnar lokalen klockan 07.15 för att komma i tid till sin första brukare och återkommer för att äta lunch klockan 12.00. Hon behöver gå på toaletten under förmiddagen men ingen av de brukare hon besöker vill låna ut sin toalett till personal i hemtjänsten. Det finns ingen offentlig toalett i närheten sp för säkerhets skull har Zahra alltid en rulle toalettpapper i bilen för att stanna i skogen om det blir kris. Senast det blev kris var den 7:e februari när plogvallarna var meterhöga och temperaturen ute var -27 grader.

Reflektionsfrågor

• Är det här rimliga arbetsförhållanden?
• Hur kan Zahra påverka situationen?
• Vad skulle du göra om du var i Zahras ställe?

Vägledning

Arbetsgivaren har ansvar att tillhandahålla en god arbetsmiljö. Zahra upplever inte sin arbetsmiljö som god under dessa förutsättningar. Zahra bör lyfta detta med sin chef för åtgärd. Det är viktigt att det finns möjlighet till paus i planeringen, kanske behöver den ses över gällande rutten. Kommunen har många olika verksamheter, kanske finns någon av dessa inom rimligt avstånd på Zahras rutt. I det fallet bör en överenskommelse kunna göras att Zahra (och övriga kollegor) kan få använda den verksamhetens toalett vid behov. Alt. kanske det kan finnas föreningslokaler eller liknande där samarbete är möjligt.

Chef kan också ta en dialog med de berörda brukarna och beskriva problemet i sin helhet, möjligt att någon då ändrar sitt ställningstagande.

Ida jobbar som fordonsförare inom kommunen. Hon har vid ett antal tillfällen tagit hem kommunens fordon och utfört arbete på sin gård. Nu har Idas grannar hört av sig till Idas chef och undrar om man som anställd i kommunen får göra på det här sättet.

Reflektionsfrågor

• Är det OK att använda kommunens fordon privat?
• Hur skulle du agera om du var Idas chef?

Vägledning

Det är inte ok att använda kommunens fordon, maskiner eller annan egendom privat, det är grund för arbetsrättslig åtgärd.

Idas chef ska omedelbart prata med Ida och berätta vad som kommit till chefs kännedom. Oavsett om Ida erkänner eller ej ska chef starta en internutredning enligt den process för misskötsel som finns i chefshandboken på Insidan. Dokumentera objektivt vad som kommit fram både från anmälaren, Ida och eventuella vittnen. Chef kan med fördel ta hjälp av sin HR-funktion.

Birgitta jobbar inom fritid. Hon har arbetskläder där det framgår att hon arbetar i kommunen och i sitt arbete har hon tillgång till kommunens tjänstebilar. Birgittas chef blir uppringd av en upprörd kommunmedborgare som ifrågasätter hur anställda på arbetstid får använda kommunens bilar för privata ärenden i butiker.

Reflektionsfrågor

• Är det OK att utföra privata ärenden klädd i arbetskläder?
• Är det OK att utföra privata ärenden när du kör kommunens tjänstebilar?
• Hur skulle du agera om du var Birgittas chef?

Vägledning

Det är inte ok att använda kommunens tjänstebil för privata ärenden. Det kan dock vara så att man ska ha rast och befinner sig långt från kommunens lokaler och då kan man självklart stanna för att köpa en kopp kaffe på till exempel en bensinmack eller liknande. Samma sak gäller lunch, det är inte rimligt att åka tillbaka till ett omklädningsrum och byta kläder för att äta lunch. Rast ska våra medarbetare ha senast efter fem timmar och det kan innebära att man behöver äta på en restaurang om man inte har mat med sig.

När det gäller privata ärenden så utförs dessa utanför arbetstid. De flesta medarbetare byter om på arbetet till privata kläder men om det inte fungerar så kan man självklart handla även om man har sina arbetskläder på sig. Det kan dock innebära att det kommer frågor från kommunmedborgare om att våra medarbetare gör ärenden på arbetstid. Det är viktigt att chef pratar med sina medarbetare om förhållningssätt och lämpligheten att besöka vissa butiker som till exempel Systembolaget i kommunens kläder.