Effektivitet och service
Kommunen ska sträva efter att ge ett gott bemötande, vara tillgängliga och på ett effektivt sätt ge medborgarna service. Som anställd behöver du förstå varför det är viktigt att hushålla med kommunens medel.
Effektivitet vägs mot rättssäkerhet och andra värden
Effektivitet handlar om att hushålla med kommunens medel, men även om att handlägga ärenden snabbt, enkelt och med tillräcklig kvalitet. Kravet på effektivitet framgår av vanliga lagar och förordningar (se rutorna här intill). Det innebär att principerna i regeringsformen som vi har behandlat i de föregående avsnitten, går före principen om effektivitet. Kommunens strävan att vara effektiv måste därför vägas mot att du som anställd samtidigt ska uppfylla andra krav i de etiska principerna. Du ska med andra ord vara snabb och kostnadseffektiv, men effektiviteten får inte medföra att du vid handläggningen åsidosätter reglerna om opartiskhet, utredning eller kommunikation.
Det finns flera exempel på tillfällen då en kommun har lagt alltför stor vikt vid effektivitet medan andra perspektiv har fått stå tillbaka. Brottsförebyggande rådet har också visat att i längden kan ett alltför ensidigt effektivitetsfokus till och med utgöra en risk för korruption och oegentligheter.
I statens verksamhet ska hög effektivitet eftersträvas och god hushållning iakttas. 1 kap. 3 § budgetlagen (2011:203)
Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. 3 § myndighetsförordningen (2007:515)
En myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål. 6 § förvaltningslagen
Alla myndigheter är skyldiga att ge service, vara tillgängliga och samverka
Som kommunanställd ska du ge service, vara tillgänglig och samverka (se lagtexten i rutorna här intill). Kraven gäller i all förvaltningsverksamhet, men det finns också ännu mer detaljerade regler när det gäller att handlägga ärenden och att fatta beslut. Det finns till exempel en särskild regel om att en part i ett ärende har rätt att ta del av kommunens beslutsunderlag. Reglerna som styr service- och samverkansskyldigheten är av det som kallas målsättningskaraktär och prövas därför nästan aldrig i domstol. Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Som kommunanställd är resursbrist aldrig ett giltigt skäl för att helt avstå att hjälpa en enskild. Servicen måste anpassas till varje fall och det kan ibland vara svårt att veta vad som är en rimlig nivå. Som offentligt anställd ska du bedöma hur mycket service som är lämpligt i det enskilda fallet och hur kommunen ska fördela sina resurser. En del som kan tyckas självklar är att du också ska uttrycka dig på ett sätt som är lätt att begripa. Språklagen säger att myndigheternas språk i huvudsak ska vara svenska och att du ska sträva efter att använda klarspråk. Det allmänna har också ett särskilt ansvar för att skydda och främja minoritetsspråken i Sverige. Dessa är finska, jiddisch, meänkieli, romani chib och samiska.
Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. 9 § första stycket förvaltningslagen
Om en myndighet bedömer att avgörandet i ett ärende som har inletts av en enskild part kommer att bli väsentligt försenat, ska myndigheten underrätta parten om detta. I en sådan underrättelse ska myndigheten redovisa anledningen till förseningen. 11 § förvaltningslagen
Om ett ärende som har inletts av en enskild part inte har avgjorts i första instans senast inom sex månader, får parten skriftligen begära att myndigheten ska avgöra ärendet. Myndigheten ska inom fyra veckor från den dag då en sådan begäran kom in antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran. 12 § första stycket förvaltningslagen
Serviceskyldigheten omfattar till exempel inte att du ger sådan rådgivning som en jurist med specialkompetens inom ett visst område kan ge. Att ge alltför detaljerade råd skulle för övrigt kunna riskera din och kommunens opartiskhet. Serviceskyldigheten kräver inte heller att du som kommunanställd ska se till att den enskilde som drabbas kan undvika tidskrävande arbete att till exempel sammanställa och ge in den information som behövs för att kommunen ska kunna avgöra ärendet. Kommunens tillgänglighet hänger tätt samman med skyldigheten att ge service. Kommunen måste tydligt berätta hur allmänheten kan nå den, på vilka sätt och under vilka tider (se rutan här intill). Det är särskilt viktigt att kommunen finns tillgänglig så att alla som vill kan ta del av allmänna handlingar. Myndigheterna har också en skyldighet att samverka (se rutan här intill). Denna samverkan tar sikte på att förvaltningen ska bli så enhetlig och effektiv som möjligt samt även på att underlätta den enskildes kontakter med kommunen.
En myndighet ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kan tas. Myndigheten ska vidta de åtgärder i fråga om tillgänglighet som behövs för att den ska kunna uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av allmänna handlingar. 7 § förvaltningslagen
En myndighet ska inom sitt verksamhetsområde samverka med andra myndigheter. En myndighet ska i rimlig utsträckning hjälpa den enskilde genom att själv inhämta upplysningar eller yttranden från andra myndigheter. 8 § förvaltningslagen