Mötesinbjudan i Outlook
På den här sidan finns instruktioner och rekommendationer kring svar och hantering av mötesinbjudan i Outlook.
För dig som deltar i möten
Besvara mötesinbjudan med något av alternativen nedan och skicka svar.
- ✔ Acceptera = Jag deltar
- ❔ Preliminärt = Jag kanske deltar
- ❌ Tacka nej = Jag deltar inte
- 🕒 Föreslå ny tid = Om du vill hitta och föreslå en ny tid för mötet
- Om du vill kan du besvara mötesinbjudan med ett meddelande.
I Outlook datorapplikation väljer du "Redigera svaret innan det skickas" annars väljer du "Skicka svaret nu".
Outlook datorapplikation
För Outlook datorapplikation: Använd "Skicka svaret nu" när du svarar på en inbjudan. Om du väljer "Skicka inget svar", ser inte organisatören av mötet eller andra deltagare vad du har svarat under uppföljning.
Outlook på webben
För dig som skapar möten
Dom som skapar möten kallas organisatörer i Outlook.
För att se vad deltagarna har svarat börjar du med att öppna mötet i Outlookkalendern. Alla inbjudna till mötet inom Skellefteå kommun kan se uppföljning.
- Välj fliken uppföljning.
- Där ser man deltagarnas namn samt deras svar.
Uppföljning Outlook datorapplikation
Uppföljning Outlook på webben
Under uppföljning i datorapplikationen | Under uppföljning på webben | Deltagarnas svar | Betydelse |
|---|---|---|---|
Inga | Svarade inte | Inte svarat ännu. | Deltagaren har inte svarat på mötet ännu. |
Inga | Svarade inte | "Skicka inget svar" | Har antigen tackat ja, preliminärt eller nej. Det är bara deltagaren själv som ser vad hen svarat |
Accepterat | Ja | Valt ✔ Accepterat | Kan delta på mötet. |
Preliminärt | Kanske | Valt ❔ Preliminär | Kan kanske delta på mötet. |
Avböjt | Nej | Valt ❌ Tacka nej | Kan inte delta på mötet. |
Med regler kan du flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden automatiskt. Du kan också använda regler för att spela upp ljud, flytta meddelanden till mappar och se avisering om nytt objekt.
Om du skapat ett möte med många deltagare och inte vill få alla svar i inkorgen men fortfarande vill veta vem som har svarat på din mötesinbjudan kan du:
Skapa en regel på ämnesraden och flytta till en specifik mapp:
- Gå till Inkorgen i Outlook datorapplikation och välj Regler. Du kan även söka efter Regel.
- Klicka på Skapa regel... ställ sedan in dina villkor. Exempelvis:
- Om ämnesraden innehåller en viss text så
- Flytta objekten till mappen. Klicka på välj mapp och välj en ny eller befintlig mapp. Vill du inte spara svaren kan du välja Borttagna objekt, för att slänga dem i skärpkorgen direkt.
- Klicka OK.
Med regler kan du flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden automatiskt. Du kan också använda regler för att spela upp ljud, flytta meddelanden till mappar och se avisering om nytt objekt.
Om du skapat ett möte med många deltagare och inte vill få alla svar i inkorgen men fortfarande vill veta vem som har svarat på din mötesinbjudan kan du:
Skapa en regel på ämnesraden och flytta till en specifik mapp:
- Gå till Inkorgen i Outlook på webben eller nya Outlook i datorn. Markera ett mejl du vill sätta en regel på och välj Skapa regel.
- Här kan du ställa in om du vill att meddelande från specifika personer hamnar i en specifik mapp. För fler möjligheter klicka på "Fler alternativ".
- Namnge din regel.
- Lägg till ett eller flera villkor. Exempelvis: Om ämnet innehåller en viss text så...
- Lägg till en eller flera åtgärder. Exempelvis Flytta till och välj en befintlig eller skapa en ny mapp (Övrigt i mitt fall). Vill du inte spara svaren kan du välja Borttagna objekt, för att slänga dem i skärpkorgen direkt.
- Välj om du vill eller inte vill köra regeln på de melj som finns i inkorgen nu.
- Klicka Spara.
