Steg 5 - Var ska jag skapa och spara mina dokument?
I femte steget går vi igenom vad som gäller kring att skapa, spara och hantera i M365. Beräknad tid: 10 minuter.
Det finns två ställen att spara dokument i M365:
- OneDrive - här sparar du dina personliga filer.
- Teams - filer i Teams (SharePoint) är teamets gemensamma filer.
Uppgifter som omfattas av sekretess får inte sparas i M365.
Innehåller texten information som omfattas av sekretess?
Sekretessinformation sparas i första hand i verksamhetssystemet.
I de fall detta inte är möjligt sparar du informationen i behörighetsstyrd mapp på G: , tills nya rutiner är på plats.
Gör så här när du sparar filer med sekretessinformation på G:
Se bilden nedan.
- Använd inte knapparna för OneDrive eller Webbplatser (Teams/SharePoint) när du sparar filer i datorn från Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Om informationen omfattas av sekretess sparar du, under en övergångsperiod, informationen i behörighetsstyrd mapp på G:.
I Office väljer du arkiv "Spara som", "Bläddra" och navigerar till mappen på G:.
Skapa och spara dokument
Du kan skapa och spara dokument på flera olika sätt i M365, välj nedan:
Gå till M365 portalen
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. i webbläsaren Edge.
- Klicka på plustecknet ➕ för att välja vad du vill skapa.
- Välj appen du vill skapa dokumentet från, ex ett Dokument i Word.
(Dokumentet öppnas i en ny flik i webbläsaren och sparas automatiskt i OneDrive.) - Du kan även börja med en mall. Klickar på Skellefteå kommun.
- Välj sedan en kommunmall (fungerar med PowerPoint).
Uppgifter som omfattas av sekretess får inte sparas i M365.
Skapa dokument
Välj programmet du vill skapa ett dokument i, ex Word, PowerPoint eller Excel.
I programmet väljer du att skapa ett nytt dokument eller så använder du en av kommunens informationsmallar. Läs mer här om informationsmallarna.
Spara dokument
För att spara dokumentet väljer du Arkiv och Spara som. Där väljer du lagringsplats:
- OneDrive - Här väljer du var i din personliga lagringsyta du vill spara ditt dokument.
- Webbplatser (samma som filer i Teams) - Här väljer du vilket team du vill spara ditt dokument i.
- Den här datorn och Bläddra - välj någon av dessa för att spara dokumentet på exempelvis H: eller G:.
När dokumentet är sparat i OneDrive eller Teams sparas automatiskt ändringar du gör i dokumentet.
För att dela dokument och samarbeta i det samtidigt tillsammans med andra måste det sparas i OneDrive eller Teams. Det går inte att dela dokument från H: eller G:.
Uppgifter som omfattas av sekretess får inte sparas i OneDrive eller Teams.
Skapa nya dokument i Microsoft 365-appen
- Klicka på plustecknet ➕ Skapa, för att välja vad du vill skapa.
- Välj appen du vill skapa dokumentet från, ex Word.
- Välj Tomt dokument.
- Dokumentet sparas automatiskt i din OneDrive. Du kan byta namn genom att klicka på rubriken längst upp. Klicka på Jag förstår.
Nu kan du redigera och jobba med dokumentet i tjänstetelefonen. Du kan sedan öppna det i en tjänstedator via M365 eller Word i datorn.
Spara dokument
- Dokument som skapas via Microsoft 365-appen i tjänstetelefonen sparas automatiskt i OneDrive.
- Via Filer i Teams kan du jobba med teamens filer. Dokumenten går att läsa i Teamsappen och redigeras i Microsoft 365-appen.
- Allt som sparas i M365 i tjänstemobilen finns sparat i OneDrive eller i Teams.
- Tänk på att du varken kommer åt eller kan spara filer på H: eller G: från tjänstemobilen.
Uppgifter som omfattas av sekretess får inte sparas i M365. All information i M365 i tjänstemobilen sparas i OneDrive eller Teams.
Hantera filer och mappar
Du kan hantera filer och mappar genom att ladda ned, ladda upp, flytta, kopiera och ta bort dem. Här är några sätt du kan hantera filer till, från och inom M365:
- Ladda upp filer och mappar du har på datorn (G:/H:) eller tjänstetelefonen till OneDrive eller Teams
- Ladda ned och ta bort filer från OneDrive och Teams
- Inom din OneDrive
- Från OneDrive till Teams
- Från ett Team till ett annat.
Du kan ladda upp filer eller mappar från datorn (G:/H:) eller tjänstetelefonen till OneDrive eller Teams.
Tänk på att det blir en kopia av filen när du flyttar den från datorn/tjänstetelefonen till M365. Kolla så att dina uppladdade filer/mappar finns i OneDrive eller Teams. Ta sedan bort dem från stället du laddade upp ifrån.
När du laddar upp filer till OneDrive och Teams hamnar de i M365. Tänk på att sekretess inte får sparas i M365.
I OneDrive
Gå till M365 Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och välj OneDrive.
- Välj var du vill ladda upp filen, i en mapp eller direkt under Mina filer.
- Välj Ladda upp och välj Filer eller Mapp
Leta upp filen/mappen i din enhet och Ladda upp.
I Teams
Gå till M365 Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och välj Teams eller använd appen i datorn eller tjänstetelefonen.
- Gå till kanalen i teamet du vill ladda upp filen till.
- Gå till flikmenyn och välj Filer.
I tjänstetelefonen hittar man Ladda upp under ➕ plustecknet längst ned i högra hörnet. - Välj Ladda upp och välj Filer eller Mapp
Leta upp filen/mappen i din enhet och Ladda upp.
Microsoft Support
Lär dig mer:
I OneDrive kan du ta bort och ladda ned filer eller mappar från OneDrive eller ett team till datorn (G:/H:) eller tjänstetelefonen.
Dokument som innehåller sekretess i OneDrive och Teams ska tas bort, då sekretess inte får sparas i M365.
Gå till M365 Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. i din webbläsare och välj OneDrive och Mina filer.
- Markera det du vill ladda ned eller ta bort.
- Välj Ladda ned för att hämta hem.
I tjänstetelefonen väljer du först ...-menyn. - Välj Ta bort för att ta bort filer och mappar.
- Under Snabbåtkomst hittar du filerna för dina team, markera ett team och gör om steg 1-3.
I tjänstetelefonen hittar du snabbåtkomst under hamburgermenyn, tre streck på varandra. - Hittar du inte ditt team under snabbåtkomst väljer du Fler platser...
Så här ser det ut i tjänstetelefonen via webbläsaren Edge:
Microsoft Support
Lär dig mer:
Ibland kan dokument som du börjar med på egen hand bli viktigare och relevanta för ett team eller projekt. Om det händer kan du flytta filen från OneDrive till Teams (SharePoint).
Gå till M365 Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och välj OneDrive .
- Klicka på Mina filer i vänstra menyn
- Markera de filer eller mappar som du vill flytta.
ps. tre streck framför en mapp eller fil betyder att den är ny. - Klicka på ... tre prickar om du inte ser Flytta till.
- Klicka på Flytta till. En ruta dyker upp.
- Om du vill flytta inom din OneDrive, välj mapp under Mina filer och Flytta hit.
- Om du vill flytta till ett Team, välj Teamet under Snabbåtkomst, välj vilken mapp och klicka Flytta hit.
- Ser du inte ditt team väljer du Fler platser...
Microsoft Support
Lär dig mer:
Använd Teams i datorn, via app eller webbläsare, för att flytta filer från ett team till ett annat.
I Teams
Gå till M365 Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och välj Teams eller använd appen Teams i datorn.
- Gå till kanalen i teamet du vill flytta filer från.
- Gå till flikmenyn och välj Filer.
- Markera en eller flera mappar eller dokument.
- Klicka på Flytta till.
Om du markerar ett dokument ligger Flytta till under ... tre prickar. - För att flytta inom teamet väljer du Dokument. Spara inte direkt i Dokument, då hamnar det du flyttar utanför kanalerna i Teamet.
- Klicka på Kanaler för att se alla kanaler i teamet.
- Välj valfri kanal och ev undermapp i kanalen att flytta till.
- Under snabbåtkomst kan du välj ett annat team att flytta till. Navigera dig till var i teamet du vill flytta filen.
- Hittar du inte teamet under snabbåtkomst väljer du Fler platser.
- Klicka på Flytta hit.
Microsoft Support
Lär dig mer:
Fördjupning
För dig som jobbar som chef, lärare eller administrativt rekommenderar vi att du utöver uppstartsguiden går igenom dessa avsnitt som finns i manualen: