Gå till innehåll
Logotyp

Spara och hantera

Läs mer om vad som styr hur du sparar dina filer och var du kan spara filer.

För praktiska tips kolla in Uppstartsguiden:

NOTERA! Uppgifter som regleras av sekretess eller är känsliga personuppgifter enligt dataskyddsfördordningen (GDPR) får inte lagras i Microsoft 365, t ex i Teams, Outlook eller OneDrive. Läs mer under Informationssäkerhet i M365.

Information i Skellefteå kommun ska alltid i först hand lagras i verksamhetssystem. Om det inte går, så ska den framöver lagras i form av dokument, det som i dag ligger på H: eller T: eller G:. Dina dokument sparas i Teams, de ska så långt som möjligt sparas öppet för att förenkla samarbete, kompetens- och informationsöverföring enligt beslut i KS.

Det är din nämnd som beslutar var information ska lagras. Nämnden fattar beslut i en så kallad dokumenthanteringsplan om var informationen ska lagras, om den ska arkiveras eller gallras och när det ska ske. Kommunens nämnder håller på att gå över till informationshanteringsplaner som baseras på kommunens processer och som ersätter de äldre dokumenthanteringsplanerna som utgick från organisation.

Det innebär också att gemensamma funktioner som HR, ekonomi, nämnder och annan styrning sparas på samma ställe för hela kommunorganisationen. Den struktur som byggts upp är en nationell standard så den förenklar samtidigt samverkan med andra organisationer i offentliga Sverige.

För att möjliggöra för alla att snabbt hitta rätt dokument och genomföra automatisk gallring och arkivering av dokument ska ett dokumenthanteringssystem införas. Systemet innebär helt nya möjligheter att hitta information genom att använda meta-data eller ”data om data”, som ger fler sätt att söka och filtrera på än vad som finns i dag.

Du ser bara de dokument du har behörighet till, de team som inte är öppna kommer inte att visas.

Publicering av dokument till Insidan sker via dokumenthanteringen.

Dokumenthanteringen kommer att införas succesivt. I avvaktan på införandet måste dokument manuellt sparas i det processteam som du arbetar i.

Var ska jag spara mina filer?

När du tidigare arbetade med lagring av filer på H: och T/G: via din dator befinner du dig på kommunens egen server. Använder du OneDrive, Outlook, Teams, SharePoint eller en annan Microsoft 365-applikation sparas dokument istället i Skellefteå kommuns molnlagring i Microsoft 365, vilket gör informationen mycket mer tillgänglig. Informationen hanteras säkert hos Microsoft men det finns vissa juridiska komplikationer för sekretess och personuppgifter.

Tills dess dokumenthanteringen är införd ska dokument och information sparas i de process, där de passar bäst. Teamen ser du på insidan där du ser de team du är med i, men du kan också hitta alla team listade och du kan gå med i dem om du har behov av det.

OneDrive är din personliga lagringsplats och kan jämföras med din hemmakatalog (H). Men då kommunstyrelsen beslutat att all information ska vara öppen om det inte finns särskilda skäl att dölja den, är det olämpligt att spara på OneDrive eftersom den är personlig och därför otillgänglig för andra. Att dela filer till andra från sin OneDrive kan tyckas som en bra lösning men du har inte kontroll över vad som då händer med filen eller om den delas vidare i en kedja som när som helst kan brytas av någon ”länk” i delningskedjan.

Viktigt att veta! Om ditt konto blir tillfälligt oanvändbart, tas bort eller när du avslutar din tjänst på kommunen så blir kontot borttaget och allt på din OneDrive raderat.

Varje förvaltning beslutar om när H: ska avvecklas. När det bestäms kommer det att göras så att du i god tid får veta detta och hinner flytta filer till ett verksamhetssystem eller ett team. Du kommer få information och instruktioner som hjälper dig att göra rätt.

Teams är arbetsgruppen, projektgruppen eller teamets gemensamma lagringsplats.

Teams är ett nav för digitalt samarbete. I Teams kan du enkelt hålla reda på kommunikation, filer, anteckningar, planering och allt annat digitalt innehåll som du eller gruppen behöver. Man kan säga att Teams är ett skal ovanpå Microsoft SharePoint.

För att hålla ordning på kommunens information finns en beslutad gemensam struktur för vilka team som får skapas. I grunden finns det fyra kategorier av team. Kategorierna utgår från vilken information som ska hanteras i teamet, hur länge teamet ska finnas och vilka medlemmar som tillåts.

Teamslogo K

Processteam (K-)

Processteamen är den viktigaste kategorin eftersom det är där information kopplad till verksamheten ska sparas.

Ordet process kan ha olika betydelser och syftar här på de olika uppdrag som kommunen ska utföra.

Processteamen är uppbyggda enligt en nationell struktur som heter ArkivKlassa. Genom att använda ArkivKlassa lagras informationen på ett sätt som inte påverkas av omorganisationen i kommunen. Det är ett mer långsiktigt hållbart system än att som tidigare lagra information med utgångspunkt i vilken organisatorisk del av kommunen vi tillhör.

Genom processteamen kan vi samla all informationen om en viss process och göra den tillgänglig för alla i kommunen. Det innebär till exempel att två personer som jobbar med samma sak men på olika förvaltningar kan få tillgång till samma information och kommunicera med varandra.

Processteamen kommer också att vara kopplade till kommande dokumenthanteringssystemet som kommer möjliggöra att det blir enklare att hitta information och att kommunen kan automatisera gallring och arkivering av information.

  • Medlemmarna arbetar i samma kommunala process. I processteamen finns information kopplat till det värdeskapande arbetet.
  • Information som finns i öppna kanaler i processteam är möjlig att hitta och läsa för alla i kommunen men bara de som är medlemmar i teamet kan redigera informationen.
  • Dokument som rör verksamheten, processen, det vi arbetar med i dag. Här ska större delen av din information ligga och dessa ersätter i stor utsträckning H: och G:. Alla processteam finns listade på Insidan under Team, i menyn högst upp i högra hörnet.​
  • Gäster från andra myndigheter eller annan organisation tillåts inte.
  • Teamet har ingen bestämd livslängd.
  • Ingen äger ett processteam men strukturen över vilka team som finns ägs av KLK och förvaltas av IT och verksamhetsutveckling.
  • Processteam har en mörkblå ikon med ett vitt K.
Teamslogo O

Organisationsteam (O-)

Ett organisationsteam används för den information som behövs för samordning av gruppen, avdelningen eller förvaltningens arbete. Den vanligaste användningen för organisationsteam är Arbetsplatsträffar.

I organisationsteam får inte information som hör hemma i processteam lagras.

  • Medlemmarna tillhör samma organisatoriska grupp, till exempel en avdelning.
  • Information som finns i Organisationsteam är bara tillgänglig för medlemmar i teamet.
  • Exempelvis grupp eller avdelningsteam för arbetsplatsträffar, med information och material från exempelvis APT, veckouppdateringar och andra trevligheter.
  • Gäster från andra myndigheter eller annan organisation tillåts inte.
  • Teamet har ingen bestämd livslängd.
  • Ägare av organisationsteam och vilka team som ska finnas bestäms av respektive förvaltning.
Teamslogo S

Samarbetsteam (S-)

Samarbetsteam kan ses som en blandning mellan organisationsteam och projektteam. Teamen har ingen bestämd livslängd men är inte kopplade till en särskild organisation. Teamen används när det inte finns en process och det är därför viktigt att först fundera om den information som ska behandlas i teamet istället ska ligga i ett processteam.

  • Medlemmarna tillhör olika organisatoriska grupper men samarbetar kring ett ämne som inte finns i en process i ett processteam.
  • Information som finns i Samarbetsteam kan vara tillgänglig för alla eller bara för medlemmar i teamet.
  • Gäster från andra myndigheter eller annan organisation tillåts.
  • Teamet har ingen bestämd livslängd.
  • Exempelvis bestående team för samarbete som består över en längre period. För samarbete över organisationsgränser, exempelvis Alla i Hjorten.
Teamslogo P

Projektteam (P-)

Projektteam används till tidsbegränsade projekt och utredningar. När teamet avslutas ska informationen arkiveras enligt gällande regler eller flyttas till rätt processteam.

  • Medlemmarna samverkar kring ett projekt och kan tillhöra olika organisatoriska grupper.
  • Information som finns i Projektteam kan vara tillgänglig för alla eller bara för medlemmar i teamet.
  • Material så som mallar, bilder, filmer, dokument etc. för det angivna projektet. ​
  • Gäster från andra myndigheter eller annan organisation tillåts.
  • Teamet finns under projektets livslängd.
  • Exempelvis tidsbegränsade team som projekt, kortare uppdrag och utredningar.

För att publicera dokument på nya Insidan ska du, eller den som utsetts i din organisation, i avvaktan på att dokumenthanteringssystemet införs, kopiera allt som ska visas till en utpekad mapp i SharePoint. Mappen är uppdelad enligt samma processer som finns i processteamen. När du lägger in ett dokument där publiceras det på Insidan enligt de regler som gäller för din förvaltning. Du kan inte ändra i dokumentet, i stället får du ändra i originalet som ligger i processens K-team eller där din förvaltning bestämt att originalet ska lagras, och kopiera över en ny version.

Sök efter verktyget "Spara dokument" för att hitta insidans dokumentbibliotek.

Vill du veta vilka som är dokumentansvariga per förvaltning, gå till:

Sidinformation

Senast uppdaterad: 2023-07-04
Publicerad: 2020-09-30