RIKTLINJE
Riktlinjer för representation
Syftet med riktlinjerna är att ge anställda och förtroendevalda stöd i bedömningen att avgöra när representation är lämpligt och i vilken omfattning den kan ske, oavsett om representationen sker externt eller internt.
Inledning
Representation ingår som en naturlig del av organisationens kontakter med omvärlden. Den
omfattar förutom mat och dryck, även gåvor och uppvaktningar.
All representation ska ha ett direkt samband med verksamheten och nyttan ska vara tydlig.
Representationstillfället kan användas för att skapa intresse för kommunkoncernen eller för att knyta viktiga kontakter till nytta för verksamheten.
Representationen ska utövas återhållsamt och inte äventyra organisationens rykte och
förtroende. Återkommande representation mot en och samma person, grupp eller företag ska alltid undvikas om det inte finns särskilda skäl till det.
Riktlinjerna är ett grundläggande regelverk för hela Skellefteå kommunkoncern och gäller för
alla verksamheter, oavsett organisationsform eller finansiering. Om exempelvis anställda arbetar i ett projekt med extern finansiering är riktlinjerna lika aktuella. Riktlinjerna gäller såväl inom som utom Sveriges gränser.
Det står nämnder och bolag fritt att ytterligare reglera viktiga områden om det är motiverat
utifrån deras specifika verksamhetsinriktning.
Vid representation, gåvor och förmåner ska Riktlinjer för att motverka mutor och korruption i
Skellefteå kommunkoncern beaktas. Om du har frågor kring representation kan du vända dig till din närmaste chef. Det finns även möjlighet att få stöd av kommunens chefsjurist och nätverket för jurister inom kommunkoncernen.
Begreppet representation
Begreppet representation är inte tydligt definierat i lagstiftningen. Representation kan avse
kostnad för mat, dryck och betjäning i samband med till exempel ett restaurangbesök, men
också utgifter för biljetter till teaterföreställning, konsert, idrottsevenemang, gåvor, etc.
Representation kan vara antingen extern eller intern. Extern representation riktar sig till andra organisationer eller företag i syfte att skapa, bibehålla eller avsluta goda relationer till nytta för verksamheten. Intern representation riktar sig till medarbetare och har ofta karaktären av personalvård i form av personalfester, informationsmöten, interna kurser och
planeringskonferenser.
Intern eller extern representation
Det är framför allt syftet med representationen som bestämmer om den ska betraktas som
extern eller intern representation, och inte i första hand deltagarnas organisatoriska hemvist.
Antalet interna deltagare ska vara skäligt i förhållande till de externa deltagarna samt till syftet med representationen.
3.1 Intern representation
Intern representation bör begränsas och normalt sett endast förekomma när det särskilt kan
motiveras med hänsyn till verksamheten. Sammankomsten ska vara tillfällig (det vill säga inte
regelbundet återkommande) och kortvarig. Intern representation riktar sig mot
kommunkoncernens anställda och förtroendevalda och kan till exempel handla om
personalfester, interna kurser, informationsmöten med personalen, planeringskonferenser,
personalutflykter och andra trivselaktiviteter, kick-off, grupputveckling och liknande.
Dokumentation med syfte (program och tidsåtgång), datum och deltagarförteckning ska
upprättas och sparas. Dokumentationen ska biläggas bokföringsunderlaget, som exempelvis
kvitto eller faktura (original i digital form). Vid intern representation ska attest ske av närmaste chef eller enligt nämndens/styrelsens delegations- eller attestordning.
Eventuella dricks ingår inte som en representationskostnad och får i förekommande fall bekostas privat av den anställde eller förtroendevalde själv.
3.1.1 Arbetslunch och fika
Möten för information och planering av det löpande arbetet vid arbetsluncher och liknande, kan
vara motiverade om personalens ordinarie möjligheter till att själva ordna sin lunch är
begränsade. Lunch eller fika i samband med exempelvis arbetsmöten, kortare interna
utbildningar/konferenser som genomförs under en del av en arbetsdag, ska tillämpas med
försiktighet.
3.2 Extern representation
Extern representation är ett uttryck för sedvanlig gästfrihet i form av värdskap i en kundrelation, studiebesök, officiella/utländska besök samt deltagande i en förenings-/organisationsjubileum, invigning eller liknande. Det kan också handla om att verksamheter inom kommunkoncernen använder sig av representation, för att som en del i sin marknadsföring, skapa intresse för verksamheten eller för att knyta viktiga kontakter.
Värdskapet eller deltagandet kan utövas av både förtroendevalda och anställda.
Representation ska alltid ha ett direkt samband med och värde för kommunkoncernens
verksamhet. Representation får inte förekomma i samband med upphandling eller vid
myndighetsutövning.
Vid representationstillfället ska alltid kvitto eller faktura (original i digital form) kompletteras med uppgifter om syfte, datum samt deltagarförteckning/mottagarförteckning med information om namn, funktion och organisation. Vid extern representation ska attest ske av närmaste chef eller enligt nämndens/styrelsens delegations- eller attestordning.
I de fall representation genomförs av förtroendevalda i nämnder och/eller styrelser fattas beslut av ordförande. Eventuella dricks ingår inte som en representationskostnad och får i förekommande fall bekostas privat av den anställde eller förtroendevalde själv.
Alkoholhaltiga drycker
Restriktivitet vid alkoholförtäring gäller alltid när den anställde eller förtroendevalde
representerar för kommunkoncernen, oavsett om den bekostas privat eller av arbetsgivaren som en del av representationen.
Alkohol som bekostas av arbetsgivaren vid extern representation ska som regel undvikas, men kan få förekomma i undantagsfall. Restriktivitet gäller för alkoholförtäring vid representation. Som alkoholhaltiga drycker tillåts endast öl och vin, det vill säga ej starksprit. Alkoholfria drycker ska i sådana fall alltid finnas som alternativ.
Vid intern representation ska alkoholhaltiga drycker inte förekomma. Undantaget är Skellefteå kommuns jubilarfest, där kommunen firar och uppmärksammar de medarbetare som har varit anställda i 25 år.
Gåvor/förmåner
Gåvor i samband med representation till privatpersoner, föreningar, företag och institutioner kan vara en viktig del i arbetet med att marknadsföra Skellefteå som plats eller i arbetet för att marknadsföra produkter/tjänster inom koncernen.
Det kan handla om enklare gåvor eller priser i form av mössor, pins, muggar, etc. som ges i
samband med ett marknadsföringsevent eller liknande. Enklare gåvor kan även ges som tack till föreläsare eller andra personer, föreningar, institutioner och företag i olika sammanhang.
Tackgåvor ska alltid vara av enklare karaktär.
Kommuninvånare som fyller 100 år uppvaktas enligt särskilt beslut med blommor av
kommunfullmäktiges presidium.
För mer information om att ta emot gåvor/förmåner, se ”Relaterade dokument” och särskilt
Riktlinjer för att motverka mutor och korruption i Skellefteå kommunkoncern.
Gåvor/förmåner till anställda
Vid särskilda tillfällen ger också arbetsgivare inom kommunkoncernen gåvor till sina anställda.
Gåva | Beslutande |
---|---|
”25-årsgåva” till personer som har varit | Enligt beslut i personalnämnden alternativt |
Födelsedagsgåva vid 50 år.
Avtackning i samband med att anställning | För anställda i Skellefteå kommun fastställer |
Julklapp och/eller julfest | För anställda i Skellefteå kommun fastställer |
Inom ramen för begreppet personalvård kan | Närmaste chef.
|
Beloppsnivåerna får inte överstiga de skattefria beloppen som fastställs av Skatteverket.
Enligt skattemässiga regler kan en anställd få högst två skattefria minnesgåvor av arbetsgivaren.
Uppvaktning med minnesgåva kan därför ske när:
- Anställning upphör/pension
- 25 års anställning eller 50 år
Minnesgåvor kan ges till varaktigt anställda med en sammanlagd anställningstid om minst sex
år
Skatteregler och redovisning
Riktlinjerna förhåller sig till Skatteverkets regler och de gäller för all uppvaktning, avtackning,
representation och gåvor av Skellefteå kommunkoncern, såväl internt som externt.
Avdrag för moms får göras vid representation om kostnaderna har ett omedelbart samband med verksamheten. Skatteverkets riktlinjer ska alltid beaktas, varför momsbeloppens storlek kan komma att förändras i framtiden. Aktuell information tillhandahålls av www.skatteverket.se Länk till annan webbplats..
För mer information om redovisning av representation, se Lathund för redovisning av
representation m m vid Skellefteå kommun alternativt respektive bolags instruktioner
Dokumentet har fastställts av: Kommunfullmäktige (KF 2023-05-02 § 139
Informationsägare: Kommundirektör/Vd Skellefteå Stadshus AB
Dokumentet gäller för: Samtliga anställda och förtroendevalda inom Skellefteå kommunkoncern.
Dokumentet gäller från och med: 2023-05-11
Dokumentet gäller till och med: Tillsvidare