Gå till innehåll
Logotyp

Policy för inköp- och upphandling

Cirka 1,7 miljarder kronor. För så mycket köper kommunen in varor (25 procent), tjänster (25 procent) och entreprenad (50 procent) per år.
Det är inköpsenheten som har ansvaret för de flesta affärer.

Inköpsenheten har ansvaret

Inköpsenheten ansvarar för att göra affärer för kommunens alla verksamheter med god totalekonomi för hela kommunkoncernen.

​Inköpsenheten har vidare det övergripande ansvaret för kommunens upphandlingar och inköpsfrågor. Uppdraget är att göra förmånliga upphandlingar. Detta görs bland annat genom att sprida kunskap om vår inköpspolicy, anskaffning, våra inköp och avtal. Enheten arbetar i nära samarbete både med beställare och användare och verkar för att kommunen ska nyttja konkurrensmöjligheter samt behandla anbud och leverantörer professionellt.

Om du har förbättringsförslag eller synpunkter på inköpsställen och förslag på varugrupper där kommunen borde teckna avtal så får du gärna kontakta inköpsenheten på inkopsfunktionen@skelleftea.se.

Riktlinjer

Dags att göra inköp, eller en upphandling? Tänk då på att dessa inte får ske hur som helst. Du har flera olika förutsättningar att förhålla dig till.

Hållbar upphandling är den övergripande riktlinjen, där tillgänglighet är en viktig del av den sociala hållbarheten. Läs mer under ”hållbar upphandling och tillgänglighet” på denna sida.

Kommunens behov och mål ska vara styrande, det som köps in och upphandlas ska ha rätt kvalitet och minsta möjliga miljöpåverkan. Dessutom ska inköpet ha en kostnad som långsiktigt är den ekonomiskt mest fördelaktiga för kommunen och all upphandling ska använda de konkurrensmöjligheter som finns, även på så sätt att den långsiktiga konkurrensen främjas.

Inköp och/eller upphandling får aldrig ske innan formella beslut är tagna. I chefernas resultatansvar ingår rätten att ta anskaffnings- och inköpsbeslut inom anvisad budget och anvisade regler. I kommunens styrprinciper regleras en generell nivå (se nedan) som gäller för samtliga anställda. Tänk på att din förvaltning både kan ha en striktare eller en högre nivå som fastställts av kommunstyrelsen.

Kommunen främjar hållbar upphandling (social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet) som tillgodoser våra behov av varor och tjänster på ett sätt som säkerställer den goda affären sett till hela livscykeln.

Hållbar upphandling innebär att, där så är möjligt och relevant, särskilda villkor ska ställas för hur ett kontrakt ska fullgöras. Det handlar om miljömässiga, sociala (t.ex. arbetsrättsliga), ekonomiska och andra villkor.

En viktig del av den sociala hållbarheten är tillgänglighet. Produkter och tjänster som köps in ska kunna användas av så många som möjligt, oavsett funktionsförmåga. Därmed skapas delaktighet för fler i samhället.

Vid en rätt utförd upphandling uppnås en lämplig balans mellan de tre dimensionerna för hållbar utveckling – social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet.

Social hållbarhet

Detta gäller för social hållbarhet

Område

Hållbarhetskrav

Arbetsrättsliga villkor

Lön, semester, arbetstider, m.m.

Sysselsättning

Praktikplatser, m.m.

Tillgänglighet

Handlar om att skapa möjligheter för alla, oavsett funktionsförmåga, att kunna delta i samhället på jämlika villkor. Alla ska ha tillträde till den fysiska miljön, transporter och anläggningar samt tillgång till information, kommunikation, varor och tjänster, inkl. digitala lösningar

Etiska villkor

ILO:s åtta kärnkonventioner och krav enligt principer för rättvis handel)

Ekologisk hållbarhet

Detta gäller för ekologisk hållbarhet

Område

Hållbarhetskrav

Begränsad klimatpåverkan

Kan handla om giftfri miljö, god bebyggd miljö, hållbar odling, m.m.

Cirkulär ekonomi

Återanvända och återvinna resurser istället för hela tiden producera nytt

Ekonomisk hållbarhet

Detta gäller för ekonomisk hållbarhet

Område

Innehåll

Säkerställa den goda affären

Hänsyn ska tas till hela livscykeln och möjligheten att få en ekonomisk utveckling som inte medför negativa konsekvenser för varken den ekologiska eller den sociala hållbarheten


Anskaffningsbeslut är ett beslut om att en vara eller tjänst ska anskaffas. Beslutet som är obligatoriskt är alltid resultatet av någon form av behovsanalys. Att ta ett anskaffningsbeslut innebär att göra en samlad bedömning av om det är motiverat att göra anskaffningen med hänsyn till både den enskilda verksamheten och till kommunen som helhet. Den som tar ett anskaffningsbeslut kan med fördel också bifoga särskilda krav på anskaffningen. Detta är särskilt viktigt i de fall där upphandlingen ska ledas av kommunens inköpsenhet och där berörd chef eller nämnd tar anskaffningsbeslutet. Vid beställning av upphandling ska alltid anskaffningsbeslut eller beslut om anskaffning i nämnd bifogas för att säkerställa att en upphandling ska påbörjas.

Ett anskaffningsbeslut ska alltid innehålla uppgifter om finansiering, det vill säga vems resultatansvar och vilken budget som anskaffningen ska belasta. Resultatansvarig chef som saknar budget eller prognostiserar underskott måste alltid överlåta anskaffningsbeslutet till nästa chefsnivå.

Ett anskaffningsbeslut ska alltid åtföljas av ett inköpsbeslut. Att ta ett inköpsbeslut innebär att ta beslut om när en vara/tjänst ska köpas in, vad som ska köpas in och av vem (finns ramavtal eller ska beslutet även innehålla val av leverantör). Ett inköpsbeslut kan ses som ett avrop eller ett verkställande av ett anskaffningsbeslut. Många gånger tas både anskaffnings- och inköpsbeslut vid samma tidpunkt (oftast vid lägre belopp och i samband med ramavtalsavrop) och ibland kan det gå en viss tid mellan besluten.

Generella anskaffnings- och inköpsnivåer för resultatansvariga chefer i Skellefteå kommun Belopp (exkl. moms) i kr:

  • Enhetschefer samt chefer underställda dessa 100 000
  • Avdelning 300 000
  • Förvaltning 600 000
  • Nämndsordförande 1 200 000
  • Nämndens drift- och investeringsbudget utgör restriktion

För mer information, se kommunens styrprinciper i sin helhet samt kommunens inköps- och upphandlingspolicy.

Skellefteå kommuns policy för inköp och upphandling anger instruktioner och regler utöver lagen om offentlig upphandling (LOU). Policyn gäller för alla inköp och upphandlingar av varor och tjänster i Skellefteå kommun. Här följer en sammanfattning av policyn.​

​Vid köp av varor, tjänster och entreprenader, ska kommunens behov och mål vara styrande. Det som köps in och upphandlas ska ha rätt kvalitet och minsta möjliga miljöpåverkan. Det ska även ha en kostnad som långsiktigt är den ekonomiskt mest fördelaktiga för kommunen.

All upphandling ska nyttja de konkurrensmöjligheter som finns, även på så sätt att den långsiktiga konkurrensen främjas.

Förhållningssätt – etik och moral

Skellefteå kommun ska i alla inköps- och upphandlingssituationer agera affärsmässigt. Kommunen ska uppfattas som en trovärdig aktör på den offentliga och privata marknaden.

Avtalstrohet

Skellefteå kommuns alla verksamheter ska handla enligt inköpsenhetens upphandlade avtal och framförallt av det nettoprissatta sortimentet.

Mindre köp där avtal saknas - direktupphandling

Även mindre köp utanför våra ramavtal som inte kräver formell upphandling, så kallade direktupphandlingar, omfattas av denna policy.

Samordnad upphandling - organisation och ansvar

Inköpsenheten samordnar kommunens inköp och upphandlingar dels i syfte att uppnå bästa affärsvillkor dels för att minimera de administrativa kostnaderna.

Beslutande organ i upphandlingsfrågor är nämnden för Support och lokaler.

Relaterade dokument

Sidinformation

Senast uppdaterad: 2023-03-17
Publicerad: 2020-05-28