Gå till innehåll
Logotyp

Ta bort och arkivera team

Information till dig som ägare av ett team vad som gäller vid borttagande och arkivering av team.

  • Ta bort team som inte används.
  • Innan du tar bort ett team gå igenom hur innehållet ska hanteras, enligt gällande dokumenthanteringsplaner.
  • Det är teamets ägare som ansvarar för om team ska tas bort samt att rätt personer har tillgång till teamet.

Hur tas ett team bort?

  • Du som är ägare till ett team kan ta bort det genom att gå till teamnamnet och välja Fler alternativ … Ta bort teamet.
  • Om ingen har besökt eller använt teamet eller dess innehåll på 1 år tas per automatik bort. Detta gäller även arkiverade team.

Så länge ett team används, exempelvis att någon besöker en kanal eller fil i teamet, förnyas det per automatik.

När ett Team tas bort eller upphör att gälla tas allting bort permanent. Utöver teamet och dess konversationer tas även alla tillhörande tjänster (postlådan/kalender, Planners, Lists, SharePoint-webbplatsen och alla teamets filer, OneNote-anteckningsböcker osv.) bort.

Teamägare och IT-administratörer kan återställa borttagna team i upp till 30 dagar. 

Teamägare får ett e-postmeddelande 30 dagar före teamet tas bort med information om att teamet kommer att tas bort och hur man gör för att förnya teamet samt om man inte längre behöver teamet och vill ta bort den nu.

Om ägarna inte förnyar eller tar bort teamet får de ytterligare 2 st e-postmeddelanden 15 dagar innan samt 1 dag innan det tas bort.

Ägarna får även ett e-postmeddelande dagen efter att teamet tagits bort med information om att de har 30 dagar på sig från förfallodatumet om de vill återställa teamet.

När teamet inte använts på ett år får ägare e-postmeddelanden där de kan förnya eller ta bort teamet.

  1. Klicka på Förnya grupp för att behålla teamet.
  2. Klicka på ...ta bort den nu för att ta bort teamet nu.
Ta bort eller förnya team som ej använts på ett år

Arkivera team

Arkivera ett team när det inte längre är aktivt, men du vill behålla det som referens eller återaktivera det i framtiden. När du arkiverar konversationer och filer i teamet blir de skrivskyddade. Du kan fortfarande söka i teamet efter saker du behöver och behålla teamet som favorit. Endast teamägare kan arkivera och återställa team.

För att ta bort eller förnya ett arkiverat team gå till knappen Team i högra menyn i Teams och klicka sedan på ⚙ kugghjulet vid Gå med i ett team och Hantera team.

  1. Gå ned till Arkiverade team.
  2. Klicka på ... tre prickar vid teamet du vill hantera.
  3. Välj Förnya team om du vill återställa ditt team.
  4. Klicka Ta bort team om du vill radera ditt team.
Ta bort eller förnya team som ej använts på ett år

Team för skolan

Utbildning och arbetsmarknad har för lärare och elever ämnes- och kursteam.

Informationen i de ämnes- och kursteam som du skapar och arbetar under året hamnar i teamsarkivet efter kurs- och terminsslut. Du kommer att kunna gå tillbaka till arkivet och hämta (läsa/kopiera/flytta) information till nya ämnes-/kursteam.

  • Ämnes- och kursteam arkiveras automatiskt dagen efter det slutdatum som är satt på gruppen i elevregistret (Edlevo).

För att hitta ett arkiverat team går du till: Team - kugghjul - Hantera team - Arkiverade teams. Där kan du hämta information, inlägg och filer, och återanvända i kommande kursteam.

Ämnes- och kursteam tas bort på samma sätt som alla andra team.

  • Du som är ägare till ett team kan ta bort det genom att gå till teamnamnet och välja Fler alternativ … Ta bort teamet.
  • Om ingen har besökt eller använt teamet eller dess innehåll på 1 år tas per automatik bort. Detta gäller även arkiverade team.
Supportartikel på hur du tar bort ett team

Frågor och svar

I kommunen produceras och konsumeras varje dag massor med information. En stor del av den informationen och kommunikation kring våra verksamhetsprocesser finns i Teams. För att vi ska kunna samarbeta kring information, hitta information, undvika dubbelarbete, skapa kopior av information och följa de av nämnderna beslutade informationshanteringsplanerna behövs en gemensam struktur. Strukturen bidrar till att det blir enklare att samarbeta över gränserna och att det dagliga arbetet kan flyta på även om vi genomför små eller stora organisationsförändringar. Att hålla ner antalet team underlättar även för den enskilde medarbetaren att arbeta i Teams och hitta information. För nyanställda blir det också enklare att veta att de är med i alla relevanta team.

Strukturen bygger även på kommunens övergripande strategi för informationsförsörjning och ska kunna fungera tillsammans med automatiserade processer både på kort och lång sikt.

Den här checklistan gäller för ägare av team vid underhåll samt borttagande av team. Det kan gälla att ta bort kanaler som inte används eller för att se till att rätt personer är medlemmar i teamet.

  • VIKTIGT! Ta inte bort processteam (K-).
  • Om du har team som inte längre används bör de avslutas.
  • Innan du avslutar teamet ska du kontrollera om det finns information i teamet som ska bevaras. Om så är fallet flyttar du informationen till lämplig plats. Ta hjälp av din förvaltnings dokumenthanteringsplan om du är osäker. Om teamet fortfarande har medlemmar kan du göra ett inlägg i kanalen Allmänt där du skriver att teamet kommer att avslutas vid ett visst datum och för att på så sätt få hjälp med att flytta informationen som ska bevaras.
  • Se över vilka som är medlemmar i teamet och fundera på om det är någon som inte längre bör vara med i teamet eller någon som borde läggas till. Vid behov kan ni även ändra vilka som är ägare i teamet, varje team ska ha minst två ägare.
    Om teamet har externa gäster är det extra viktigt att tänka igenom om personen behöver ha kvar behörighet till teamet. Ett team kan ha börjat användas på ett nytt sätt sedan den externa gästen bjöds in i teamet och att det därmed information i teamet som gästen inte bör ha tillgång till.
  • Har ni projektteam, organisationsteam eller samarbetsteam där all eller delar av informationen borde vara i ett processteam? Flytta informationen till rätt processteam och ta bort det gamla teamet. Om du är osäker på vilket processteam som ska användas kan du vända dig till Eva Karlberg.
  • Om ni har kanaler i ert projektteam, organisationsteam eller samarbetsteam som inte används kan du skriva ett inlägg i kanalen för att diskutera med övriga teammedlemmar om kanalen ska avslutas. Om ni bestämmer er för att avsluta kanalen måste ni först kontrollera att det inte finns någon information under fliken Filer i kanalen som behöver flyttas.
  • Finns det flera team som behandlar liknande information. Kanske kan ni slå ihop två eller fler team till ett för att effektivisera arbetet och få bättre struktur på informationen. I vissa fall kanske det som i dag är ett eget team kan fungera som en kanal i ett annat team. Kanske ska det arbete som görs i ett team i dag delas upp på flera andra team för att bättre följa den beslutade strukturen. Prata ihop er inom och mellan arbetsgrupper för att hitta gemensamma lösningar och samordningsvinster.

Vi har team som är skapade som organisationsteam (O-) eller samarbetsteam (S-) där delar eller allt arbete som sker där egentligen ska ske i ett processteam (K-). Vissa av dessa team kan avslutas men framför allt ska arbete som tillhör en process flyttas till rätt processteam. Om du är osäker på vilket processteam som ska användas kan du vända dig till Eva Karlberg.

Om ett projekt är avslutat ska informationen i teamet sparas enligt gällande dokumenthanteringsplaner och teamen ska därefter tas bort.

När projektteam (P-) skapas sätts ett slutdatum, som används för att skicka ut en påminnelse till projektledaren om att projektteamet ska avslutas när de inte längre används. Denna påminnelse är ett meddelande från vår app "beställ team" och inte samma sak som att teamet tas bort per automatik när det inte används.

Sidinformation

Senast uppdaterad: 2023-07-05
Publicerad: 2022-04-19