Logotyp
Planner

Outlook

Outlook är kommunens standardapplikation för e-post och kalender. Det finns tre sätt att nå din e-post; Outlook-appen på datorn, Outlook på webben eller Outlook-appen i en telefon. Inga andra e-postläsare är möjliga att använda för kommunens e-post.

Här kan du läsa om huvudfunktionaliteten i Outlook som e-post, kalender och uppgifter.

Outlook är kommunens standardapplikation för e-post och kalender och hit kommer alla e-postmeddelanden och kalenderinbjudningar som skickas till din @skelleftea.se-adress.

E-post är ofta allmän handling och därför är du skyldig att öppna inkommande e-post varje vardag. När du inte kan göra det själv behöver du be en kollega att bevaka din inkorg. Allmänna handlingar ska hanteras enligt kommunens regler.

Klicka aldrig på länkar och öppna aldrig bifogade filer om du inte kan verifiera eller vet vem avsändaren är. Läs mer om e-post och informationssäkerhet.

Huvudfunktionalitet i Outlook

Mappen Inkorg

  • Här hamnar alla e-postmeddelande som skickas till din @skelleftea.se-adress.
  • Här hamnar även alla notifieringar, till exempel om någon delar ett dokument med dig eller du har fakturor att attestera.

Mappen Borttagna objekt (Gäller från och med 16 juni 2022) 

  • Mappen borttaget rensas när e-posten är äldre än 90 dagar.
  • E-post som ligger i Inkorgen eller som du flyttat till andra mappar än Borttaget kommer inte att rensas.
  • E-post som rensas från Borttaget går inte att återställa.
  • Om du vill spara e-post som ligger i Borttaget kan du flytta det till en annan mapp, exempelvis mappen Arkiv.

I kontakter kan du söka efter personer ur den globala adresslistan (GAL), där all vår personal finns. Du kan även registrera personliga kontakter och skapa personliga kontaktlistor för grupper du ofta skickar e-post till.

Kalendern i Outlook är ett bra verktyg för både planering och samarbete.

Din personliga kalender där möten du bokar eller tackar ja till registreras.

Om du håller Outlook-kalendern uppdaterad blir det enklare för andra att boka möten med dig.

E-postmeddelanden som du flaggar för uppföljning visas i uppgifter i Outlook på datorn.

I webbläsaren (Outlook på webben) är uppgifter kopplat till verktyget To Do, läs mer om To Do här.

Under uppgifter kan du även skapa egna uppgifter och att göra listor för att planera ditt arbete.

Om Nya Outlook

Outlook-appen i datorn kommer i framtiden att uppdateras med nya funktioner och nytt utseende. Detta för att du som användare ska få samma upplevelse oavsett var du använder Outlook, om det är i datorn eller på webben. Nu kan du testa det mer moderna och förenklade utseendet via ”Prova den nya Outlook” längst upp i högra hörnet. Du som använt Outlook på webben känner igen dig i utseendet. Nya Outlook uppdateras regelbundet och har flera nya funktioner, men saknar just nu även tyvärr vissa funktioner. Som tur är kan du alltid byta tillbaka på samma knapp, när du gör det får du upp en ruta där du kan ge Feedback till Microsoft med vad du saknar!

Klicka högst uppe i hörnet på ”Prova den nya Outlook” för att testa det nya utseendet och nya funktioner, som att fästa och kategorisera meddelanden samt ange arbetsplats i kalendern.

Prova den nya Outlook

  1. Klicka på Prova den nya Outlook längst upp i högra hörnet.
  2. Nu laddas nya Outlook ned, klicka på Byt när den laddat klart.
Om du vill testa en nyare Outlook, klicka högst uppe i hörnet på ”Prova den nya Outlook” för att växla till nya Outlook.
  1. Verktygs-menyn med e-post, kalender samt att det även går att lägga till fler verktyg som exempelvis To Do.
  2. Nya Outlook har en förenklad meny, föredrar du den klassiska menyn kan du byta tillbaka på den lilla nedåtpilen.
  3. En ny funktion är att du kan högerklicka på ett meddelande och välja Fäst, då hamnar det högst upp i din inkorg.
  4. Du kan lägga till Favoriter som mappar, personer och kategorier.
  5. Högerklicka på ett meddelande och välj Kategorisera och välja en kategori (i mitt exempel 365). För att lägga till kategorin under favoriter kan du klicka på den i meddelandet och markera stjärnan ⭐.
  6. Funktionsbrevlådor/Delade brevlådor är lite gömda, de lägger du till genom att högerklicka på din e-postadress och välja Lägg till en delad mapp eller postlåda, skriva in e-postadressen och sedan hittar du den i en undermapp som heter Delad med mig.
  7. Klicka på kalendern för att testa den nya funktionen med att ange arbetsplats. Funktionen finns även för Outlook på webben.
  8. Klicka på pin:en med ett + för att ange var du jobbar, på kontoret (Office) eller på distans (Fjärranslutet).
  9. Under Ange ett schema kan du ställa in olika arbetstider och flera arbetsplatser på en dag. Dessa inställningar visas i schemaläggningsassistenten i Outlook samt att de snart visas på profilkorten i Teams (när du för över muspekaren på en persons bild.)
Funktionen prova nu i Outlook datorapplikation, finns längst uppe i högra hörnet.

Mer information hittar du på Microsoft Support

Hur du kommer åt Outlook

Behörigheter i Outlook

Tjänsten ger dig tillgång till din jobbmail, kalender och kontakter. Har du problem med tjänsten? Titta gärna igenom frågor och svar med guider på denna sida.

Frågor och Svar

Frågor och svarsdelen för Outlook är indelad i tre delar, en del med Outlook datorapplikation, en del med Outlook på webben samt en del för övriga frågor och svar.

Outlook datorapplikation

Nedan ser du frågor och svar som hör till Outlook datorapplikation (Microsoft 365-applikationer för företag) i Windows.

Inom våra verksamheter finns många gemensamma postlådor. Vi kallar dessa för funktionsbrevlådor.

Du kan ansluta mot en annan postlåda på flera sätt, välj sätt på knapparna.

Saknar du behörighet till en funktionsbrevlåda?

Be att din chef skickar in en beställning till helpdesk.

Pedagogisk personal vänder sig till närmsta områdesadministratör (expedition).​ De lägger då till dig i rätt distributionslistor - vilket i sin tur ger åtkomst till funktionsbrevlådor.​​​

Om resursen inte kan bokas av alla styrs behörighet via medlemskap i distributionslista.

Det går inte att ändra en bokning direkt i resursens kalender. Det går inte att dubbelboka en resurs. Om du gör en återkommande bokning och resurs är upptagen vid ett eller flera av tillfällena kommer samtliga bokningar att avslås.

Vissa bokningsbara resurser har administratörer som kan ändra direkt i kalendern. Då syns det under fliken tel/ant om du tar fram egenskaper på resursen i Outlooks adressbok. Om resursen saknar administratör kontaktar du Helpdesk när du vill att en bokning ska ändras manuellt. Vi behöver namnet på resursen, datum och tidpunkt.

Se kalender för rum eller resurs

Om du vill se tillgängligheten för ett rum eller en resurs kan du öppna den aktuella kalendern. Du kan inte boka rum eller resurs direkt i den aktuella kalendern om du inte har särskild behörighet.

1. I Outlookkalendern väljer du Lägg till kalender och klickar på Från rumslistan


2. Om det inte är ett rum du vill se kalendern för klickar du på Adressbok och väljer vilken sorts resurs du vill se.


Så här gör du för ​att boka ett rum

1. Markera tidsintervallet för bokningen i din egen kalender, högerklicka och välj Ny mötesförfrågan


2. Använd funktionen Hitta rum för att se vilka rum som är tillgängliga den tid du valt. Välj först Rumslista och sedan rum, det kan ta några sekunder innan tillgängliga rum visas. Klicka på det rum du vill boka. Du får även förslag på alternativa tider när det finns tillgängliga rum.

3. Vill du bjuda in ytterligare deltagare till mötet kan du skriva namnen i raden Obligatorisk eller valfri. Du kan också använda Schemaläggningsassistenten för att se personers tillgänglighet.

4. Välj vilken status du ska ha (visa som) och om du vill ha en påminnelse.

5. Ge bokningen en rubrik. Välj vilken status du ska ha (visa som) och om du vill ha en påminnelse. Klicka på Skicka


Så här gör du för att boka en resurs

1. Markera tidsintervallet för bokningen i din egen kalender, högerklicka och välj Ny mötesförfrågan


2. Välj Schemaläggningsassitenten och klicka på Lägg till deltagare.


3. Om det är fler personer som är med på samma bokning kan du lägga till dem här.

4. För att lägga till en resurs byter du adressbok till Resurser och väljer den resurs du vill boka


5. Kontrollera att resursen är tillgänglig den tid du vill boka den.

6. Välj Möte. Ge bokningen en rubrik. Välj vilken status du ska ha (visa som) och om du vill ha en påminnelse. Klicka på Skicka

Så här sätter du behörighet på t.ex din inkorg eller kalender. Vilket gör så att en eller flera kollegor kan få åtkomst till den mappen i din postlåda.

1. Ta fram mapplistan i Outlook genom att klicka på Mappar längst ner till vänster i Outlook


2. Högerklicka på den mapp som du vill dela ut och välj Egenskaper.
I detta exempel sätter vi ny behörighet på vår kalender.
Principen är densamma på övriga mappar i din postlåda.


3. Välj fliken behörighet. Tilldela därefter valfri behörighet till användare som du vill ge åtkomst. De olika behörighetsnivåerna förklarar i mångt och mycket sig själva.

Var aktsam när du tilldelar behörighet så att rätt användare får önskad behörighet.

I exemplet nedan har vi tilldelat behörigheten ”Publicerande redaktör” till en användare som heter ”Test Användare”. Syftet med detta är att den användaren ska kunna redigera i vår kalender fullt ut.

Behörigheten ”Ledig/upptagen” som ”Standard” innebär att alla användare kan se om du är ledig eller upptagen. Något du normalt sett inte ska ändra eftersom att andra användare då inte längre kan se din tillgänglighet när de ska göra en bokning.

Så här gör du för att spara mail så att du kan skicka dessa vidare

OBS! Detta är en intern handledning och endast avsedd för medarbetare på Skellefteå kommun. Den får inte spridas externt

Sök rätt på det mail du vill spara och markera det.

Klicka på ”Arkiv” → ”Spara som…”


Välj lämplig mapp att spara mejlet i, förslagsvis skapar du en ny mapp.


Sök fram resterande mejl och spara dom till samma mapp.

När alla mejl är hittade och sparade tar du fram ett nytt mejl och bifogar de sparade mejlen. Klicka på ”Bifoga fil”. Nu kommer de senaste filerna att dyka upp i listan, så antingen markerar du en och en eller så klickar du på ”Bläddra i den här datorn…” som finns längst ned.


Navigera till mappen du sparade mejlen i, markera alla och klicka på ”Infoga”.


Skicka mejlen till den som ska ha dom.

Besvara mötesinbjudan med något av alternativen nedan och skicka svar.

  1. ✔ Acceptera = Jag deltar
  2. ❔ Preliminärt = Jag kanske deltar
  3. ❌ Tacka nej = Jag deltar inte
  4. 🕒 Föreslå ny tid = Om du vill hitta och föreslå en ny tid för mötet
  5. Om du vill kan du besvara mötesinbjudan med ett meddelande.
    I Outlook datorapplikation väljer du "Redigera svaret innan det skickas" annars väljer du "Skicka svaret nu".
Svara på mötesinbjudan

Outlook datorapplikation

För Outlook datorapplikation: Använd "Skicka svaret nu" när du svarar på en inbjudan. Om du väljer "Skicka inget svar", ser inte organisatören av mötet eller andra deltagare vad du har svarat under uppföljning.

Besvara mötesinbjudan Outlook på webben

Outlook på webben

Om du inte behöver veta vem som har svarat på din mötesinbjudan kan du stänga av svaren.

När svaren är avstängda får du inte ett e-postmeddelande när någon accepterar, preliminärt accepterar eller avböjer inbjudan, och svaren registreras inte i mötesinbjudan under uppföljning.

Det här är användbart om du vill meddela andra personer om en händelse men inte behöver veta exakt hur många personer som deltar, eller om du inte vill få e-post varje gång någon accepterar inbjudan.

Du hittar inställningen i Outlook när du skapat en mötesinbjudan under menyn och Svarsalternativ, där väljer du att bocka ur Begär svar.

När man försöker göra en rumsbokning innan kl. 8.00 så får man inte upp förslag på rum i ”Rumssökaren”. Listan blir tom enligt bild nedan. 

Detta beror på att dina arbetstider är mellan 8-17. För att ändra så att det ska gå att boka rum innan kl. 8.00 så klickar du på Arkiv -> Alternativ


Klicka på Kalender. Klicka på Starttid och välj t.ex. kl. 06.00 och ev. en senare Sluttid. Klicka sedan på OK.


Nu ser kalender lite annorlunda ut jämfört med tidigare. Det vita området i kalendern är den tid som är ”arbetstid”. Det kan ta upp till en minut innan ändringen slår igenom så försök inte boka för
snabbt efter ändringen.


Gör man en bokning nu så ska man se rum igen.

Funktionsbrevlådor fungerar inte

Har du tillgång till funktionsbrevlådor kan Outlook begära inloggningsuppgifter vid uppstart. Det beror på att funktionsbrevlådan tidigare varit inlagd på ett felaktigt sätt.

1. Kontrollera om det står en e-postadress till en funktionsbrevlåda, inte till din egen e-postadress.

Bilden visar funktionsbrevlådan admin@skelleftea.se som efterfrågar inloggningsuppgifter.


2. Rutan går att klicka bort genom att trycka på avbryt, men för att åtgärda problemet behöver du följa instruktionen nedan:

Kontrollera funktionsbrevlådan

Så här gör du för att kontrollera om du har anslutit till funktionsbrevlådan på fel sätt.

1. Öppna Outlook, gå till Arkiv


2. Klicka på Kontoinställningar


3. Kontrollera att det bara finns en e-postadress under fliken E-post.


4. Om det finns en annan adress (t.ex en funktionsbrevlåda), så innebär det att den är felaktigt ansluten. Markera den och klicka på Ta Bort, och stäng sedan fönstret till kontoinställningar.

Om det inte går att skicka e-post med funktionsbrevlåda som avsändare är det troligen för att funktionsbrevlådan inte är flyttad till Microsoft 365. Kontakta i så fall Helpdesk.

Användare med liten licens, alla som har delad dator, kan inte se e-post och kalender i den installerade Outlook på datorn utan använder sig av Outlook i webben (microsoft365.com/login Länk till annan webbplats.), eller Outlookappen i tjänstetelefonen.

Öppnar användare med liten licens (delad dator) Outlook i datorn möts de av ett felmeddelande att "något gick fel".

Något gick fel när jag öppnar Outlook

Om Outlook begär inloggningsuppgifter när programmet startas:

  • Ange ditt användarnamn och ditt starka lösenord. Det starka lösenordet är det lösenord som du använder om du loggar in på datorn utan kommunID-kortet.

  • Kryssa i rutan ”Kom ihåg detta” innan du klickar OK för att inte behöva göra detta vid varje uppstart av Outlook.

Om ovanstående punkter inte hjälper följ instruktionen nedan:

1. Gå till fliken Arkiv i Outlook. Välj alternativet Info och klicka på Kontoinställningar.

Outlook kontoinställningar


2. Här ska det bara finnas en rad och det är anslutning mot din personliga postlåda. Ta bort eventuellt andra rader.

3. Klicka på Ändra.

Outlook offline


4. Klicka på Fler inställningar.

Outlook offline fler inställningar


5. Ta bort anslutning till eventuella postlådor du inte längre behöver. Här ska det enbart finnas funktionsbrevlådor som du behöver och har behörighet till. 

6. Klicka OK.

Outlook offline


7. Klicka på Nästa.

Outlook offline


8. Klicka på Klar.

Outlook offline


En annan variant är att Outlook har kvar anslutning mot Samarbetsyta som inte längre finns eller som du inte längre har behörighet till.

9. Klicka på SharePoint-listor. Ta bort ev anslutningarna så att listan blir tom.

Outlook offline sharepointlistor

1. Klicka på Arkiv i menyn uppe till vänster. Välj kontoinställningar.

2. Välj kontoinställningar igen.

3. Under fliken e-post markerar du raden för din postlåda. Klicka på ikonen Ändra ovanför.

4. Bocka ur "Använd cachelagrat Exchange-läge". Klicka på nästa och sedan på Klar.

5. Starta om Outlook. Nu ska Outlook vara Online igen.

6. Följ punkt 1-3 bocka sedan i "Använd cachelagrat Exchange-läge". Klicka på nästa och sedan på Klar. Starta om Outlook.

Klart.

Vi gör vad vi kan för att uppdatera vårt filter för oönskad e-post (exempelvis spam eller virus). Tyvärr kan det i bland ändå komma in oönskade brev till din inkorg. Om du får ett sådant mejl ska du bara radera det.

Förutom reklam kan det vara olika typer av bedrägeri eller sabotageförsök. Där avsändaren exempelvis försöker få dig att avslöja personuppgifter som användarnamn, lösenord och kontonummer. Du ska inte besvara dessa brev och självklart aldrig lämna ut några personuppgifter. Problemet förekommer, i olika skepnader, precis hela tiden och drabbar alla i någon omfattning. Försiktighet gäller därför alltid och inte bara när specifikt hot återges i media eller varning visas på vårt egna intranät.

Avsändaren kan ibland uppfattas som legitim, utge sig för att vara ett känt företag eller en bekant person. I vissa fall kan det t.o.m se ut som att det du själv skickat brevet.

Du ska aldrig öppna en bilaga eller en länk i ett misstänkt e-postbrev. Dessa kan innehålla kod som är skadlig för vår IT-miljö. Om du har öppnat en bifogad fil eller klickat på en länk i ett misstänkt mejl kontaktar du Helpdesk.

Numera har vi ett extra virusskydd på alla datorer. Vilket minskar risken för att skadlig kod ska kunna köras på din dator.

Skapa SPAM-regel i Outlook

Tyvärr kan det i bland komma in oönskade brev till din inkorg. Om du tycker att detta är besvärande kan du skapa en regel som sorterar undan brev som märkts med ex. SPAM i ämnesraden.

Klicka på fliken ”Start” i Outlook. Välj ”Regler” och ”Hantera regler och aviseringar...”.


Välj "Ny regel"


Välj "Flytta meddelanden med specifika ord i ämnesraden till en mapp" och klicka på Nästa


Klicka på "specifika ord" i den nedre rutan


Lägg till de ord du vill ska trigga regeln, Lägg till och tryck sedan OK


Klicka på ordet "namn" i den nedre rutan


Välj vilken mapp du vill flytta mailen till och tryck OK. I exempled nedan flyttas de till Borttagna objekt


Klicka sedan på Slutför så är regeln klar

För att se vad deltagarna har svarat börjar du med att öppna mötet i Outlookkalendern. Alla inbjudna till mötet inom Skellefteå kommun kan se uppföljning.

  1. Välj fliken uppföljning.
  2. Där ser man deltagarnas namn samt deras svar.
Mötesinbjudan uppföljning i Outlook

Uppföljning Outlook datorapplikation

Mötesinbjudan uppföljning Outlook på webben

Uppföljning Outlook på webben

Förklaring till svarsalternativen under uppföljning

Under uppföljning i datorapplikationen

Under uppföljning på webben

Deltagarnas svar

Betydelse

Inga

Svarade inte

Inte svarat ännu.

Deltagaren har inte svarat på mötet ännu.

Inga

Svarade inte

"Skicka inget svar"

Har antigen tackat ja, preliminärt eller nej. Det är bara deltagaren själv som ser vad hen svarat

Accepterat

Ja

Valt ✔ Accepterat

Kan delta på mötet.

Preliminärt

Kanske

Valt ❔ Preliminär

Kan kanske delta på mötet.

Avböjt

Nej

Valt ❌ Tacka nej

Kan inte delta på mötet.

Du kan själv ändra signaturen om exempelvis din titel är svår att tolka för mottagaren.​​ ​

Inställningarna för signaturen finns under alternativ och e-post i Outlook.

Med regler kan du flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden automatiskt. Du kan också använda regler för att spela upp ljud, flytta meddelanden till mappar och se avisering om nytt objekt.

Om du skapat ett möte med många deltagare och inte vill få alla svar i inkorgen men fortfarande vill veta vem som har svarat på din mötesinbjudan kan du:

Skapa en regel på ämnesraden och flytta till en specifik mapp:

  1. Gå till Inkorgen i Outlook datorapplikation och välj Regler. Du kan även söka efter Regel.
  2. Klicka på Skapa regel... ställ sedan in dina villkor. Exempelvis:
  3. Om ämnesraden innehåller en viss text så
  4. Flytta objekten till mappen. Klicka på välj mapp och välj en ny eller befintlig mapp. Vill du inte spara svaren kan du välja Borttagna objekt, för att slänga dem i skärpkorgen direkt.
  5. Klicka OK.
Skapa regel i Outlook datorapplikation

Se först till att du har anslutit en delad postlåda i din Outlook-applikation.

Du kan ändra vilket konto som används för att skicka ett meddelande. I datorapplikationen gör du som nedan:

  1. För att visa Från går du till Alternativ och klickar i Från.
  2. Ovanför Till-knappen i meddelandefönstret klickar du på Från.
  3. Klicka på det konto som du vill använda.

Har ikonen för att skapa en teamslänk i dina mötesbokningar via Outlook-datorapplikation försvunnit?

Teams-tillägget kan stänga av sig ibland exempelvis om Outlook kraschat.

Gör så här för att aktivera Teams-tillägget igen:

  1. Öppna Outlook klicka på Arkiv
  2. Klicka på Alternativ
  3. Klicka på Tillägg
  4. Längst ned på den sidan står det Hantera: och en rullista där det står COM-tillägg. Ändra till Inaktiverade objekt i listan.
  5. Tryck sedan på Gå...
  6. Markera Teams-tillägget och aktivera det.
  7. Starta om Outlook

Nu ska Teams-tillägget synas igen i Outlook datorapplikation.

Kontrollera så att funktionen är aktiverad i Outlook.

Mejl från vissa avsändare kommer inte fram

Exempel på orsaker:

  • Lagt in legitim adress i listan spärrade avsändare.
  • Av misstag skapat en regel som flyttar mejl.
  • Aktiverat gruppering eller felaktig vy i Inkorgen.

Spärrade avsändare

Du hittar inställningarna för Spärrade avsändare under startfliken och skräppost. Klicka på skräppostalternativ…


Välj fliken Spärrade avsändare. Listan är som standard tom


Regler

Du hittar alternativet Regler under fliken start i Outlook.
Klicka därefter på Hantera regler och aviseringar…


Vi har en standardregel som kan finnas på alla brevlådor. Den regeln heter Radera kategorier för inkommande e-post (rekommenderas). Den regeln behöver inte ändras eller tas bort.


Gruppering

Går att inaktivera på ett par olika sätt. Ett sätt är att ställa sig i Inkorgen och därefter högerklicka på listan med kolumner. Välja Ordna efter och bocka sedan ur alternativet Gruppera.


Man kan också återställa vyinställning till standard

Ställa dig i Inkorgen och därefter högerklicka på listan med kolumner. Välj Vyinställningar


Klicka på Återställ standardvy

Nya Outlook på datorn

Nedan ser du frågor och svar som hör till nya Outlook på datorn.

Använd den här metoden om du vill visa och hantera e-post från din egen postlåda och den delade postlådan i Nya Outlook på datorn.

Den delade postlådan och dess mappar hamnar i vänstra navigeringsrutan varje gång du öppnar nya Outlook.

Instruktion

Börja med att öppna Nya Outlook i datorn.

  1. Högerklicka på din e-postadress.
  2. Välj Lägg till delad mapp eller postlåda.
  3. Börja att skriva e-postadressen till den postlåda som du vill öppna. Välj postlådan. Hittar du inte brevlådan genom att skriva e-postadressen kan du välja Sök i katalog.
  4. Klicka Lägg till.
  5. Brevlådan syns nu i din Inkorg under Delad med mig.
Delat postlåda

Outlook på webben

Nedan ser du frågor och svar som hör till Outlook på webben, även kallad Outlook webbapp.

Gå till Outlook på webben Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Klicka på din profil, och välj sedan "öppna en annan postlåda".

Autosvar för funktionsbrevlåda

Skriv in e-postadressen till funktionsbrevlådan som du vill ansluta till. En ny flik kommer att öppnas och du kommer då till funktionsbrevlådans Outlook. (OBS! du behöver ha behörighet till funktionsbrevlådan för att kunna öppna den).

Autosvar funktionsbrevlåda


I funktionsbrevlådans Outlook, klick på kugghjulet.

Autosvar funktionsbrevlåda


Under "e-post" väljer du "autosvar". Klicka på "Aktivera automatiska svar" för att administrera autosvar till funktionsbrevlådan.

Autosvar funktionsbrevlåda

Inom våra verksamheter finns många gemensamma postlådor. Vi kallar dessa för funktionsbrevlådor.

Du kan ansluta mot en annan postlåda på flera sätt, välj sätt på knapparna.

Saknar du behörighet till en funktionsbrevlåda?

Be att din chef skickar in en beställning till helpdesk.

Pedagogisk personal vänder sig till närmsta områdesadministratör (expedition).​ De lägger då till dig i rätt distributionslistor - vilket i sin tur ger åtkomst till funktionsbrevlådor.​​​

Det finns många sätt att komma åt Outlook på webben, även ibland kallad Outlook Online.

  1. Du kan klicka på e-postikonen på Insidan, uppe i högra hörnet.
  2. Du kan klicka på Outlook-ikonen bredvid adressfältet i webbläsaren Edge.
  3. Du kan logga in på microsoft365.com/login Länk till annan webbplats. och där välja Outlook.
Olika steg för att nå Outlook Online

Outlook på webben i aktivitetsfältet och startmenyn på dator

Du kan också lägga till webbappen som en genväg i Startmenyn eller i aktivitetsfältet i datorn. På så sätt blir det väldigt likt hur du tidigare öppnat Outlook. Instruktioner för hur du lägger till en webbapp finns under Outlook frågor och svar. Länk till annan webbplats.

Besvara mötesinbjudan med något av alternativen nedan och skicka svar.

  1. ✔ Acceptera = Jag deltar
  2. ❔ Preliminärt = Jag kanske deltar
  3. ❌ Tacka nej = Jag deltar inte
  4. 🕒 Föreslå ny tid = Om du vill hitta och föreslå en ny tid för mötet
  5. Om du vill kan du besvara mötesinbjudan med ett meddelande.
    I Outlook datorapplikation väljer du "Redigera svaret innan det skickas" annars väljer du "Skicka svaret nu".
Svara på mötesinbjudan

Outlook datorapplikation

För Outlook datorapplikation: Använd "Skicka svaret nu" när du svarar på en inbjudan. Om du väljer "Skicka inget svar", ser inte organisatören av mötet eller andra deltagare vad du har svarat under uppföljning.

Besvara mötesinbjudan Outlook på webben

Outlook på webben

Ja. Om du har en mobiltelefon kan du läsa e-post och se kalendern i appen Microsoft Outlook. Ingen annan app än Outlook är möjlig att använda för att läsa kommunens e-post.

I nyare tjänstetelefoner är Outlook-appen förinstallerad. Är den inte installerad kan du själv ta hem den i appbutiken.

Du som vill kan även använda appen i din privata telefon. Det finns inte möjlighet att få ytterligare hjälp från Helpdesk med din privata telefon.

Denna instruktion gäller för användare med liten licens, som används i huvudsak av medarbetare som har en delad dator eller en telefon, men med vissa undantag.

Här kan ni läsa om våra Microsoft 365-licenser.

Får du meddelande om att ”Kvoten har överskridits, ditt konto ligger över gränsen” eller inte kan skicka och ta emot e-post?

När du börjar närma dig gränsen för lagring i din e-postbrevlåda (2 GB) får du meddelanden om att ditt lagringsutrymme är på väg att ta slut. ”Kvoten har överskridits, ditt konto ligger över kvotgränserna”. Om du går över gränsen kommer du inte längre kunna skicka eller ta emot e-post. Personer som skickar e-post till dig får ett felmeddelande om att din postlåda är full som svar.

Du måste själv minska storleken på din e-postbrevlåda genom att rensa bort gamla meddelanden. Ett första steg är att tömma mappen Borttagna objekt men beroende på hur många meddelanden du har kan du även behöva tömma Inkorgen.

Hur kontrollerar jag storleken på min e-postlåda via Outlooks online (webbapp)?

Har du tillgång till Insidan kan du klicka på e-postikonen högst upp. I annat fall loggar du in på microsoft365.com/login Länk till annan webbplats. och öppnar Outlook.

kontrollera storlek på outlook

 

  1. Klicka på ⚙ kugghjulet
  2. (detta steg behövs inte längre, gå till 3)
  3. Klicka på Allmänt
  4. Klicka på Lagring
  5. Här kan du se hur stor din e-postbrevlåda är. I detta fall anges storleken i GB och du behöver komma under 1,8 GB. Från den här menyn kan du även tömma Borttagna objekt.
kontrollera storlek på outlook
kontrollera storlek på e-brevlåda Outlook


Hur kan jag minska storleken på min e-postlåda?

  • Det enklaste sättet att minska storleken är att tömma Borttagna objekt.
  • Har du mycket i inkorgen kan du sortera den från äldsta till nyaste genom att klicka på den lilla pilen i menyn över listan med mejl. Markera gamla mejl och ta bort dom.
  • Om du skapat en egen arkivmapp kan du gå igenom den och se om det finns information du kan ta bort.
  • Mejl med bilagor och bilder tar stor plats. Du kan spara ner bilagorna till OneDrive eller H: och sen ta bort mejlet.
  • Kom ihåg att tömma Borttagna objekt igen!

För att lägga till Outlook på webbeni Windows aktivitetsfält och startmeny använder funktionen "installera den här webbplatsen som en app" i webbläsaren Microsoft Edge.

Börja med att öppna webbläsaren Edge och gå till Insidan.

  1. Klicka på E-post längst uppe i högra hörnet på Insidan. Outlook på webben öppnas nu i en ny flik i webbläsaren.
  2. Klicka på de tre prickarna överst till höger i Edge.
  3. För muspekaren över Appar.
  4. Klicka på Installera Outlook (PWA).
  5. Klicka på Installera.
  6. Välj var du vill fästa appen och om den ska starta automatiskt när du startar datorn.
  7. Klicka på Tillåt.
  8. Om du i steg 6 valde att fästa appen i Aktivitetsfältet hittar du den nu där.
  9. När du klickar på Windowsknappen ser du din startmeny och Outlook (PWA), om du valde detta i steg 6.
Installera Outlook som webbappFörstora bilden

Skellefteå kommun har tagit fram standardiserade signaturer till e-postmeddelanden som kan användas vid intern- och extern kommunikation samt för att möta besökare.

Klicka på länken nedan för att kopiera signaturerna samt gå till instruktionen som visar hur du kan lägga till och ändra din signatur för e-postmeddelanden i Outlook på webben.

Instruktioner och tips hur du i Outlook kan skapa en mall som du sedan kan använda när du bjuder in till möten eller skriver e-postmeddelanden.

Instruktionen är skriven för Nya Outlook, men det är väldigt likt klassiska Outlook.

Med regler kan du flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden automatiskt. Du kan också använda regler för att spela upp ljud, flytta meddelanden till mappar och se avisering om nytt objekt.

Om du skapat ett möte med många deltagare och inte vill få alla svar i inkorgen men fortfarande vill veta vem som har svarat på din mötesinbjudan kan du:

Skapa en regel på ämnesraden och flytta till en specifik mapp:

  1. Gå till Inkorgen i Outlook på webben eller nya Outlook i datorn. Markera ett mejl du vill sätta en regel på och välj Skapa regel.
  2. Här kan du ställa in om du vill att meddelande från specifika personer hamnar i en specifik mapp. För fler möjligheter klicka på "Fler alternativ".
  3. Namnge din regel.
  4. Lägg till ett eller flera villkor. Exempelvis: Om ämnet innehåller en viss text så...
  5. Lägg till en eller flera åtgärder. Exempelvis Flytta till och välj en befintlig eller skapa en ny mapp (Övrigt i mitt fall). Vill du inte spara svaren kan du välja Borttagna objekt, för att slänga dem i skärpkorgen direkt.
  6. Välj om du vill eller inte vill köra regeln på de melj som finns i inkorgen nu.
  7. Klicka Spara.
Skapa regel i Outlook på webben

Supportartikel från Microsoft:

Se först till att du har anslutit en delad postlåda i din Outlook på webben.

Gå till Outlook på webben, via e-postikonen på Insidan eller microsoft365.com/login Länk till annan webbplats..

  1. Välj Nytt e-post ovanför. Ett nytt meddelandeformulär visas i läsfönstret.
  2. Klicka på Alternativ
  3. Välj sedan Visa från. Det här alternativet visar att mottagarna ser att e-postmeddelandet kommer från den delade postlådan och inte från ditt eget e-postkonto.
  4. För att skicka meddelande från funktionsbrevlådan måste du klicka på Från.
  5. Första gången väljer du Annan e-postadress och funktionsbrevlådan. Senare, visas namnet på den delade postlådan under från och du kan välja den.
  6. Om du vill lägga till mottagare skriver du namnet på någon som finns med i kontaktmappen eller organisationens adresslista, eller skriver e-postadressen i rutan Till eller Kopia.
  7. Skriv ett ämne.
  8. Skriv själva meddelandet som du vill skicka.
  9. När du är redo att skicka i väg meddelandet klickar du på Skicka.
Instruktion för hur man skickar epost från

Övrigt

Nedan följer frågor och svar som är mer allmänna och inte hör till Outlook datorapplikation eller webbappen.

Öppna Internet Explorer eller annan webbläsare
Skriv in adressen https://outlook/ecp Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Skulle inte den fungera går det även att använda http://ske-exch01/ecp  Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Man får då en säkerhetsvarning, men det är bara att klicka på Avancerat och 
sedan Fortsätt till ske-exch01 (ej säker).


Logga in med ditt användarnamn och lösenord

Väl inloggad (bild ovan) så ser du en lista över alla grupper med e-postadress (även de som är dolda i adressboken) men du kan bara administrera de grupper som du har behörighet att göra detta på.

Markera den grupp du vill lägga till eller ta bort medlemmar på och klicka på pennan

I rutan som kommer upp så klickar du på Medlemskap så kan du lägga till eller ta bort användare i gruppen.

Klicka på Spara när du är klar.

Observera att det kan ta upp till en timme innan allt synkats klart och användaren lagts till

​Vidarebefordra e-post till extern/privat adress är inte tillåtet.

Många e-postleverantörer, som Gmail eller Hotmail, har som affärsidé att använda sig av informationen för sina egna syften. Den kan säljas till deras egna kunder och användas för att t.ex. sprida reklam.

Informationen kan lagras utanför EU vilket är ett brott mot personuppgiftslagen.

Om all information skickas automatiskt kan både sekretessbelagda uppgifter och känsliga personuppgifter skickas och antingen hamna utanför EU eller i värsta fall komma i orätta händer.

Kommunen har inget personuppgiftsbiträdesavtal med den externa leverantören.

Om kommunal information ska lagras på ett e-postkonto måste som regel en licens köpas.

När du bokar ett möte kommer Outlook att automatiskt minska mötestiden med 5 eller 10 minuter, beroende på hur långt mötet är. Detta ger dig och dina kollegor en chans att ta en paus, byta plats, förbereda er eller följa upp. Det hjälper även mot att möten läggs kloss an efter varandra. Slutar ett möte tio i boka gärna nästa möte först vid heltimme. Då hinner första mötet avslutas och rummet vädras ur lite.

Du kan alltid ändra mötestiden manuellt om du vill, men Outlook kommer att föreslå den kortare tiden som standard.

  1. När du skapar ett möte som är mindre än en timme gör Outlook per automatik bokningen 5 minuter kortare.
  2. Är mötet 1 timme eller längre, förkortas mötet med 10 minuter.

Sidinformation

Senast uppdaterad: 2024-02-21
Publicerad: 2020-09-30