Frågor och svar i M365
På den här sidan har vi samlat alla våra frågor och svar om M365.
Alla frågor och svar återfinns även under respektive app, som ni hittar under Vad ingår i Microsoft 365?
Du kan söka på denna sida genom att använda webbläsarens kortkommandot för sök, Ctrl+F.
Många problem kan lösas med att man startar om datorn samt loggar in och ut ur verktyget, ex Microsoft Teams.
Om någonting inte funkar i appen på datorn, testa gärna och se om det funkar i microsoft365.com/login.
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Microsoft Support
På Microsoft Support finns utbildnings-, hjälp- och supportsidor för alla verktyg inom Microsoft 365.
Microsoft 365
¹ Befinner du dig utomlands (utanför EU/EES) måste du ansluta till VPN i arbetsdatorn för att få tillgång till M365. I tjänstemobil går det inte att komma åt M365 utanför EU/EES. Ska du på tjänsteresa där du inte kan ta med dig arbetsdatorn och behöver M365 i tjänstemobilen kan du i förväg (via VPN/Skenet) ansöka om tillfällig dispens i Tjänsteportalen. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Privata enheter och MFA multifaktorautentisering för Microsoft 365
Du kan få åtkomst till apparna i Microsoft 365, e-post (Outlook), Teams, OneDrive omed flera från din privata mobiltelefon, surfplatta eller dator. För att använda dessa tjänster kan du behöva installera ett hjälpprogram på din enhet och registrera dig för tvåfaktorsinloggning. Detta är en extra säkerhetsåtgärd som visar att du verkligen är du. Den privata informationen på telefonen förblir osynlig för arbetsgivaren.
Det finns inget krav från Skellefteå kommun att du ska ha Outlook eller övriga M365-appar i din privata enhet och Helpdesk ger ingen support på privata enheter.
Installera de appar du vill ha i din enhet
Installera den M365-app (program) du vill använda från Google Play, App Store eller där du hämtar hem programvaror för just din enhet.
Ex på appar att ladda hem:
- Microsoft 365 (en samlingsapp för flera appar ex Word, Excel och PowerPoint)
- Teams
- Outlook
- OneDrive
- OneNote
Registrera multifaktorautentisering
För att registrera MFA måste du sitta på en kommundator med ditt kommunID i kortläsaren. Om du inte har möjlighet till det kontaktar du helpdesk.
- Öppna webbläsaren Edge i din arbetsdator med ditt kommunID i kortläsaren. Du loggas in automatiskt i Microsoft 365 och kommer till Insidan.
- Gå till https://aka.ms/mfasetup
Länk till annan webbplats. - Klicka på ➕Lägg till inloggningsmetod
- Välj autentiseringsapp och klicka på Lägg till
- Följ guiden för att registrera multifaktorautentisering (tvåfaktorsinloggning) för ditt konto.
Du kan även titta på videon om du vill ha mer information. Länk till annan webbplats.
För att registrera MFA måste du sitta på en kommundator med ditt kommunID i kortläsaren. Om du inte har möjlighet till det kontaktar du helpdesk.
- Öppna webbläsaren Edge i din arbetsdator med ditt kommunID i kortläsaren. Du loggas in automatiskt i Microsoft 365 och kommer till Insidan.
- Gå till https://aka.ms/mfasetup Länk till annan webbplats.
- Klicka på ➕Lägg till inloggningsmetod
- Välj autentiseringsapp och klicka på Lägg till
- Följ guiden för att registrera multifaktorautentisering (tvåfaktorsinloggning) för ditt konto.
Du kan även titta på videon om du vill ha mer information. Länk till annan webbplats.
På den här sidan, https://aka.ms/MFASetup Länk till annan webbplats., kan du ändra sätt, ex byta från sms till autentiseringsapp.
Om du har bytt telefonnummer måste du kontakta helpdesk för att återställa sätt för MFA.
För att registrera MFA måste du sitta på en kommundator med ditt kommunID i kortläsaren. Om du inte har möjlighet till det kontaktar du helpdesk.
Mer info om MFA
I privata enheter är tvåstegsverifiering aktiverat, vilket innebär att du utöver ditt lösenord får en säkerhetskod via telefon eller en autentiseringsapp varje gång du loggar in på en enhet som inte är betrodd. När du väl har autentiserat en enhet krävs inte tvåstegsverifiering varje gång.
Här finn en film om hur man sätter upp MFA: https://www.youtube.com/watch?v=uWbkLuI4g30 Länk till annan webbplats.
Dela och Samarbeta i M365
När du har ett dokument öppet kan ni samarbeta tillsammans i det samtidigt.
I exemplet visar vi ett dokument öppnat i Teams.
- Här ser du vilka, utöver dig själv, som redigerar i dokumentet i realtid.
- Klicka på 🗨 Kommentarer för att skapa och redigera kommentarer.
- Här kan du skapa en ny kommentar. Det går även att markera en text och klicka på pratbubblan med plus, eller högerklicka och välja ny kommentar.
- Du kan nämna kollegor i kommentarer för att få återkoppling precis där du vill. Skriv @ följt av kollegans namn, då får hen ett e-postmeddelande och kan svara direkt i meddelandet eller gå till kommentaren i dokumentet.
Om du omnämner någon som inte finns med i teamet kommer du automatiskt att bli uppmanad att dela dokumentet med dem. - Om du har appen installerad i datorn kan du under Redigering klicka på Öppna i skrivbordsapp.
Microsoft Support
Lär dig mer:
Du kan dela på olika sätt och från flera olika ställen. Hittar du en text där det står Dela eller Kopiera länk är funktionen samma oavsett var i M365 du befinner dig.
Varifrån kan jag dela?
Oavsett var du arbetar med dokument - i webbläsare, på datorn eller i mobilen - så finns en knapp för att dela eller bjuda in personer i dokumentet, till exempel:
- I Word, Excel och PowerPoint finns en Dela-knapp längst upp till höger.
- I OneDrive, SharePoint eller utforskaren kan du enkelt högerklicka på respektive mapp eller fil och välja ”dela” (I utforskaren, Windows 10, väljer du den ”dela” som illustreras av ett blått moln.)
- I Teams har alla medlemmar behörighet till allt som lagras i teamets fillagringsytor.
- Om du bifogar dokument till kollegor via chatten i Teams så hamnar filerna i din OneDrive under mappen Microsoft Teams chattfiler. Det är bättre att dela dokument direkt via Teams genom att hämta länk.
Vad är skillnaden mellan Dela och Kopiera länk?
I OneDrive får du båda alternativen, i Teams finns kopiera länk och i M365-apparna, ex Word får du endast första dela-alternativet:
- Dela
- Ett enklare alternativ (direkt i ex Word) - du behöver inte gå till något annat program för att skicka länken.
- Välj behörighet, lägg till mottagaren och länken skickas direkt till mottagarens e-post. - Kopiera länk
- Här skapar du först en länk som du sedan kopierar och klistrar in i det kommunikationsverktyg som du vill använda ex: Teams eller Outlook.
- Välj behörighet, kopiera länken, gå till det verktyg du vill använda, klistra in länken och skicka iväg.
Microsoft Support
Lär dig mer:
▶️ Se denna film för hur du delar dokument i M365 Länk till annan webbplats. (1.47 min. Du kan välja svensk undertext)
Du kan kopiera en länk till ett dokument från ett Team och dela den genom att klistra in länken där du vill dela den, ex en chatt eller ett e-postmeddelande. Tänk på att ställa in hur du vill att länken ska delas.
Börja med att öppna Teams och gå till dokumentet du vill dela genom att välj team och kanal och klicka på filer i flikmenyn.
- Markera dokumentet du vill dela
- Klicka på Kopiera länk
- Om du vill ändra vem du vill dela länken till klickar du på Personer i Skellefteå kommun som har länken kan visa >.
Läs mer under "Vem vill du att den här länken ska fungera för?" - Är du nöjd med grundinställningen Personer i Skellefteå kommun som har länken kan visa klickar du direkt på Kopiera och delar sedan länken.
Viktigt! När du delar ett dokument utanför kommunen blir det automatiskt en offentlig handling.
Du kan kopiera en länk till ett dokument från M365-apparna (Word, PowerPoint, Excel) och dela den genom att klistra in länken där du vill dela den, ex en chatt eller ett e-postmeddelande. Tänk på att ställa in hur du vill att länken ska delas.
Börja med att öppna dokumentet du vill dela.
- Leta reda på knappen Delning
I Word på datorn och Online finns den uppe i högra hörnet av appen. I M365-appen på mobilen är den nere i högra hörnet. - Om du vill ändra vem du vill dela länken till klickar du på Personer i Skellefteå kommun som har länken kan visa >.
Läs mer under "Vem vill du att den här länken ska fungera för?" - Här kan du skriva namn, grupp eller e-post om du vill skicka iväg ett e-postmeddelande om länken till vissa personer.
- Skriv ett meddelande som du vill att mottagarna ska läsa, ex vad som du vill med delningen.
- Klicka här om du vill ändra från att personerna ska kunna visa dokumentet till att de ska kunna redigera.
- Dela den här länken till ett nytt e-meddelande och öppna Outlook.
- Skicka iväg meddelandet (4) till de du valde (3).
- Om du vill ändra vem du vill dela länken till klickar du på Personer i Skellefteå kommun som har länken kan visa >.
Läs mer under "Vem vill du att den här länken ska fungera för?" - Klicka på Kopiera för att få en länk du kan dela enligt dina inställningar.
- Under Delas med kan du hantera åtkomsten till dokumentet, se vilka du delat med och även ändra inställningarna.
Viktigt! När du delar ett dokument utanför kommunen blir det automatiskt en offentlig handling.
Ska alla som har länken kunna öppna dokumentet eller ska det endast gälla för specifika personer? Och tillåter du att de redigerar i dokumentet eller ska de enbart kunna läsa?
Nedan går vi igenom vilka olika behörighetsinställningar som finns när du klickar på "Personer i Skellefteå kommun som har länken kan visa >" för att kunna redigera vem länken ska fungera för.
- Alla som har länken
- Betyder just att alla (på internet) kan öppna dokumentet utan autentisering.
- Går att använda i OneDrive om du vill dela ett dokument med eller utan redigeringsbehörighet till användare utanför kommunen. Detta alternativ är fungerar inte i Teams/SharePoint i Skellefteå kommun. - Personer i Skellefteå kommun som har länken kan visa.
- Detta är grundinställningen.
- Använd när du vill att alla i medarbetare (inklusive elever) i Skellefteå kommun ska kunna öppna dokumentet, men ingen utanför kommunen. - Personer med åtkomst
- Använd om du vill hämta en länk till dokumentet och dela med de som redan har behörighet. När du till exempel vill förenkla tillgång till dokumentet för dem som redan har fått behörighet på annat sätt. Ex att du vill kopiera länken för att sedan klistra in i Teams-chatt, OneNote etc. - Vissa personer
- Använd när du vill ge specifika personer behörighet till dokumentet, internt och externt, men inga andra. - Tillåt redigering
- Bocka i om du vill att de du delar till ska kunna redigera dokumentet. - Öppna endast i granskningsläge
- Om du tillåter redigering kan du här välja att personer enbart får lämna kommentarer och föreslå ändingar i dokumentet. - Blockera nedladdning
- Kryssa i här om du vill inte vill att man ska kunna ladda ned dokumentet. - Använd
- När du är nöjd med dina inställningar klickar du här och sedan delar du din länk.
Viktigt! När du delar ett dokument utanför kommunen blir det automatiskt en offentlig handling.
Delve
Ja, dina dokument är säkra. Delve ändrar aldrig någon behörighet. Bara du kan se dina privata dokument i Delve.
När du själv går in i Delve kan det upplevas som att det är väldigt mycket information om dig som syns. Inte bara vem du är utan även exakt vilka dokument som du jobbar med. Du behöver inte vara orolig att alla andra kan se samma sak som du gör. Enbart personer med behörighet att se samma dokument som dig kan se de dokument som du ser.
Edge för företag
Copilot i Edge (förut Bing Chat Enterprise) är din AI-drivna chatt i arbetet. Copilot är tillgängligt via copilot.microsoft.com Länk till annan webbplats. och sidofältet (Ctrl+Shift+.) i Microsoft Edge.
- Med Chatt i sidofältet kan du ställa frågor baserade på sidans innehåll eller en PDF som är öppen i webbläsaren.
- Med Skriv i sidofältet kan du generera text med ton (professionell, ledig, rolig...), format (stycke, lista, sammanfattning...) och längd (kort, medium, lång).
Fungerar både i dator och mobil.
Dataskydd
- Användar- och affärsdata är skyddade och läcker inte utanför organisationen
- Din chattdata sparas inte
- Används inte för att träna AI-modellerna.
Microsoft Support
Webbläsaren Edge ger dig möjlighet att spara lösenord till webbplatser.
För att kunna spara lösenord i Edge måste du vara inloggad i webbläsaren. Du ser om du är inloggad i det övre vänstra hörnet. Se instruktion för hur du loggar in på Microsoft support. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Förstora bildenKlicka på bilden för att förstora
När du ska logga in första gången på en webbplats kommer Edge att föreslå ett starkt lösenord. Använd detta för att få ett starkt lösenordet till webbplatsens login sparat.
Nästa gång du loggar in på webbplatsen
- Fyll i ditt användarnamn
- Klicka på ditt sparade lösenord
- En ruta dyker upp där du anger ditt starka lösenord eller pinkod till ditt användarkonto.
- Klicka OK.
- Det tar ett kort tag så fylls det sparade lösenordet i automatiskt
- Nu kan du Logga in.
Hitta och ändra dina sparade lösenord
Dina sparade lösenord synkroniseras i Edge mellan enheter som du är inloggad på med kommunkontot och M365.
Du kan hantera dina sparade lösenord genom att gå in i inställningsmenyn i Edge. Du kan ändra redan sparade lösenord till ett starkt lösenord för att höja kvaliteten och din säkerhet.
Förstora bildenKlicka på bilden för att förstora
Hantera lösenord i Edge
- Klicka på tre prickar högst uppe i högra hörnet i Edge
- Klicka på Inställningar en bit ned
- Välj Profiler
- Under Lösenord hittar du dina sparade lösenord.
Vilka lösenord får jag spara och vilka får jag inte spara?
Du får inte spara vilka lösenord som helst i Edge och du måste därför göra en bedömning från fall till fall om det är lämpligt eller inte.
Du får inte spara ditt starka lösenord till användarkontot i Edge.
Vissa sidor kommer vara spärrade så att det inte är möjligt att spara lösenord. Tänk på att hanteringen av dina lösenord är viktig inte bara för ditt skydd utan för hela kommunens IT-säkerhet och informationssäkerhet.
Edge är kommunens standardwebbläsare vilket innebär att du kan få support och är garanterad funktion och säkerhet. Det är inte tillåtet att spara lösenord till webbplatser du använder i tjänsten i andra webbläsare än Edge, exempelvis Chrome.
När kan Edge användas för att spara inloggningsuppgifter?
- Interna och externa webbplatser där manuellt skapade användarnamn och lösenord används för att inloggning.
När får Edge inte användas för att spara inloggningsuppgifter?
- Tjänster som erbjuder inloggning med tjänstelegitimation, BankID eller motsvarande.
- Inloggningsuppgifter till administratörskonton.
- Inloggningsuppgifter till tjänster som inte är personliga, så kallade gruppinloggningar.
- Inloggningsuppgifter till privata tjänster och enheter. Kommunen har inget ansvar om inloggningsuppgifter förloras när anställningen upphör.
Bing är Microsofts sökmotor, där kan du söka efter information på internet.
Jobb-sökning
I Bing för jobb kan du hitta arbetsfiler och medarbetare genom att söka i adressfältet i Microsoft Edge eller från bing.com/work Länk till annan webbplats..
Frågor och svar
Den bruna portföljen visar att det är just Edge för företag.
Vill du inte se portföljikonen kan du gå till Inställningar i Edge under de tre prickarna högst upp i högra hörnet. Välj sedan Utseende i menyn och bocka ur Visa portföljikonen för arbetsprofiler.
Excel
OneDrive
Flera personer kan samtidigt arbeta i dokument som lagras i OneDrive, oavsett var de befinner sig rent geografisk, så länge de har tillgång till internetansluten enhet med webbläsare.¹
¹ Befinner du dig utomlands (utanför EU/EES) måste du ansluta till VPN i arbetsdatorn för att få tillgång till M365. I tjänstemobil går det inte att komma åt M365 utanför EU/EES. Ska du på tjänsteresa där du inte kan ta med dig arbetsdatorn och behöver M365 i tjänstemobilen kan du i förväg (via VPN/Skenet) ansöka om tillfällig dispens i Tjänsteportalen. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Har du egen dator och M365 installerat kan du synkronisera alla dina filer i OneDrive så att de är tillgängliga i utforskaren på datorn.
Detta kan du göra om du har en stor licens av Microsoft 365.
Du kan då enkelt flytta filer mellan H: och OneDrive och du har inte samma behov av att ladda upp och ner filer mellan H: och OneDrive. Lite förenklat kan man säga att du inte längre har något behov av H:.
Vissa förvaltningar har ersatt H: med OneDrive, de användarna har automatiskt OneDrive synkroniserat i sin utforskare.
Supportartiklar
Varje förvaltning beslutar om när H: ska avvecklas. När det bestäms kommer det att göras så att du i god tid får veta detta och hinner flytta filer till ett verksamhetssystem eller ett team. Du kommer få information och instruktioner som hjälper dig att göra rätt.
Synkroniserar du filerna till datorn så kan du arbeta med dem även när du är utan internet, så kallad "filer på begäran". Nästa gång datorn ansluts till internet synkroniseras alla ändringar till OneDrive i molnet igen.
Supportartiklar
OneNote
Har du problem med att OneNote 2016 äter upp utrymmet på din hårddisk?
OneNote 2016 skapar per automatik 2 st säkerhetskopior och laddar även ned filer och bilder automatiskt, vilket gör att stora anteckningsböcker kan ta upp väldigt mycket lagringsutrymme på din hårddisk.
Från och med 20 april 2021 är grundinställningen ändrad för förvaltningen utbildning och arbetsmarknad till att enbart ta 1 säkerhetskopia samt inte ladda ned filer och bilder.
För att minska lagringen kan du göra detta:
- Stäng ned anteckningsböcker du inte använder, då rensas automatiskt "cachen" (tillfällig minnesplats där datorn lagrar viss information för att den skall vara snabbt tillgänglig.)
- Se till att "ladda ned alla filer och bilder" inte är i bockad, under Arkiv-Alternativ-Synkronisera.
- Minska på antalet säkerhetskopior, under Arkiv-Alternativ-Spara och säkerhetskopiera.
- Den största boven är troligen säkerhetskopiorna, se till att rensa mappen för säkerhetskopior.
Instruktion
(1) Klicka på Arkiv
(2) Alternativ
(3) Välj Synkronisera
(4) Se till att "Ladda ned alla filer och bilder" inte är ikryssad.
(5) Gå till "Spara och säkerhetskopiera"
(6) Här är din mapp för säkerhetskopior, den behöver du i steg 9.
(7) Se till att minska antalet säkerhetskopior.
(8) Öppna utforskaren och klicka i adressfältet.
(9) Skriv in eller klistra in länken till din säkerhetskopiemapp (6).
Ersätt det gula med din sjuställiga kod: C:\Users\sjuställigkod\AppData\Local\Microsoft\OneNote\16.0\Säkerhetskopia
(10) I utforskaren - högerklicka på mappen och "ta bort" alla säkerhetskopior.
Om ni använder er av OneNote och lagrar den på H: kan det vara så att den inte syncar korrekt. Syncar den ej korrekt och man installerar om datorn tappar man allt som inte syncat, då det har enbart legat lokalt på datorn.
Nedan finns en instruktion hur man flyttar sin lokalt lagrade anteckningsbok till sin OneDrive i M365.
Denna guide funkar även när du ska flytta till en anteckningsbok i Teams. Om du har en anteckningsbok i Teams redan hoppa över steg 1 och 2. För att skapa en anteckningsbok i Teams följ denna guide Länk till annan webbplats.. Gå till anteckningsboken i Teams och gå till steg 3.
Instruktion
- Börja med att skapa en ny OneNote-anteckningsbok i din OneDrive (Logga in på microsoft365.com/login Länk till annan webbplats.), du lägger den var du vill, men förslagsvis kanske under mappen som heter Anteckningsböcker.
- Namnge den ex till samma som den du vill flytta till molnet, tryck skapa.
- Nu öppnas din OneNote i online-läge. Välj där att öppna den i appen i datorn.
- Dyker en "vill du öppna"-ruta upp, klicka på knappen "Öppna OneNote 2016".
- Nu har du öppnat anteckningsboken i OneNote 365.
Den lägger sig längst ned bland dina anteckningsböcker. Ser du ej listan till vänster klicka på "pin"-ikonen för att låsa fast menyn. - Nu ska du flytta dina anteckningar som ligger i din anteckningsbok som är lagrad på datorn till den nya som du nyss skapat i molnet.
Högerklicka på ett avsnitt och välj flytta eller kopiera.
Du kan även flytta avsnittsgrupper, har du många avsnitt kan du lägga dem i en avsnittsgrupp och flytta den till anteckningsboken i OneDrive. Högerklicka i så fall på en avsnittsgrupp och välj flytta. - Markera den nya anteckningsboken och välj flytta'
- Du måste göra detta med alla avsnitt eller avsnittsgrupper i den 'gamla' anteckningsboken.
- När du har flyttat alla avsnitt kan du gå in på OneNote Online och dubbelkolla så allt har hamnar där, det kan ta ett tag innan allt laddas upp i molnet/synkroniseras.
- Högerklicka och välj stäng på den gamla anteckningsboken.
- För att dubbelkolla var din OneNote är lagrad kan du högerklicka på anteckningsboken och välja Egenskaper (just ovanför stäng, se förra bilden).
- Står det plats: OneDrive - Skellefteå kommun vet du att den ligger i din OneDrive. Du kan då öppna den i OneDrive eller gå direkt till OneNote Online. Du kan även hämta OneNote i mobilen och få anteckningsboken dit.
Nedan finns en instruktion hur man flyttar sin anteckningsbok från ett team till ett annat team via OneNote 365 datorapplikation.
Innan du flyttar anteckningsboken, se till att du har skapat en genväg i din OneDrive på datorn till teamet filer (dit du vill flytta anteckningsboken), se nedanstående länk.
Instruktion
- Öppna anteckningsboken du vill flytta i OneNote 365.
Gå till anteckningsboken och klicka på i Teams på Öppna i webbläsare, i webbläsaren klickar du på knappen Redigering. - Klicka på Öppna i skrivbordsapp.
- Högerklicka på anteckningsboken du vill flytta.
- Klicka på Egenskaper.
- Klicka på Ändra plats.
- Klicka på OK.
- Välj den länkade mappen från teamet, dit du vill flytta din anteckningsbok.
- Klicka på Välj.
- Nu synkroniseras din anteckningsbok till det nya stället. Klicka OK.
Vänta till anteckningsboken synkroniserat klart, du kan dubbelkolla i teams under filer och dubbelkolla så allting är flyttat till nya stället.
OneNote för utbildning
Saknar du tillägget Anteckningsbok för klassen (Class Notebook) för OneNote datorapplikation?
Kontrollera att du har laddat ned tilläget OneNote-anteckningsbok för klassen. Länk till annan webbplats.
Instruktion för att aktivera tillägget
(1) Klicka på Arkiv
(2) Alternativ
(3) Välj Tillägg
(4) Klicka på Gå under Hantera COM-tillägg.
(4) Bocka i Class notebook
(5) Klicka på OK
Nu ska fliken för klassanteckningsbok dyka upp i din OneNote skrivbordsapplikation.
Outlook
Om resursen inte kan bokas av alla styrs behörighet via medlemskap i distributionslista.
Det går inte att ändra en bokning direkt i resursens kalender. Det går inte att dubbelboka en resurs. Om du gör en återkommande bokning och resurs är upptagen vid ett eller flera av tillfällena kommer samtliga bokningar att avslås.
Vissa bokningsbara resurser har administratörer som kan ändra direkt i kalendern. Då syns det under fliken tel/ant om du tar fram egenskaper på resursen i Outlooks adressbok. Om resursen saknar administratör kontaktar du Helpdesk när du vill att en bokning ska ändras manuellt. Vi behöver namnet på resursen, datum och tidpunkt.
Se kalender för rum eller resurs
Om du vill se tillgängligheten för ett rum eller en resurs kan du öppna den aktuella kalendern. Du kan inte boka rum eller resurs direkt i den aktuella kalendern om du inte har särskild behörighet.
1. I Outlookkalendern väljer du Lägg till kalender och klickar på Från rumslistan
2. Om det inte är ett rum du vill se kalendern för klickar du på Adressbok och väljer vilken sorts resurs du vill se.
Så här gör du för att boka ett rum
1. Markera tidsintervallet för bokningen i din egen kalender, högerklicka och välj Ny mötesförfrågan
2. Använd funktionen Hitta rum för att se vilka rum som är tillgängliga den tid du valt. Välj först Rumslista och sedan rum, det kan ta några sekunder innan tillgängliga rum visas. Klicka på det rum du vill boka. Du får även förslag på alternativa tider när det finns tillgängliga rum.
3. Vill du bjuda in ytterligare deltagare till mötet kan du skriva namnen i raden Obligatorisk eller valfri. Du kan också använda Schemaläggningsassistenten för att se personers tillgänglighet.
4. Välj vilken status du ska ha (visa som) och om du vill ha en påminnelse.
5. Ge bokningen en rubrik. Välj vilken status du ska ha (visa som) och om du vill ha en påminnelse. Klicka på Skicka
Så här gör du för att boka en resurs
1. Markera tidsintervallet för bokningen i din egen kalender, högerklicka och välj Ny mötesförfrågan
2. Välj Schemaläggningsassitenten och klicka på Lägg till deltagare.
3. Om det är fler personer som är med på samma bokning kan du lägga till dem här.
4. För att lägga till en resurs byter du adressbok till Resurser och väljer den resurs du vill boka
5. Kontrollera att resursen är tillgänglig den tid du vill boka den.
6. Välj Möte. Ge bokningen en rubrik. Välj vilken status du ska ha (visa som) och om du vill ha en påminnelse. Klicka på Skicka
Så här sätter du behörighet på t.ex din inkorg eller kalender. Vilket gör så att en eller flera kollegor kan få åtkomst till den mappen i din postlåda.
1. Ta fram mapplistan i Outlook genom att klicka på Mappar längst ner till vänster i Outlook
2. Högerklicka på den mapp som du vill dela ut och välj Egenskaper.
I detta exempel sätter vi ny behörighet på vår kalender.
Principen är densamma på övriga mappar i din postlåda.
3. Välj fliken behörighet. Tilldela därefter valfri behörighet till användare som du vill ge åtkomst. De olika behörighetsnivåerna förklarar i mångt och mycket sig själva.
Var aktsam när du tilldelar behörighet så att rätt användare får önskad behörighet.
I exemplet nedan har vi tilldelat behörigheten ”Publicerande redaktör” till en användare som heter ”Test Användare”. Syftet med detta är att den användaren ska kunna redigera i vår kalender fullt ut.
Behörigheten ”Ledig/upptagen” som ”Standard” innebär att alla användare kan se om du är ledig eller upptagen. Något du normalt sett inte ska ändra eftersom att andra användare då inte längre kan se din tillgänglighet när de ska göra en bokning.
Så här gör du för att spara mail så att du kan skicka dessa vidare
OBS! Detta är en intern handledning och endast avsedd för medarbetare på Skellefteå kommun. Den får inte spridas externt
Sök rätt på det mail du vill spara och markera det.
Klicka på ”Arkiv” → ”Spara som…”
Välj lämplig mapp att spara mejlet i, förslagsvis skapar du en ny mapp.
Sök fram resterande mejl och spara dom till samma mapp.
När alla mejl är hittade och sparade tar du fram ett nytt mejl och bifogar de sparade mejlen. Klicka på ”Bifoga fil”. Nu kommer de senaste filerna att dyka upp i listan, så antingen markerar du en och en eller så klickar du på ”Bläddra i den här datorn…” som finns längst ned.
Navigera till mappen du sparade mejlen i, markera alla och klicka på ”Infoga”.
Skicka mejlen till den som ska ha dom.
Besvara mötesinbjudan med något av alternativen nedan och skicka svar.
- ✔ Acceptera = Jag deltar
- ❔ Preliminärt = Jag kanske deltar
- ❌ Tacka nej = Jag deltar inte
- 🕒 Föreslå ny tid = Om du vill hitta och föreslå en ny tid för mötet
- Om du vill kan du besvara mötesinbjudan med ett meddelande.
I Outlook datorapplikation väljer du "Redigera svaret innan det skickas" annars väljer du "Skicka svaret nu".
Outlook datorapplikation
För Outlook datorapplikation: Använd "Skicka svaret nu" när du svarar på en inbjudan. Om du väljer "Skicka inget svar", ser inte organisatören av mötet eller andra deltagare vad du har svarat under uppföljning.
Outlook på webben
När man försöker göra en rumsbokning innan kl. 8.00 så får man inte upp förslag på rum i ”Rumssökaren”. Listan blir tom enligt bild nedan.
Detta beror på att dina arbetstider är mellan 8-17. För att ändra så att det ska gå att boka rum innan kl. 8.00 så klickar du på Arkiv -> Alternativ
Klicka på Kalender. Klicka på Starttid och välj t.ex. kl. 06.00 och ev. en senare Sluttid. Klicka sedan på OK.
Nu ser kalender lite annorlunda ut jämfört med tidigare. Det vita området i kalendern är den tid som är ”arbetstid”. Det kan ta upp till en minut innan ändringen slår igenom så försök inte boka för
snabbt efter ändringen.
Gör man en bokning nu så ska man se rum igen.
Funktionsbrevlådor fungerar inte
Har du tillgång till funktionsbrevlådor kan Outlook begära inloggningsuppgifter vid uppstart. Det beror på att funktionsbrevlådan tidigare varit inlagd på ett felaktigt sätt.
1. Kontrollera om det står en e-postadress till en funktionsbrevlåda, inte till din egen e-postadress.
2. Rutan går att klicka bort genom att trycka på avbryt, men för att åtgärda problemet behöver du följa instruktionen nedan:
Kontrollera funktionsbrevlådan
Så här gör du för att kontrollera om du har anslutit till funktionsbrevlådan på fel sätt.
1. Öppna Outlook, gå till Arkiv
2. Klicka på Kontoinställningar
3. Kontrollera att det bara finns en e-postadress under fliken E-post.
4. Om det finns en annan adress (t.ex en funktionsbrevlåda), så innebär det att den är felaktigt ansluten. Markera den och klicka på Ta Bort, och stäng sedan fönstret till kontoinställningar.
5. Kopplingen till funktionsbrevlådan är nu borttagen.
För att lägga till brevlådan korrekt igen följer du instruktionen som du hittar här.
Om det inte går att skicka e-post med funktionsbrevlåda som avsändare är det troligen för att funktionsbrevlådan inte är flyttad till Microsoft 365. Kontakta i så fall Helpdesk.
Användare med liten licens, alla som har delad dator, kan inte se e-post och kalender i den installerade Outlook på datorn utan använder sig av Outlook i webben (microsoft365.com/login Länk till annan webbplats.), eller Outlookappen i tjänstetelefonen.
Öppnar användare med liten licens (delad dator) Outlook i datorn möts de av ett felmeddelande att "något gick fel".
Om Outlook begär inloggningsuppgifter när programmet startas:
- Ange ditt användarnamn och ditt starka lösenord. Det starka lösenordet är det lösenord som du använder om du loggar in på datorn utan kommunID-kortet.
- Kontakta Helpdesk för att få hjälp med lösenordsbyte.
- Kryssa i rutan ”Kom ihåg detta” innan du klickar OK för att inte behöva göra detta vid varje uppstart av Outlook.
Om ovanstående punkter inte hjälper följ instruktionen nedan:
1. Gå till fliken Arkiv i Outlook. Välj alternativet Info och klicka på Kontoinställningar.
2. Här ska det bara finnas en rad och det är anslutning mot din personliga postlåda. Ta bort eventuellt andra rader.
3. Klicka på Ändra.
4. Klicka på Fler inställningar.
5. Ta bort anslutning till eventuella postlådor du inte längre behöver. Här ska det enbart finnas funktionsbrevlådor som du behöver och har behörighet till.
6. Klicka OK.
7. Klicka på Nästa.
8. Klicka på Klar.
En annan variant är att Outlook har kvar anslutning mot Samarbetsyta som inte längre finns eller som du inte längre har behörighet till.
9. Klicka på SharePoint-listor. Ta bort ev anslutningarna så att listan blir tom.
Vi gör vad vi kan för att uppdatera vårt filter för oönskad e-post (exempelvis spam eller virus). Tyvärr kan det i bland ändå komma in oönskade brev till din inkorg. Om du får ett sådant mejl ska du bara radera det.
Förutom reklam kan det vara olika typer av bedrägeri eller sabotageförsök. Där avsändaren exempelvis försöker få dig att avslöja personuppgifter som användarnamn, lösenord och kontonummer. Du ska inte besvara dessa brev och självklart aldrig lämna ut några personuppgifter. Problemet förekommer, i olika skepnader, precis hela tiden och drabbar alla i någon omfattning. Försiktighet gäller därför alltid och inte bara när specifikt hot återges i media eller varning visas på vårt egna intranät.
Avsändaren kan ibland uppfattas som legitim, utge sig för att vara ett känt företag eller en bekant person. I vissa fall kan det t.o.m se ut som att det du själv skickat brevet.
Du ska aldrig öppna en bilaga eller en länk i ett misstänkt e-postbrev. Dessa kan innehålla kod som är skadlig för vår IT-miljö. Om du har öppnat en bifogad fil eller klickat på en länk i ett misstänkt mejl kontaktar du Helpdesk.
Numera har vi ett extra virusskydd på alla datorer. Vilket minskar risken för att skadlig kod ska kunna köras på din dator.
Skapa SPAM-regel i Outlook
Tyvärr kan det i bland komma in oönskade brev till din inkorg. Om du tycker att detta är besvärande kan du skapa en regel som sorterar undan brev som märkts med ex. SPAM i ämnesraden.
Klicka på fliken ”Start” i Outlook. Välj ”Regler” och ”Hantera regler och aviseringar...”.
Välj "Ny regel"
Välj "Flytta meddelanden med specifika ord i ämnesraden till en mapp" och klicka på Nästa
Klicka på "specifika ord" i den nedre rutan
Lägg till de ord du vill ska trigga regeln, Lägg till och tryck sedan OK
Klicka på ordet "namn" i den nedre rutan
Välj vilken mapp du vill flytta mailen till och tryck OK. I exempled nedan flyttas de till Borttagna objekt
Klicka sedan på Slutför så är regeln klar
För att se vad deltagarna har svarat börjar du med att öppna mötet i Outlookkalendern. Alla inbjudna till mötet inom Skellefteå kommun kan se uppföljning.
- Välj fliken uppföljning.
- Där ser man deltagarnas namn samt deras svar.
Uppföljning Outlook datorapplikation
Uppföljning Outlook på webben
Under uppföljning i datorapplikationen | Under uppföljning på webben | Deltagarnas svar | Betydelse |
|---|---|---|---|
Inga | Svarade inte | Inte svarat ännu. | Deltagaren har inte svarat på mötet ännu. |
Inga | Svarade inte | "Skicka inget svar" | Har antigen tackat ja, preliminärt eller nej. Det är bara deltagaren själv som ser vad hen svarat |
Accepterat | Ja | Valt ✔ Accepterat | Kan delta på mötet. |
Preliminärt | Kanske | Valt ❔ Preliminär | Kan kanske delta på mötet. |
Avböjt | Nej | Valt ❌ Tacka nej | Kan inte delta på mötet. |
Du kan själv ändra signaturen om exempelvis din titel är svår att tolka för mottagaren.
Inställningarna för signaturen finns under alternativ och e-post i Outlook.
Med regler kan du flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden automatiskt. Du kan också använda regler för att spela upp ljud, flytta meddelanden till mappar och se avisering om nytt objekt.
Om du skapat ett möte med många deltagare och inte vill få alla svar i inkorgen men fortfarande vill veta vem som har svarat på din mötesinbjudan kan du:
Skapa en regel på ämnesraden och flytta till en specifik mapp:
- Gå till Inkorgen i Outlook datorapplikation och välj Regler. Du kan även söka efter Regel.
- Klicka på Skapa regel... ställ sedan in dina villkor. Exempelvis:
- Om ämnesraden innehåller en viss text så
- Flytta objekten till mappen. Klicka på välj mapp och välj en ny eller befintlig mapp. Vill du inte spara svaren kan du välja Borttagna objekt, för att slänga dem i skärpkorgen direkt.
- Klicka OK.
Kontrollera så att funktionen är aktiverad i Outlook.
Den här funktionen finns inte i nya Outlook eller Outlook på webben. Där får du själv skapa en mapp och manuellt lägga till dina kollegor.
Mejl från vissa avsändare kommer inte fram
Exempel på orsaker:
- Lagt in legitim adress i listan spärrade avsändare.
- Av misstag skapat en regel som flyttar mejl.
- Aktiverat gruppering eller felaktig vy i Inkorgen.
Spärrade avsändare
Du hittar inställningarna för Spärrade avsändare under startfliken och skräppost. Klicka på skräppostalternativ…
Välj fliken Spärrade avsändare. Listan är som standard tom
Regler
Du hittar alternativet Regler under fliken start i Outlook.
Klicka därefter på Hantera regler och aviseringar…
Vi har en standardregel som kan finnas på alla brevlådor. Den regeln heter Radera kategorier för inkommande e-post (rekommenderas). Den regeln behöver inte ändras eller tas bort.
Gruppering
Går att inaktivera på ett par olika sätt. Ett sätt är att ställa sig i Inkorgen och därefter högerklicka på listan med kolumner. Välja Ordna efter och bocka sedan ur alternativet Gruppera.
Man kan också återställa vyinställning till standard
Ställa dig i Inkorgen och därefter högerklicka på listan med kolumner. Välj Vyinställningar
Klicka på Återställ standardvy
Nya Outlook på datorn
Nedan ser du frågor och svar som hör till nya Outlook på datorn.
Nya Outlook och Outlook på webben är väldigt lika, så hittar du inte svaret här kan du kolla under Outlook på webben.
Använd den här metoden om du vill visa och hantera e-post från din egen postlåda och den delade postlådan i Nya Outlook på datorn.
Den delade postlådan och dess mappar hamnar i vänstra navigeringsrutan varje gång du öppnar nya Outlook.
Instruktion
Börja med att öppna Nya Outlook i datorn.
- Högerklicka på din e-postadress.
- Välj Lägg till delad mapp eller postlåda.
- Börja att skriva e-postadressen till den postlåda som du vill öppna. Välj postlådan. Hittar du inte brevlådan genom att skriva e-postadressen kan du välja Sök i katalog.
- Klicka Lägg till.
- Brevlådan syns nu i din Inkorg under Delad med mig.
Outlook på webben
Nedan ser du frågor och svar som hör till Outlook på webben, även kallad Outlook webbapp.
Gå till Outlook på webben Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Klicka på din profil, och välj sedan "öppna en annan postlåda".
Skriv in e-postadressen till funktionsbrevlådan som du vill ansluta till. En ny flik kommer att öppnas och du kommer då till funktionsbrevlådans Outlook. (OBS! du behöver ha behörighet till funktionsbrevlådan för att kunna öppna den).
I funktionsbrevlådans Outlook, klick på kugghjulet.
%20m365_outlook_autosvar_03.png)
Under "e-post" väljer du "autosvar". Klicka på "Aktivera automatiska svar" för att administrera autosvar till funktionsbrevlådan.
Det finns många sätt att komma åt Outlook på webben, även ibland kallad Outlook Online.
- Du kan klicka på e-postikonen på Insidan, uppe i högra hörnet.
- Du kan klicka på Outlook-ikonen bredvid adressfältet i webbläsaren Edge.
- Du kan logga in på microsoft365.com/login Länk till annan webbplats. och där välja Outlook.
Outlook på webben i aktivitetsfältet och startmenyn på dator
Du kan också lägga till webbappen som en genväg i Startmenyn eller i aktivitetsfältet i datorn. På så sätt blir det väldigt likt hur du tidigare öppnat Outlook. Instruktioner för hur du lägger till en webbapp finns under Outlook frågor och svar. Länk till annan webbplats.
Besvara mötesinbjudan med något av alternativen nedan och skicka svar.
- ✔ Acceptera = Jag deltar
- ❔ Preliminärt = Jag kanske deltar
- ❌ Tacka nej = Jag deltar inte
- 🕒 Föreslå ny tid = Om du vill hitta och föreslå en ny tid för mötet
- Om du vill kan du besvara mötesinbjudan med ett meddelande.
I Outlook datorapplikation väljer du "Redigera svaret innan det skickas" annars väljer du "Skicka svaret nu".
Outlook datorapplikation
För Outlook datorapplikation: Använd "Skicka svaret nu" när du svarar på en inbjudan. Om du väljer "Skicka inget svar", ser inte organisatören av mötet eller andra deltagare vad du har svarat under uppföljning.
Outlook på webben
Denna instruktion gäller för användare med liten licens, som används i huvudsak av medarbetare som har en delad dator eller en telefon, men med vissa undantag.
Får du meddelande om att ”Kvoten har överskridits, ditt konto ligger över gränsen” eller inte kan skicka och ta emot e-post?
När du börjar närma dig gränsen för lagring i din e-postbrevlåda (2 GB) får du meddelanden om att ditt lagringsutrymme är på väg att ta slut. ”Kvoten har överskridits, ditt konto ligger över kvotgränserna”. Om du går över gränsen kommer du inte längre kunna skicka eller ta emot e-post. Personer som skickar e-post till dig får ett felmeddelande om att din postlåda är full som svar.
Du måste själv minska storleken på din e-postbrevlåda genom att rensa bort gamla meddelanden. Ett första steg är att tömma mappen Borttagna objekt men beroende på hur många meddelanden du har kan du även behöva tömma Inkorgen.
Hur kontrollerar jag storleken på min e-postlåda via Outlooks online (webbapp)?
Har du tillgång till Insidan kan du klicka på e-postikonen högst upp. I annat fall loggar du in på microsoft365.com/login Länk till annan webbplats. och öppnar Outlook.
- Klicka på ⚙ kugghjulet
- (detta steg behövs inte längre, gå till 3)
- Klicka på Allmänt
- Klicka på Lagring
- Här kan du se hur stor din e-postbrevlåda är. I detta fall anges storleken i GB och du behöver komma under 1,8 GB. Från den här menyn kan du även tömma Borttagna objekt.
%20m365_outlookonline_kontrollerastorlek_2.png){kind=small}
Hur kan jag minska storleken på min e-postlåda?
- Det enklaste sättet att minska storleken är att tömma Borttagna objekt.
- Har du mycket i inkorgen kan du sortera den från äldsta till nyaste genom att klicka på den lilla pilen i menyn över listan med mejl. Markera gamla mejl och ta bort dom.
- Om du skapat en egen arkivmapp kan du gå igenom den och se om det finns information du kan ta bort.
- Mejl med bilagor och bilder tar stor plats. Du kan spara ner bilagorna till OneDrive eller H: och sen ta bort mejlet.
- Kom ihåg att tömma Borttagna objekt igen!
För att lägga till Outlook på webbeni Windows aktivitetsfält och startmeny använder funktionen "installera den här webbplatsen som en app" i webbläsaren Microsoft Edge.
Börja med att öppna webbläsaren Edge och gå till Insidan.
- Klicka på E-post längst uppe i högra hörnet på Insidan. Outlook på webben öppnas nu i en ny flik i webbläsaren.
- Klicka på de tre prickarna överst till höger i Edge.
- För muspekaren över Appar.
- Klicka på Installera Outlook (PWA).
- Klicka på Installera.
- Välj var du vill fästa appen och om den ska starta automatiskt när du startar datorn.
- Klicka på Tillåt.
- Om du i steg 6 valde att fästa appen i Aktivitetsfältet hittar du den nu där.
- När du klickar på Windowsknappen ser du din startmeny och Outlook (PWA), om du valde detta i steg 6.
Med regler kan du flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden automatiskt. Du kan också använda regler för att spela upp ljud, flytta meddelanden till mappar och se avisering om nytt objekt.
Om du skapat ett möte med många deltagare och inte vill få alla svar i inkorgen men fortfarande vill veta vem som har svarat på din mötesinbjudan kan du:
Skapa en regel på ämnesraden och flytta till en specifik mapp:
- Gå till Inkorgen i Outlook på webben eller nya Outlook i datorn. Markera ett mejl du vill sätta en regel på och välj Skapa regel.
- Här kan du ställa in om du vill att meddelande från specifika personer hamnar i en specifik mapp. För fler möjligheter klicka på "Fler alternativ".
- Namnge din regel.
- Lägg till ett eller flera villkor. Exempelvis: Om ämnet innehåller en viss text så...
- Lägg till en eller flera åtgärder. Exempelvis Flytta till och välj en befintlig eller skapa en ny mapp (Övrigt i mitt fall). Vill du inte spara svaren kan du välja Borttagna objekt, för att slänga dem i skärpkorgen direkt.
- Välj om du vill eller inte vill köra regeln på de melj som finns i inkorgen nu.
- Klicka Spara.
Supportartikel från Microsoft:
Se först till att du har anslutit en delad postlåda i din Outlook på webben.
Gå till Outlook på webben, via e-postikonen på Insidan eller microsoft365.com/login Länk till annan webbplats..
- Välj Nytt e-post ovanför. Ett nytt meddelandeformulär visas i läsfönstret.
- Klicka på Alternativ
- Välj sedan Visa från. Det här alternativet visar att mottagarna ser att e-postmeddelandet kommer från den delade postlådan och inte från ditt eget e-postkonto.
- För att skicka meddelande från funktionsbrevlådan måste du klicka på Från.
- Första gången väljer du Annan e-postadress och funktionsbrevlådan. Senare, visas namnet på den delade postlådan under från och du kan välja den.
- Om du vill lägga till mottagare skriver du namnet på någon som finns med i kontaktmappen eller organisationens adresslista, eller skriver e-postadressen i rutan Till eller Kopia.
- Skriv ett ämne.
- Skriv själva meddelandet som du vill skicka.
- När du är redo att skicka i väg meddelandet klickar du på Skicka.
Övrigt
Nedan följer frågor och svar som är mer allmänna och inte hör till Outlook datorapplikation eller webbappen.
Öppna Internet Explorer eller annan webbläsare
Skriv in adressen https://outlook/ecp Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Skulle inte den fungera går det även att använda http://ske-exch01/ecp Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Man får då en säkerhetsvarning, men det är bara att klicka på Avancerat och
sedan Fortsätt till ske-exch01 (ej säker).
Logga in med ditt användarnamn och lösenord
Väl inloggad (bild ovan) så ser du en lista över alla grupper med e-postadress (även de som är dolda i adressboken) men du kan bara administrera de grupper som du har behörighet att göra detta på.
Markera den grupp du vill lägga till eller ta bort medlemmar på och klicka på pennan
I rutan som kommer upp så klickar du på Medlemskap så kan du lägga till eller ta bort användare i gruppen.
Klicka på Spara när du är klar.
Observera att det kan ta upp till en timme innan allt synkats klart och användaren lagts till
- Under Lägg till plats har jag lagt till E9, som ser tillgängligt ut i kalendern.
- Då dyker ett meddelande upp att rummet enbart kan bokas av vissa grupper.
- Skickar jag iväg bokningen kommer jag få ett svar från rummet att Din mötesförfrågan har avböjts. Du saknar behörighet att boka den här resursen.
- Även om rummet har Avböjt hamnar mötet i din kalender. Om du klickar på mötet i din kalender och väljer Uppföljning ser du att rummet tackat Nej.
Bokningsbara rum i Stadshuset
I Stadshuset finns det ett flertal rum som alla medarbetare i kommunen kan boka, du hittar dem på sidan nedan:
När du bokar ett möte kommer Outlook att automatiskt minska mötestiden med 5 eller 10 minuter, beroende på hur långt mötet är. Detta ger dig och dina kollegor en chans att ta en paus, byta plats, förbereda er eller följa upp. Det hjälper även mot att möten läggs kloss an efter varandra. Slutar ett möte tio i boka gärna nästa möte först vid heltimme. Då hinner första mötet avslutas och rummet vädras ur lite.
Du kan alltid ändra mötestiden manuellt om du vill, men Outlook kommer att föreslå den kortare tiden som standard.
- När du skapar ett möte som är mindre än en timme gör Outlook per automatik bokningen 5 minuter kortare.
- Är mötet 1 timme eller längre, förkortas mötet med 10 minuter.
I Outlook när du bokar ett möte kan du sortera på flera olika funktioner, vi går igenom vilka nedan:
- Sök efter ett rum eller en plats och välj
- Bläddra med hitta rum
- Under Byggnad väljer du vilken byggnad och var i byggnaden du vill hitta rum.
- Under Kapacitet väljer du hur många som ska få plats i rummet.
- Under Funktioner kan du välja flera olika alternativ beroende på dina önskemål.
Ljud - rummet är utrustat med mikrofon och högtalare
Display - rummet har en tv eller projektor
Video - rummet är ett Teams-rum
Tillgänglighetsanpassat - är anpassad för rullstol.
Dörr - rummet har en dörr.
Whiteboard - rummet är utrustat med en eller flera whiteboard.
Swytch - för digitala möten med ex. Sefos, Skype eller Zoom.
Hörselslinga - rum utrustade med hörselslinga. - När du kan boka rummet är det grönt och det står Tillgängligt.
- När rummet är upptaget är texten röd och det står Ej tillgänglig.
- Under Schemaläggningsassistenten kan du även se när rummet är tillgängligt eller inte.
Stream
Under varje video finns information om videon. Om ägaren skrivit in information om videon ser ni i webbläsaren texten (1) Visa mer, klicka där för att se all information om videon. På bilden nedan är det exempelvis inskrivet länkar till PowerPoint-presentationen som visas i videon.
I menyn till vänster kan ägaren ha aktiverat (2) kapitel, där ser ni rubrik och tidsstämpel för innehållet, klicka på ett kapitel för att gå till den tiden i videon.
- I Stream på SharePoint söker du efter videofiler på samma sätt som du hittar andra filer i M365. Klicka på 🔎 förstoringsglaset i Sök-rutan högst upp, skriv videons namn och klicka enter för att visa fler sökresultat.
- Du kan filtrera efter Alla, Nyligen öppnade, Delat samt Favoriter
- Filtrera efter nyckelord för att hitta specifika videos
- Du kan även filtrera efter Aktivitet och Tid.
Teams
Chatten kan användas för mer informell och direkt kommunikation. Det som skrivs i kanalerna bör hållas till sådant som rör alla och som är mer statisk information som ni vill kunna återgå till.
Chattar kan vara mellan två personer eller mellan grupper. Gruppchattar kan namnges vilket kan vara praktiskt för att hålla ordning på vad som diskuteras var. Det går att lägga och ta bort deltagare i en pågående chatt.
Det är lätt att mycket av den dagliga kommunikationen sker i chattar. Eftersom endast de som är med i chatten kan läsa innehållet är det därför att föredra att kommunikation sker i kanaler, då blir informationen mer transparent.
Du kan även starta en chatt med en eller flera externa kontakter genom att skriva in personens e-postadress. Här (YouTube) finns en instruktion hur du gör för att chatta med externa. Länk till annan webbplats.
Processteam (K-)
Processteamen är den viktigaste kategorin eftersom det är där information kopplad till verksamheten ska sparas.
Ordet process kan ha olika betydelser och syftar här på de olika uppdrag som kommunen ska utföra.
Processteamen är uppbyggda enligt en nationell struktur som heter ArkivKlassa. Genom att använda ArkivKlassa lagras informationen på ett sätt som inte påverkas av omorganisationen i kommunen. Det är ett mer långsiktigt hållbart system än att som tidigare lagra information med utgångspunkt i vilken organisatorisk del av kommunen vi tillhör.
Genom processteamen kan vi samla all informationen om en viss process och göra den tillgänglig för alla i kommunen. Det innebär till exempel att två personer som jobbar med samma sak men på olika förvaltningar kan få tillgång till samma information och kommunicera med varandra.
Processteamen kommer också att vara kopplade till kommande dokumenthanteringssystemet som kommer möjliggöra att det blir enklare att hitta information och att kommunen kan automatisera gallring och arkivering av information.
- Medlemmarna arbetar i samma kommunala process. I processteamen finns information kopplat till det värdeskapande arbetet.
- Information som finns i öppna kanaler i processteam är möjlig att hitta och läsa för alla i kommunen men bara de som är medlemmar i teamet kan redigera informationen.
- Dokument som rör verksamheten, processen, det vi arbetar med i dag. Här ska större delen av din information ligga och dessa ersätter i stor utsträckning H: och G:. Alla processteam finns listade på Insidan under Team, i menyn högst upp i högra hörnet.
- Gäster från andra myndigheter eller annan organisation tillåts inte.
- Teamet har ingen bestämd livslängd.
- Ingen äger ett processteam men strukturen över vilka team som finns ägs av KLK och förvaltas av IT och verksamhetsutveckling.
- Processteam har en mörkblå ikon med ett vitt K.
Organisationsteam (O-)
Ett organisationsteam används för den information som behövs för samordning av gruppen, avdelningen eller förvaltningens arbete. Den vanligaste användningen för organisationsteam är Arbetsplatsträffar.
I organisationsteam får inte information som hör hemma i processteam lagras.
- Medlemmarna tillhör samma organisatoriska grupp, till exempel en avdelning.
- Information som finns i Organisationsteam är bara tillgänglig för medlemmar i teamet.
- Exempelvis grupp eller avdelningsteam för arbetsplatsträffar, med information och material från exempelvis APT, veckouppdateringar och andra trevligheter.
- Gäster från andra myndigheter eller annan organisation tillåts inte.
- Teamet har ingen bestämd livslängd.
- Ägare av organisationsteam och vilka team som ska finnas bestäms av respektive förvaltning.
Samarbetsteam (S-)
Samarbetsteam kan ses som en blandning mellan organisationsteam och projektteam. Teamen har ingen bestämd livslängd men är inte kopplade till en särskild organisation. Teamen används när det inte finns en process och det är därför viktigt att först fundera om den information som ska behandlas i teamet istället ska ligga i ett processteam.
- Medlemmarna tillhör olika organisatoriska grupper men samarbetar kring ett ämne som inte finns i en process i ett processteam.
- Information som finns i Samarbetsteam kan vara tillgänglig för alla eller bara för medlemmar i teamet.
- Gäster från andra myndigheter eller annan organisation tillåts.
- Teamet har ingen bestämd livslängd.
- Exempelvis bestående team för samarbete som består över en längre period. För samarbete över organisationsgränser, exempelvis Alla i Hjorten.
Projektteam (P-)
Projektteam används till tidsbegränsade projekt och utredningar. När teamet avslutas ska informationen arkiveras enligt gällande regler eller flyttas till rätt processteam.
- Medlemmarna samverkar kring ett projekt och kan tillhöra olika organisatoriska grupper.
- Information som finns i Projektteam kan vara tillgänglig för alla eller bara för medlemmar i teamet.
- Material så som mallar, bilder, filmer, dokument etc. för det angivna projektet.
- Gäster från andra myndigheter eller annan organisation tillåts.
- Teamet finns under projektets livslängd.
- Exempelvis tidsbegränsade team som projekt, kortare uppdrag och utredningar.
- Klicka på Team i vänstra menyn.
- Klicka på plustecknet ➕ för att gå med i ett team.
- Klicka på Anslut till teamet
- Skriv in teamkoden till teamet.
Teamkoder hittar du under ikonen Teams uppe i högra hörnet här på insidan. - Klicka på Lägg till team.
Gå med i ett team via mobil
- Klicka på Team längst ned i menyn.
- Klicka på tre prickar längst upp i högra hörnet.
- Klicka på # Anslut till ett team med en kod
- Skriv in teamkoden till teamet.
Teamkoder hittar du under ikonen Teams uppe i högra hörnet här på insidan. - Klicka på Anslut.
Gå med i ett team som gäst hos oss
I exempelvis Projekt (P-) och Samarbetsteam (S-) kan vi bjuda in gäster. De kan inte använda den installerade Teams-appen utan gästen måste använda teams via webbläsaren. Nedan finns en PDF som kan ses av alla.
Instruktion
Börja med att öppna Teams-appen eller gå in i Teams via M365 (microsoft365.com Länk till annan webbplats.).
1. Gå till det team som du vill synkronisera filer från.
2. Klicka på den kanal du vill synkronisera.
3. I flikmenyn klickar du på fliken Filer.
4. Klicka på Lägga till genväg i OneDrive.
6. Gå till OneDrive för att se din genväg under Mina filer.
7. Mappen får en länksymbol (🔗) i ena hörnet för att visa att det är en genväg.
Du kan nu, i din OneDrive, se filer från ett team som även andra har tillgång till.
8. Vill du jobba med Teams-filer i din arbetsdator kan du synkronisera OneDrive-mappen genom att klicka på Synkronisera.
9. Mappen får samma namn som kanalen, i OneDrive i webbläsaren under delning ser du vem som är ägare. I OneDrive i utforskaren i datorn visas inte ägare.
Jobba offline med filerna
Man kan även jobba offline med filerna i en arbetsdator (ej privat) vid behov, läs mer på Microsoft support om "filer på begäran". Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Hur du tar bort mappen från OneDrive
För att ta bort den länkade mappen från din OneDrive högerklickar du på den och tar bort/tar bort genväg, då försvinner länkningen i din OneDrive. Alla filer finns kvar i teams.
Du kan göra så att mappar från ett Teams visas i utforskaren i datorn. I den här instruktionen visar vi hur du kan synkronisera filer från en kanal i ett team till utforskaren.
Det finns två sätt att synkronisera filerna i utforskaren. Vi rekommenderar ovanstående instruktion "Skapa genväg till Teams-filer i din OneDrive", då får du en länkad mapp i din OneDrive.
Med instruktionen nedan hamnar mapparna istället under Skellefteå kommun, de är svårare att ta bort den länkningen.
Att synkronisera filerna till utforskaren underlättar till exempel om man vill kunna dra och släppa filer direkt från utforskaren mellan mappar utan att behöva gå in i teamet. Man kan även jobba offline med filerna vid behov, läs mer på Microsoft support om "filer på begäran". Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Det går enbart att synkronisera filer till arbetsdatorer.
Det går inte att synkronisera till privata datorer.
Instruktion
Börja med att öppna Teams-appen eller gå in i Teams via M365 (microsoft365.com Länk till annan webbplats.)
1. Gå till det team som du vill synkronisera filer från.
2. Klicka på den kanal du vill synkronisera.
3. I flikmenyn klickar du på fliken Filer.
4. Klicka på Synkronisera. Ett fönster öppnas där det står "förbereder för synkronisering...". OneDrive kopplar ihop Teams-mappen i utforskaren i din dator.
OBS! Fungerar inte steg 4? gör då enligt steg 5.
5. Klicka på Öppna i SharePoint. Ett nytt webbfönster med den fil-ytan du valt öppnas. Klicka på Synkronisera.
6. Klart! Nu lägger sig din mapp och ev undermappar inklusive filer i utforskaren under Skellefteå kommun.
Se instruktionen nedan "Ändra synkroniseringsinställningar för dina Teams-filer" för en instruktion hur du stoppar synkronisering av mapparna.
Om du vill ändra mapparna som synkroniseras för ett Team, eller sluta synkronisera alla filer, följer du följande anvisningar:
1. Klicka på den blå OneDrive-molnikonen i meddelandefältet i Windows-aktivitetsfältet.
(Eventuellt måste du välja pilen Visa dolda ikoner bredvid meddelandefältet för att OneDrive-ikonen ska bli synlig. Om ikonen inte visas i meddelandefältet kanske OneDrive inte körs. Välj Start, skriv OneDrive i sökrutan och välj sedan OneDrive i sökresultaten.)
2. Välj kugghjulet ⚙ upp i högra hörnet ➡ klicka på ⚙ Inställningar ➡ Inställningar.
3. Klicka på fliken Konto för att se en lista med alla filer från Team som synkroniseras.
4. Om du vill ändra vilka mappar som synkroniseras klickar du på Välj mappar och väljer sedan de mappar du vill synkronisera. Om du vill sluta synkronisera mappar klickar du på Stoppa synkronisering intill Teamets namn. (Kopior av filerna finns kvar på din dator. Du kan ta bort dem om du vill.)
Har du problem med segt internet eller dålig ljudkvalité?
Testa då att stänga av inkommande video, då tar inte Teams emot alla mötesdeltagares kameror. Detta sparar på bandbredd och kan leda till bättre möteskvalité för dig. Det påverkar ingen annan i mötet och de med bra bandbredd behöver inte stänga av sina kameror.
Klicka på de tre prickar och längst ned på "Stänga av inkommande video".
Chatten i Teams går att använda för att kommunicera med personer utanför Skellefteå kommun om den organisationen använder Teams eller Skype.
För att starta en chatt med en extern kontakt klickar du på Ny chatt (1) (snabbkommando CTRL+N) och skriver in e-postadressen under Till (2). Du kan även skapa gruppchattar med externa kontakter genom att skriva in fler e-postadresser eller lägga till en medarbetare från kommunen.
För dig kommer chatten synas bland dina övriga chattar men med en liten symbol (3) som visar att den är extern kontakt. Den du chattar med kommer att se meddelandet i antingen Teams eller Skype beroende på vilket program som används.
Du kan inte skapa chattar med privata adresser utan det måste vara företag eller organisationer som använder Teams eller Skype.
Det går inte att chatta externt med privata skype - användare.
Walkie-talkie i Teams är en funktion som möjliggöra röstkommunikation med grupper. Funktionen är så kallad Push-to-talk (PTT) vilket innebär att användaren trycker in en knapp och pratar och alla som är inkopplade på samma kanal hör meddelandet direkt.
Walki-talkie i Teams ingår utan extra kostnad. Eventuell kostnad för mobildata tillkommer.
Endast Androidtelefoner har stöd för funktionen.
För att få bäst funktion bör telefonen ha dedikerad hårdvaruknapp. Just nu finns ingen sådan telefon i kommunens utbud.
Walkie-talkie är fortfarande i public preview vilket innebär att det kan bli förändringar i tjänstens utformning och tillgänglighet.
Förutsättningar för att kunna använda Walkie-talkie
- M365-konto
- Teamsappen installerad på en Androidtelefon
- Ett gemensamt team för de personer som ska kommunicera med Walkie-talkie
- Tillgång till team och kanaler ansvarar respektive förvaltning för.
- Walkie-talkie använder mobildata om telefonen inte är kopplad till Skemobile.
Instruktioner
För att kunna använda Walkie-talkie behöver du först installera Teamappen på telefonen. Funktionen Walkie-talkie syns inte i grundinställningarna i Teamsappen men du hittar den under de tre prickarna. Om du vill se Walkie-talkie hela tiden kan du byta vilka appar som ska vara synliga hela tiden. Hur många appar du kan se beror på hur stor telefon du har.
När du klickar på Walkie-talkie får du först välja vilket Team och vilken kanal du vill koppla upp dig till. Du kan nu färdig att använda Walkie-talkie.
Högst upp till höger kan du se hur många som är anslutna till kanalen och genom att klicka på ikonen ser du vilka personer som är anslutna.
Om du vill byta kanal klickar du på kanalnamnet längst upp till vänster.
Om du vill sluta använda Walkie-talkie klickar du på Koppla från längst ner.
Microsofts instruktioner:
Support från Helpdesk
- Ställa in Walkie-talkie i teamsappen på hanterad telefon.
Det finns många i kommunen som har samma namn som någon annan och det kan vara svårt att veta vem som är vem i våra system.
När du söker på en person på Insidan och Microsoft 365 (ex Teams och Outlook) ger dig visningsnamnet vägledning genom att visa vilken förvaltning personen jobbar på, ex Förnamn Efternamn /SLK. Du kan även söka på ett förnamn eller efternamn i kombination med en roll, ex Sara verksamhetsutvecklare.
Om personer med samma namn jobbar på samma förvaltning kan du ha nytta av profilkortet. I profilkortet kan du se personens bild, e-postadress, användarnamn och var i organisationen personen är anställd. Du får fram profilkortet genom att klicka på profilbilden eller namnet i Teams, Outlook eller på andra ställen i M365.
Instruktion
Börja med att öppna Teams-appen eller gå in i Teams via M365 (microsoft365.com Länk till annan webbplats.)
- Klicka på Sökrutan i Teams, skriv in personens namn (du kan även söka på ex förnamn och roll).
- Klicka på namnet. Vissa har / och tre bokstäver efter sitt namn, det är förvaltningen där de är anställda. /UTB i detta fall, som är Utbildning och arbetsmarknad.
- Du får upp en chatt med personen, klicka på profilbilden eller namnet.
- Profilkoret visas. Klicka på Kontakt.
- Under Kontaktinformation kan du se mer uppgifter om personen, ex befattning, avdelning, alias, arbetsställe (workplace).
- Alias är personens sex- eller sjuställig kod ex. EC2017 eller SLKTEST.
- Arbetsställe (Workplace) är enhetnivå.
I andra system som inte kan visa upp profilkortet kan du ha nytta av att kunna personens användarnamn eller e-postadress. Efter ett tag lär du dig förmodligen dessa utantill men om du är osäker kan du leta upp den informationen enligt beskrivningen ovan.
Kom ihåg att oavsett om du har samma namn som någon annan i kommunen så hjälper du dina medarbetare genom att ha en tydlig och uppdaterad profilbild. I M365 finns också möjlighet att skriva en kort presentation av dig själv. l uppstartsguiden steg 4 går vi igenom hur du uppdaterar din profil.
Stilla din undran genom att gå till fliken Organisation när du chattar med en person. I Teams kan du nämligen se var i organisationen en person befinner sig samt vilka som är kollegor och chef. Hela kommunens organisationsträd visas (eller organisationsschema som det kallas i Teams). Där kan du se vem de rapporterar till och vem som rapporterar till dem.
Instruktion
Börja med att öppna Teams-appen eller gå in i Teams via M365 (microsoft365.com Länk till annan webbplats.)
- Klicka på Sökrutan i Teams, skriv in personens namn och klicka på namnet.
- Nu får du upp en chatt med personen, gå till fliken organisation.
- Du kan även söka efter andra personer i den här vyn.
- Om du för muspekaren över en persons profilbild får du upp ett kort över den personen, klicka på den lilla ikonen för organisation. Detta kan du göra överallt i Teams där du ser en profilbild.
Du kan publicera ett inlägg i flera olika kanaler mellan olika Team.
Gå till en kanal och välj Format-knappen (A:et med penna) i Teams under rutan där du skriver meddelandet. Välj en meddelandetyp överst i rutan som öppnas: Ny konversation eller Meddelande. Välj sedan Publicera i flera kanaler. Därefter lägger du till alla kanaler du vill publicera i, skriver ditt meddelande och skickar det.
Se även denna instruktion från Microsoft Support Länk till annan webbplats.
På Insidan kan du se och söka bland dina team och hitta koder till våra gemensamma processteam.
- Klicka på Team i menyn på Insidan.
- Här kan du se de team som du själv är med i.
- Du kan välja att filtrera på teamnamn och välja typ av team. I mitt exempel har jag filtrerat på teamnamnet digitalisering och valt att filtrera på processteam, jag är medlem i två team som matchar min sökning. Klicka på rubriken för att öppna teamet.
- Scrolla ned en bit för att hitta övriga processteam. Markera process för att filtrera teamen.
- Du ser teamen under filtreringen. Teamkoden som anges använder du för att gå med i ett team.
Det går enbart att hitta processteam som du inte är medlem i. Andra slags team kan chef eller medarbetare begära att lägga till dig i, det godkäns av teamägare.
Mötesorganisatören och den som startade inspelningen kan ta bort en inspelning. Börja med att gå till möteschatten.
- Under inspelningen klicka på 3 prickar
- Välj Öppna i Stream, nu öppnas inspelningen i en webbläsare
- Välj pilen ned högst uppe i webbläsaren efter inspelningen namn.
- Gå till mappen där inspelningen finns, i OneDrive heter den Inspelningar.
- Markera inspelningen
- Klicka på Radera
- Försöker deltagare nu se filmen, öppna enligt steg 1 och 2, möts de av ett felmeddelande. Detta betyder att inspelningen nu ligger i papperskorgen till användaren som skapade inspelningen.
Den person som startade inspelningens kan även radera inspelningen från sin OneDrive, i en mapp som heter Inspelningar.
Teamsmöten skapade i en kanalkalender hamnar i teamets kanals filer i en mapp som heter Recordings, alla som är deltagare i teamet kan ta bort inspelningen. På Microsoft support kan du läsa mer om hur man schemalägger möten i en kanalkalender. Länk till annan webbplats.
- Klicka på Team-ikonen för att komma till alla team du är med i samt de processteam du kan gå med i.
- Klicka på ➕ för att läsa mer om vilka typer av team vi har och vad de används till, hur det går till för att beställa ett nytt team samt hur du går med i ett team.
- Under Filtrera på teamnamn kan du skriva in ett sökord och hitta team du redan är med i.
- Under Typ kan du filtrera på vilken typ av team du vill hitta.
- Nedanför visas de team du redan är med i.
- Under Filtrera på processkategorier bockar du i rutor ☑ för olika processer för att filtrera på processteam.
(1.1, 1.2, 1.3 - listan sorteras horisontellt) - Nedanför ser du processteam du kan gå med i.
- Använd teamkoden för att gå med i teamet.
(Se instruktionen "Gå med i ett team" högre upp på sidan)
Det finns flera olika sätt för undertexter i teamsmöten samt inspelade möten.
- Det finns en funktion för användare som önskar undertexter i Teamsmöten, du kan läsa mer här: Använda livetextning i Microsoft Teams-möten - Microsoft Support Länk till annan webbplats.
- Du kan även skapa undertexter i dina inspelningar i efterhand, du kan läsa mer här: Visa, redigera och hantera videoutskrifter och bildtexter - Microsoft Support Länk till annan webbplats.
- Det går även att aktivera undertexter i ett pågående möte: Visa livetranskription i Microsoft Teams-möten - Microsoft Support Länk till annan webbplats.
(3) För att kunna använda livetranskription behöver du beställa behörighet nedan.
Beställ behörighet för livetranskription (undertexter i ett pågående Teamsmöte)
Här kan du beställa behörighet till att du under ett Teams-möte kan starta en live-transkription. Texten visas tillsammans med mötesvideon eller ljudet i realtid, inklusive talarens namn (om de inte väljer att dölja det) och en tidsstämpel. Vid inspelning av möten i Teams aktiveras transkription per automatik. Tänk på att avsluta inspelningen när ni är färdiga. Om ni har bjudit in ett rum tänk på att även avsluta mötet där.
Rollerna mötesorganisatör och presentatör kan starta och avsluta en inspelning i ett Teams-möte.
För att ändra deltagarinställningar/Roller (vem som får presentera) i ett Teams-möte går man till mötesalternativ, detta kan man göra på flera olika sätt, ni kan läsa hur i denna supportartikel på Microsoft Support. Länk till annan webbplats.
För att ändra så att enbart mötesorganisatören ska kunna hantera inspelning. Gå in under mötesalternativ och se till så att det står "Bara jag" och spara eventuellt inställningarna, då kan enbart den som skapat mötet starta och avsluta inspelning.
Vill ni läsa mer om de olika rollerna och vad de har behörighet till kan ni göra det i denna supportartikel på Microsoft Support. Länk till annan webbplats.
När du och dina kollegor jobbar i ett team har ni tillgång till samma filer och ni kan samarbeta, läsa och redigera, samtidigt i samma dokument.
Börja med att öppna Teams och klicka i vänstra menyn på Team.
- Välj teamet där du vill öppna ett dokument.
- Gå till kanalen där dokumentet finns.
- Välj Filer i flikmenyn.
- Klicka direkt på dokumentets namn för att öppna den i teams eller välj tre prickar.
- Klicka på Öppna.
- Välj hur du vill öppna filen, ex genom att Redigera i Teams.
- Samarbeta med varandra oavsett enhet och M365-app, en kan redigera i teamsappen eller i en webbläsare, en annan på word i mobilen och en tredje arbetar med word i datorn.
Word
Windows
Start-menyn och Aktivitetsfältet kan förändras enligt eget tycke genom att lägga till, ta bort eller förändra de applikationer (genvägar) som finns där
Start
När man klickar på Start , knappen med Windows flaggan, eller trycker på Windowstangenten på tangentbordet så öppnas Start med följande innehåll:
- I kolumnen längst till vänster återfinns följande knappar
- Meny (expanderar och visar namnet på alla menyobjekt
- Konto (Logga ut, lås, växla användare, kontoinställningar)
- Utforskaren
- Inställningar
- Stänga av/starta om dator
- Andra kolumnen visar alla applikationer i alfabetisk ordning som är installerade på datorn och detta fält är dynamiskt då det även kan visa vilka applikationer som senast är installerade högst upp eller vilka applikationer som används mest. Klickar man på en bokstav så visas alfabetiska knappar så man enkelt hoppa till en applikation som börjar på en specifik bokstav
- Tredje kolumnen är den s.k. Startlayouten där man kan lägga till applikationer för snabb åtkomst men även förändra ikonernas storlek och plats. Startlayouten är förändrad inom Skellefteå kommun då Officeapplikationer, System Center och webbläsaren Microsoft Edge lagts till där i utgångsläget och sen kan du som användare göra egna anpassningar.
För att lägga till en specifik applikation i Startlayouten så högerklickar man på den och väljer Fäst på Start.
I detta fall la jag dit Foton och nu när den ligger i Startlayouten så kan man återigen högerklicka på den för att exempelvis ändra storleken på ikonen.
Om man klickar med vänster musknapp och håller in den så kan man även dra och släppa ikonen där man vill ha den.
Tips. Det snabbaste och enklaste sättet att starta en applikation är att söka efter den. Tryck på Windowstangenten på tangentbordet och börja skriva namnet på den applikation du vill starta så listas allt som återfinns med det man sökt på. I detta exempel ville jag starta Software Center och bara genom att skriva soft så visas förslag och bästa matchning. Stämmer bästa matchning så trycker man Enter för att starta
Aktivitetsfältet
Precis som i tidigare versioner av Windows så kan man förändra vilka applikationer som ligger i Aktivitetsfältet, dvs. ikonerna som ligger till höger om Windowsknappen.
Genom att högerklicka på en applikation som återfinns i Startlayouten eller i listan över alla applikationer så finns valet
Mer > Fäst i aktivitetsfältet.
Tips. För att snabbt starta en applikation som ligger i Aktivitetsfältet kan man trycka ned Windowsknappen på tangentbordet följt av en siffra. Ikonerna Sök och Aktivitetsvy som ligger längst till vänster räknas inte. Så för att starta Microsoft Edge så trycker man Windowsknapp + 1 och för att starta Microsoft Outlook trycker man
Windowsknapp + 3.
Installationen görs på kommunal arbetsplats med tillgång till kabelbunden anslutning mot nätverk.
- Efter installation behöver eventuella extraprogram installeras på nytt från Software Center.
- Personliga filer som lagrats på Mina dokument (H), partition D:\,
OneDrive och Skrivbord påverkas inte. - Fästisar. Information som du vill spara behöver sparas undan. I första hand i OneNote, alternativt i ett Word-dokument.
- Mina dokument (H). Enskilda personer har haft filer sparade som ej synkroniserats till server. Vilket innebär att dessa filer kan försvinna när datorn installeras om. Om du är osäker: logga in på en annan dator och kontrollera så att dina senast ändrade filer går att komma åt.
Räkna med att installationen tar ungefär 2 timmar. Under denna tid går datorn inte att använda till något annat.
Efter att installationen är klar måste första inloggning ske med datorn fortfarande uppkopplad på arbetsplatsen (mot SKENET). Om detta inte görs kommer inloggning hemma inte att fungera.
Starta installationen
Innan du startar installationen måste datorn vara ansluten till en strömkälla (exempelvis dockningsstation) och till kabelbundet nätverk. Den vänstra ikonen (enligt bild nedan) som visar ett batteri med en strömkabel indikerar att ens bärbara dator är ansluten till strömförsörjning. Den högra ikonen som visar en datorskärm och en nätverkskabel indikerar att datorn är ansluten via kabelbundet nätverk.
Starta om datorn och logga in på nytt.
Sök efter appen Software Center eller gå till Startmenyn > Alla program > Microsoft System Center > Configuration Manager och starta Software Center
Efter installation behöver eventuella extraprogram installeras på nytt
från Software Center.
Personliga filer som lagrats på Mina dokument (H), partition D:\,
OneDrive och Skrivbord påverkas inte.
Fästisar. Information som du vill spara behöver sparas undan. I första hand i OneNote, alternativt i ett Word-dokument.
Mina dokument (H). Enskilda personer har haft filer sparade som ej
synkroniserats till server. Vilket innebär att dessa filer kan försvinna
när datorn installeras om. Om du är osäker: logga in på en annan dator och kontrollera så att dina senast ändrade filer går att komma åt.
Gå till Operativsystem och starta uppgraderingen genom att klicka på tillgänglig installation för Windows 10 och sedan på knappen Installera.
Observera att versionsnumret kan variera då nya versioner kommer att göras tillgängliga regelbundet. Även prefixet kan skilja då ”Kommun” likväl som ”Skola” används.
Följande meddelande är en sista bekräftelse innan installation påbörjas, klicka på knappen Installera för att installera om datorn.
Observera att informationen som står med fetstil inte är helt korrekt utan den information som angetts tidigare i detta dokument gäller
Nu startar själva installationen och i detta läge kommer datorn att göra resten själv. Datorn kommer att starta om ett antal gånger och är klar när inloggningsskärmen visas. Räkna med att installationen tar ungefär 2 timmar.
Notis. Eftersom du fortfarande är inloggad bör du av säkerhetsskäl hålla koll på din dator fram till den första omstarten. Alternativt att du låser datorn genom att dra ut ditt Kommun-ID eller genom att trycka Ctrl + Alt + Del och låsa datorn. Du får däremot absolut inte logga ut!
Logga in på datorn
Ominstallationen är klar då inloggningsskärmen åter visas. Logga in på datorn, installera eventuella extraprogram som du använder via Software Center
Vid problem kan du kontakta Helpdesk
Inloggning med Kommun-ID
Första gången du stoppar in ditt Kommun-ID i datorns kortläsare så installeras drivrutinerna för smartkortet. Därför är det viktigt att låta kortet sitta kvar tills installationen av drivrutinen är slutförd.
- Så här ser inloggningsskärmen ut vid första inloggning när ens Kommun-ID inte sitter i datorn.
- Sätt in ditt Kommun-ID i kortläsaren och vänta några sekunder för att installationen av drivrutinen ska slutföras. När installationen är klar visas texten Inloggningsalternativ längst
ned på skärmen.
- Klicka sedan på Inloggningsalternativ och välj smartkort som inloggningsalternativ.
Beroende på datormodell så kan en eller flera inloggningsalternativ med smartkort visas. Välj det alternativ som visar din mejladress efter ditt val.
Kända och testade program installerar du från Software Center. Software Center kommer du åt genom att:
- klicka på Windowsflaggan och sedan skriva Software Center eller
- genom att navigera dig fram till den i Startmenyn
I Software Center ser du en överskiktsbild liknande den nedan – de programvaror eller applikationer som visas kommer dock att variera beroende på din behörighet.
Funktioner
I menyn finns olika kategorier:
| Kategori | Vad gör den? |
|---|---|
| Program | Visar Program som kan installeras |
| Uppdateringar | Visar ifall det finns tillgängliga uppdateringar |
| Operativsystem | Visar ifall det finns nya versioner av Windows tillgängligt |
| Installationsstatus | Visar status på installation av programmen som valts |
| Enhetskompatibilitet | Här kan klienten kontrolleras mot förbestämda regler om sådana finns för att se att alla krav (så som antivirus, brandvägg m.m.) är OK |
| Alternativ | Här kan användaren anpassa vissa delar av hur SCCM klienten hanterar den aktuella datorn |
Ladda ner programvara
Program
Under Program visas programvaror som du kan installera. De har i samråd med arbetsgivaren tagits fram för att främja produktiviteten och underlätta dagligt arbete. Det kan även finnas tillfällen då specifik programvara skickas ut till enskilda datorer, de kommer
också att visas här och kan ha både frivillig eller tvingande installation.
Det finns lite olika sätt att hitta en specifik applikation och det kan göras genom att filtrera, sortera eller söka
För att installera en applikation klickar du på den och sedan på knappen Installera.
Uppdateringar
Din dator får kontinuerligt Windows- och applikationsuppdateringar och de visas under Uppdateringar. Du ser aktuell installationstid och tiden som i bilden nedan visas under Status är när den automatiska installationen kommer att ske. Vill du manuellt starta den klickar du på knappen Installera alla i det övre högra hörnet.
Installationsstatus
Här ser du status på installationer som sker/skett oavsett om det är uppdateringar eller program som valts för installation. Här ser du även se kommande schemalagda installationer eller eventuella väntande omstarter.
Alternativ
Under det sista menyvalet Alternativ kan du göra inställningar.
Arbetstid
Inställningarna styr i vissa lägen när schemalagda arbeten ska inträffa. Anpassning av arbetstid kan då styra när du till exempel vill få uppdateringar installerade.
Datorunderhåll
Här styr du hur alla framtida tvingande uppdateringar och programutskick ska få påverka användarupplevelsen. Om det övre alternativet i bilden nedan bockas i kommer tiderna som ställdes in under Arbetstid att styra när de installeras. Det undre alternativet gör att uppdateringar inte kommer att störa presentationer – om datorn är inställd i presentationsläge.
Presentationsläge
För att undvika avbrott av en uppdatering av Windows/applikationer eller att skärmsläckaren går igång kan du på bärbara datorer nyttja presentationsläge. Det läget startas genom att du högerklickar på Startknappen (eller trycker Windowstangent + x) och väljer Mobilitetscenter, eller öppnar Mobilitetscenter via Kontrollpanelen.
Då visas följande:
Den rutan som är intressant är:
Här finns två klickbara knappar – den ena den synliga Slå på som aktiverar presentationsläge och den mer ”osynliga” knappen som ser ut som en projektor. Klickar du på den visas Presentationsinställningar:
Här styr du om skärmsläckaren ska inaktiveras och genom att bocka i "Jag håller för närvarande en presentation" sker samma sak som att i rutan tidigare välja "Slå på".
Det i sin tur gör att uppdateringar eller programutskick inte stör när datorn är i presentationsläge.
- klicka på Windowsflaggan och sedan skriva Företagsportal eller
- genom att navigera dig fram till den i Startmenyn
I Företagsportal ser du en överskiktsbild liknande den nedan – de programvaror eller applikationer som visas kommer dock att variera beroende på din behörighet.
Funktioner
I menyn finns olika kategorier:
| Kategori | Vad gör den? |
|---|---|
Appar | Visar Program som kan installeras |
| Appkategorier | Visar Program sorterade i kategorier |
| Nerladdningar och uppdateringar | Visar status på installation av programmen som valts |
| Enheter | Här finns information om dina enheter |
| Hjälp och support | Här finns kontaktuppgifter till Helpdesk |
| Min Profil | Visar din profil. Här finns också en länk till My Account (microsoft.com) Länk till annan webbplats.. Där kan du se och hantera ditt konto. |
| Inställningar | Här kan man trigga en synkronisering och ställa in mörkt eller ljust läge |
Ladda ner programvara
Program
Under Appar visas programvaror som du kan installera. De har i samråd med arbetsgivaren tagits fram för att främja produktiviteten och underlätta dagligt arbete. Det kan även finnas tillfällen då specifik programvara skickas ut till enskilda datorer.
Det finns lite olika sätt att hitta en specifik applikation och det kan göras genom att söka eller välja kategori.
För att installera en applikation klickar du på den och sedan på knappen Installera.
Nerladdningar
Här ser du status på installationer som sker/skett.
Enheter
Här kan du se dina enheter och status.
Hjälp och support
Visar aktuella kontaktuppgifter för att kontakta support.
Min Profil
Visar din profil. Här finns också en länk till My Account (microsoft.com) Länk till annan webbplats.. Där kan du se och hantera ditt konto.
Första gången du stoppar in ditt Kommun-ID i datorns kortläsare så installeras drivrutinerna för smartkortet. Därför är det viktigt att låta kortet sitta kvar tills installationen av drivrutinen är slutförd.
Så här ser inloggningsskärmen ut vid första inloggning när ens Kommun-ID inte sitter i datorn
Sätt in ditt Kommun-ID i kortläsaren och vänta några sekunder för att installationen av drivrutinen ska slutföras. När installationen är klar visas texten Inloggningsalternativ längst ned på skärmen.
Klicka sedan på Inloggningsalternativ och välj smartkort som inloggningsalternativ. Beroende på datormodell så kan en eller flera inloggningsalternativ med smartkort visas. Välj det alternativ som visar din mejladress efter ditt val.
För att undvika avbrott så som uppdatering av Windows/applikationer eller att skärmsläckaren går igång kan man på bärbara datorer nyttja presentationsläge. Detta läge startas genom att man:
- Högerklickar på Startknappen (eller trycker Windowstangent + x)
–Väljer Mobilitetscenter - Öppna Windows Mobilitetscenter via Kontrollpanelen
Då dyker följande program upp:
Den rutan som är intressant är:
Och här finns två klickbara knappar – den ena den synliga Slå på som aktiverar presentationsläge och den mer osynliga knappen som ser ut som en projektor. Klickar man på den dyker Presentationsinställningar upp:
Här styr man om skärmsläckaren ska inaktiveras och genom att bocka i Jag håller för närvarande en presentation sker samma sak som att i rutan tidigare välja Slå på.
Notis. Det går även använda följande snabbkommandon efter varandra via tangentbordet för att snabbt aktivera presentationsläget:
- Windowstangent + x
- Tangenten b
- Alt + å
Uppdateringar av Windows och övriga Microsoftprodukter sker automatiskt. Uppdateringarna skickas ut till datorerna oavsett om de är ansluta till Skenet eller inte.
Du behöver inte själv ha koll på vilken version av Windows du har. När det aktuellt för dig kommer du få meddelandet "Din organisation kräver att enheten startas om inom 7 dagar". Du har då 7 dagar på dig att själv starta uppdateringen vid ett tillfälle som passar dig. Uppdateringen kan genomföras både på jobbet och hemma.
Ta för vana att installera uppdateringar så fort som möjligt när erbjudandet dyker upp.
Uppdateringar kommer ta olika lång tid på olika datorer och storlek på uppdateringen men räkna med att det kan ta upp till en timme. Vid uppdateringen ska du ha strömkabel kopplad till datorn.
Om du inte själv startar uppdateringen kommer den att bli tvingande 7 dagar efter att du fick meddelandet första gången. Det innebär att du kan få uppdateringen vid ett tillfälle när det inte passar. Du får en varning när det är 8 timmar kvar och ytterligare en när det är 60 minuter kvar.
Om du inte har igång din dator under en längre period kommer uppdateringen att ske vid första omstarten.
Om du av någon anledning vill kontrollera vilken windowsversion du har kan du trycka på windowstangenten och skriva winver och sen trycka enter.
Efter en Windowsuppdatering kan det komma ett antal mindre uppdateringar den kommande tiden beroende på om det finns andra inställningar i din dator som behöver förändras.
I många fall kan en rensning av historiken i webbläsaren lösa problem som uppstått med webbsidor.
1. Klicka på de 3 prickarna längst uppe till höger i Edge.
2. Välj inställningar och sedan sekretess, sökning och tjänster.
3. Under Radera webbdata väljer du Välj vad du vill radera.
4. Välj All tid i listrutan Tidsintervall.
5. Välj de typer av data som du vill rensa. Se till att Cookies och Cache är ibockade.
6. Välj Rensa nu.
I många fall kan en rensning av historiken i webbläsaren lösa problem som uppstått med webbsidor.
1. Klicka på de tre prickarna i övre högra hörnet, och välj Inställningar
2. Gå till ”rensa Webbinformation”
Välj att rensa ”Sedan kontot skapades” och klicka sedan på ”Rensa data”
I många fall kan en rensning av historiken i webbläsaren lösa problem som uppstått med webbsidor.
1. Klicka på “kugghjulet” och välj Internetalternativ
2. Klicka sedan på “Ta bort”
I fönstret “Ta bort webbhistorik” kontrollera att rätt rutor är ibockade och klicka på “ta bort”
Stäng fönster med “OK” knappen och starta om webbläsaren
Tips på Hjälpmedel i M365
Med kortkommandot Windows-tangenten + plustecknet kan du snabbt förstora text och bilder för att visa innehållet.
Microsoft Support
Lär dig mer:
Det finns stöd för uppläsning av text i många av M365 verktyg.
Läs upp är en text till tal funktion som läser upp texten på en sida eller i ett dokument. I webbläsaren Edge går den att nå längst upp där du kan söka och skriva in en webbadress, det ser ut som ett A med ljudvågor (Kortkommando Ctrl+Shift+U). Bredvid A:et finns, om sidan stödjer det, en bok med en ljudsymbol, det är Avancerad läsare (Kortkommandeo F9). Avancerad läsare är ett mer avancerat verktyg med funktioner som inbyggd talsyntes, ordna ord i ordklasser, ändra textstorlek och skärmbakgrund, radfokus, översättning av ord och hel text samt bildordlista.
Microsoft Support
Lär dig mer:
Microsoft Translator hjälper inte bara till att bryta ned språkbarriärer, utan ger även personer som är döva eller hörselskadade ett verktyg för att lättare förstå innehåll.
Du kan översätta konversationer, menyer i realtid och till och med gatuskyltar oavsett om du är offline, online eller bara kommer åt dokument eller appar på enheten.
- Microsoft Translator finns som webbtjänst via: translator.microsoft.com Länk till annan webbplats.
- Du kan även översätta direkt i Word, PowerPoint, Teams, Excel med fler genom att markera text ➡ högerklicka och välja Översätt.
Microsoft Support
Lär dig mer: