Ambassadörsprogram

Syftet med programmet är att så effektivt som möjligt sprida kunskaper om funktioner och arbetssätt i M365 till alla delar av kommunens verksamheter. Som en effekt av kunskapsspridningen ska antalet ärenden till Helpdesk minska.

Varför

• Öka effektivitet, tidsbesparing.
• Enklare hitta information
• Förenkla samarbete genom ett modernt arbetssätt
• Dela idéer och kunskap som grund för ständiga förbättringar
• Som en effekt av kunskapsspridningen ska antalet ärenden till Helpdesk minska.

• Ambassadörsprogrammet består av medarbetare från samtliga förvaltningar. Se rubriken vem är min ambassadör ovan.
• Inom ramen för ambassadörsprogrammet hålls ca 10 träffar varje år. Varje träff sker vi två tillfällen för att så många ambassadörer som möjligt ska kunna delta.
• I ambassadörsprogrammet finns fyra roller; Ambassadörsansvarig, Förvaltningssamordnare, Central ambassadör och ambassadör. Rollerna beskrivs mer utförligt nedan.
  
• Ambassadörsansvariga driver och utvecklar programmet i samråd med Förvaltningssamordnarna.
• Ambassadörerna har till uppgift att hjälpa och inspirera kollegor. De har tillgång till ett nätverk i Teams där samtliga ambassadörer i kommunen ingår.

En ambassadör är en person som är intresserad av att använda nya funktioner och är villig att hjälpa andra. Det finns inget krav på tekniska kunskaper och det kan till och med vara en fördel om inte alla ambassadörer är avancerade användare.

Ambassadörernas:

• Föregå med gott exempel på arbetssätt
• Vara inläst på det informationsmaterial som finns
• Kunna hänvisa till relevant information och utbildning
• Stödja kollegor i användningen av Microsoft 365.
• Samla in och förmedla frågor till ambassadörsansvariga för att informationsmaterialet ska kunna förbättras.
  

Ambassadörsansvariga

• Verksamhetsutvecklare M365 och objektsledare Digital arbetsplats inom IT och verksamhetsutveckling.
• Samordnar ambassadörsprogrammet.
• Omvärldsspaning och samarbete med Microsoft och andra organisationers ambassadörsprogram.
• Håller ambassadörsmöten ca 10 gånger per år.
• Håller samordnarmöten 1 gånger per år.
• Skapar instruktioner och utbildningsmaterial.
• Svarar på frågor från ambassadörer.
  

Förvaltningssamordnare

• Håller ihop arbetet på förvaltningen. Ca 4 timmar per år.
• Organiserar förvaltningens utvalda centrala ambassadörer.
• Jobbar med att säkerställa effekter av ambassadörsprogrammet.
  • Lyfter M365 i andra forum och eventuella interna utvecklingsarbeten på förvaltningen.
• Träffar ambassadörsansvariga och övriga samordnare för att styra inriktningen av ambassadörsprogrammet. Ca 1 timmar per år.
• Deltar i den mån det fungerar med verksamheten på ambassadörsmöten.
• Samordnaren behöver inte vara någon som i dag är med i ambassadörsprogrammet utan kan lika gärna vara någon med en sammanhållande roll av övrigt utvecklingsarbete på förvaltningen.
  

Centrala ambassadörer

• Svarar på frågor från andra på förvaltningen. Ca 10 timmar per år.
• Deltar på eventuella möten som förvaltningens samordnare kallar till.
• Deltar på ambassadörsmöten. Ca 10 timmar per år.
• Har kontakt med andra ambassadörer i ambassadörsteamet.
  

Ambassadörer

• Stödja kollegor i användningen av Microsoft 365
• Föregå med gott exempel i arbetsgruppen.
• Håller sig uppdaterad om utvecklingen i M365 genom att delta på ambassadörsmöten i den mån det fungerar med verksamheten.