Distansarbete

Huvudarbetsplatsen är den fysiska arbetsplats i de lokaler som Skellefteå kommun tillhandahåller.

Distansarbetsplatsen förutsätts vara i medarbetarens hem. Arbetet kan även utföras på annan plats än hemmet men med rimligt avstånd från huvudarbetsplatsen, tillfälligt eller permanent (dock inte i annat land).

Chef och medarbetare ska göra en överenskommelse om distansarbete om behoven i verksamheten tillåter distansarbete och om medarbetaren har rätt förutsättningar. En sådan överenskommelse innebär inte att chefen avsäger sig ansvar att leda och fördela arbetet. För att distansarbete ska medges behöver chefen även bedöma medarbetares arbetsmiljö.

Medarbetaren måste vara beredd på att ställa in sig på huvudarbetsplatsen om verksamheten kräver det. Om verksamhetens behov förändras eller om chef uppfattar att medarbetarens inte längre har rätt förutsättningar för distansarbete så kan chef besluta att överenskommelsen om distansarbetet upphör, med omedelbar verkan.

Vid överenskommelse om distansarbete ska alltid denna instruktion följas.

Kultur som bygger på dialog (Insidan)

Samma regler för arbetstid gäller vid distansarbete som på huvudarbetsplatsen. Medarbetare ska vara anträffbara under arbetstid, via digitala kanaler eller telefon.

Information om Personec Självservice

Personec Självservice via mobiltelefon Länk till annan webbplats.

Arbetstid, lön och förmåner (Insidan)

Rättigheter och skyldigheter (Insidan)

Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön oavsett om arbetet utförs på huvudarbetsplatsen eller på en annan plats. Arbetsgivaren ska säkerställa en tillfredsställande arbetsmiljö så att inte distansarbetet orsakar ohälsa. Medarbetaren ska medverka till att skapa goda arbetsmiljöförhållanden på distansarbetsplatsen.

Om distansarbetet orsakar att medarbetaren inte mår bra ska hen vända sig till sin chef eller HR. Medarbetaren och chefen har ett gemensamt ansvar för en kontinuerlig dialog om arbetsmiljön på distansarbetsplatsen.

Överenskommelsen om distansarbete kan upphöra omedelbart om arbetsgivaren bedömer att distansarbetsplatsen inte är säker ur ett arbetsmiljöperspektiv.

Kommunhälsans råd om distansarbete (Insidan)

Arbetsskador, olyckor och tillbud (Insidan)

Systematiskt arbetsmiljöarbete (Insidan)

Ensamarbete (Insidan)

Skellefteå kommuns dator ska alltid förvaras på ett säkert sätt och den får inte användas av någon annan än medarbetaren.

Arbetsgivarens regler för IT-användare och regler för uppkoppling ska följas på samma sätt som på huvudarbetsplatsen. Chef och medarbetare ska alltid överväga säkerheten utifrån den plats där distansarbetet sker. Medarbetaren ska följa instruktioner om informationssäkerhet vid distansarbete.

Om dokument som omfattas av sekretess behöver hanteras på distansarbetsplatsen ska dokumenten hanteras och förvaras på ett säkert sätt i enlighet med gällande instruktioner.

Instruktioner informationssäkerhet (Insidan). Se avsnittet ”jobba hemifrån”.

Dokumenthantering, allmänna handlingar, diarium (Insidan)

Distansarbetsplatsen ska ha en ergonomiskt riktig arbetsmiljö. Medarbetaren utrustar själv distansarbetsplatsen på ett tillfredsställande sätt. Kostnader för bredbandsuppkoppling, hemförsäkring, elförbrukning, etc. står medarbetaren för.

Medarbetaren ersätts inte för det arbetsutrymme som tas i anspråk på distansarbetsplatsen. Eftersom överenskommelsen om distansarbete är frivillig kan inte medarbetare kräva viss arbetsutrustning om motsvarande utrustning finns att tillgå på huvudarbetsplatsen.

Kommunhälsans råd om distansarbete (Insidan)

Kommunens utrustning omfattas av kommunens försäkringsskydd, inte av medarbetarens hemförsäkring. Medarbetaren är med andra ord inte ansvarig för utrustning vid till exempel brand eller stöld.

För att distansarbete ska kunna tillåtas behöver medarbetaren ändå ha en giltig hemförsäkring under perioden för överenskommelsen. Det beror på att om kommunens utrustning förorsakar brand eller annan skada på medarbetarens egendom, ersätter kommunen eventuella självrisker om medarbetarens hemförsäkring utnyttjas. Om hemförsäkring saknas ska medarbetaren meddela arbetsgivaren om det.

Vid distansarbete omfattas medarbetaren av arbetsskadeförsäkringen. Till skillnad från arbete på huvudarbetsplatsen krävs att olycksfallet har ett direkt samband med det arbete du ska utföra. Skada eller olycka ska omedelbart anmälas till arbetsgivaren.

Försäkringar (Insidan)

Försäkringar (Afa Försäkring) Länk till annan webbplats.

Syftet med checklistan är att du som medarbetare ska göra en bedömning av förutsättningarna för distansarbete och om arbetsmiljön på distansarbetsplatsen är lämplig för distansarbete.

Chefen har huvudansvaret för arbetsmiljön oavsett om arbetet utförs på arbets­platsen eller på distansarbetsplatsen. I och med det har chefen en undersök­ningsskyldighet inom ramen för det systematiska arbetsmiljö­arbetet samtidigt som respekten för privatlivet är central. Vid distansarbete får därför medarbetare ett större ansvar för att aktivt göra chefen uppmärksam på om det uppstår risker eller problem med anledning av distansarbetet.

Chefen gör inga besök för att undersöka arbetsmiljön. Utgångs­punkten är denna checklista för distansarbete och de frågor kring uppföljning av arbete på distans som chef och medarbetare fortlöpande har dialog om vid kontinuerliga avstämningar och vid utvecklingssamtalen.

• Har du tagit del av instruktionen för distansarbete?
• Har du förutsättningar för att arbeta ostört och effektivt på distansarbetsplatsen?
• Har du en väl fungerande internetuppkoppling som möjliggör arbete på distans?
• Känner du till vad som gäller för hantering av sekretess- och personuppgifter vid distansarbete?
• Kan du säkerställa att information som inte ska spridas hanteras på ett betryggande sätt?
• Har du tillgång till en bra stol?
• Har du tillgång till en bra arbetsplats/skrivbord?
• Har du möjlighet att variera arbetsställningar, till exempel att stå och arbeta?
• Har du kunskaper om hur du kan skapa en god arbetsmiljö när du distansarbetar? Exempelvis vikten av regelbundna pauser, variation av arbetsställningar, gränsdragning mellan arbete och privatliv?
• Sammantaget, har du en arbetsmiljö på distansarbetsplatsen som är bra utifrån verksamhetens och dina behov?

Vilka medarbetare har möjlighet till arbete på distans?

Det är respektive chef som avgör om det är möjligt med distansarbete. Inför chefens ställningstagande om distansarbete ska du gå igenom frågorna i ”Checklista för distansarbete”.

Kan arbetsgivaren kräva att medarbetare måste arbeta på distans?

Nej.

Kan en medarbetare kräva att få arbeta på distans?

Nej, distansarbete är en möjlighet, inte en rättighet. Respektive chef är den som formellt tar beslut om medarbetare kan arbeta på distans med verksamhetens behov, arbetets karaktär och arbetsmiljön som utgångspunkt.

Chefen kan också begränsa möjligheterna till distansarbete ifall det inte fungerar väl för en enskild medarbetare.

Har inte arbetsgivaren arbetsmiljöansvaret? Hur blir det vid distansarbete?

Det stämmer att arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön men medarbetaren behöver medverka i arbetsmiljöarbetet genom att exempelvis uppmärksamma chefen på risker. Medarbetarens egen bedömning utifrån ”Checklista för distansarbete” är därför av stor vikt. Distansarbetet försvårar chefens möjlighet att undersöka arbetsmiljön och medarbetarens personliga arbetsförutsättningar varför det är viktigt att chef och medarbetare kontinuerligt träffas på arbetsplatsen för såväl spontana som inplanerade möten.

Ska jag anmäla ifall det inträffar ett tillbud eller olycksfall när jag arbetar på distans?

Ja. Tillbud och olycksfall ska anmälas som vanligt. Bättre att anmäla en gång för mycket än en gång för lite. Syftet med anmälan är förebygga att det händer igen.

Om jag arbetar hemifrån en hel dag, kan chefen ändå kräva att jag snabbt inställer mig på jobbet?

Ja, chefen kan med kort framförhållning kräva att du kommer till huvudarbetsplatsen. Det är verksamhetens behov som styr, vilket utövas genom arbetsgivarens rätt till arbetsledning.

Vad händer om distansarbetet inte fungerar som det var tänkt?

Om det i dialogen mellan medarbetare och chef kommer fram att distansarbetet inte fungerar kan möjligheten att arbeta på distans komma att upphöra. Distansarbetet kan också upphöra om det inte sker på ett sätt som tillfredsställer verksamhetens behov.

Vad menas med huvudarbetsplats och distansarbetsplats?

Huvudarbetsplatsen är den plats som arbetet normalt utförs på eller utgår ifrån och som framgår av anställningsavtalet. Distansarbetsplatsen är vanligtvis hemmet eller annan plats efter överenskommelse med chef.

Varför är det viktigt att definiera huvudarbetsplats? Jag vet väl var jag jobbar?

Var huvudarbetsplatsen finns kan få betydelse för kretsindelning i samband med arbetsbrist, och för var arbetsgivaren kan hävda att det föreligger arbetsskyldighet. Oavsett omfattning av distansarbetet bör utgångspunkten därför vara huvudarbetsplatsen.

Kan jag arbeta från någon annan plats än hemmet, till exempel sommarstugan?

Ja, om medarbetare och chef i sin dialog bedömt att det är lämpligt ur både ett arbetsmiljöperspektiv och ur ett säkerhetsperspektiv.

Om jag skadar mig medan jag arbetar hemma, räknas då detta som en arbetsskada?

En skada anses vara en arbetsskada om sambandet mellan arbetet och skadan är tillräckligt stark. En skada som inträffar på huvudarbetsplatsen, under arbetstid är normalt en arbetsskada. När en skada inträffar i arbetstagarens hem finns inte samma självklara koppling till arbetet. Då krävs det att olycksfallet har ett direkt samband med arbetet man ska utföra, alltså att man skadat sig i samband med att man utför sina arbetsuppgifter. På AFA Försäkrings webbplats, listas följande exempel som arbetsskador

• om du snubblar på datasladden till din arbetsdator eller
• sitter vid datorn och svarar på arbetsrelaterade mejl eller pratar i telefon med kollega/kund
• går runt i bostaden och har arbetssamtal i arbetsgivarens telefon
• under arbetstid åker mellan hemmet och kundmöte
• åker till arbetsplatsen för att hämta dator/telefon/brev
• skadar dig under ett så kallat promenadmöte så länge arbetsgivaren godkänt detta arbetssätt.

Däremot gäller inte arbetsskadeförsäkringen när man skadar sig i hemmet i största allmänhet, även om det sker under fastställd arbetstid. Det kan till exempel vara när man kokar kaffe i köket eller hämtar en varm tröja i garderoben.

AFA Försäkrings webbplats Länk till annan webbplats.

Hur kan arbetsgivaren kontrollera den sociala arbetsmiljön när vissa medarbetare är utspridda och arbetar hemifrån?

Hjälps man åt går det ofta att skapa en bra arbetsmiljö även utanför kontoret. Det handlar bland annat om att arbetsgivaren är lyhörd gentemot sina medarbetare. Samtidigt måste arbetstagaren meddela om något inte fungerar som det ska.

Vid arbete hemifrån krävs helt enkelt en nära och regelbunden dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare för att fånga upp tecken på problem och ohälsa. Om det är svårt att träffas fysiskt är det extra viktigt att använda de digitala hjälpmedel för möten som finns.

På Arbetsmiljöverkets webb hittar du information som kan ligga till grund för en undersökning av medarbetares arbetsmiljö vid arbete hemma, som till exempel ergonomi, belysning, ljud, temperaturer samt den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Arbetsmiljön när du arbetar hemifrån (Arbetsmiljöverket) Länk till annan webbplats.

Måste arbetsgivaren kräva att få se sina medarbetares hemmakontor för att ta reda på hur deras arbetsmiljö är?

Nej. Hemmet är en privat sfär som arbetsgivare bara får ta del av om man är överens om det. Just därför blir dialogen mellan arbetsgivare och arbetstagare så viktig – om någon inte vill visa upp sin arbetsplats hemma, kan den personen i stället helt enkelt beskriva den.

Kan jag som chef göra fysisk undersökning av arbetsmiljön i medarbetarens hem?

Arbetsgivaren har som tidigare nämnts huvudansvaret för arbetsmiljön oavsett om arbetet utförs på arbetsplatsen eller på distans. I och med det har arbetsgivaren en undersökningsskyldighet inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet samtidigt som respekten för privatlivet är en grundläggande rättighet för medarbetaren.

Vid distansarbete får medarbetare ett större ansvar för att aktivt göra chefen uppmärksam på om det uppstår risker eller problem med anledning av distansarbete. Cheferna gör inga besök för att undersöka arbetsmiljön utan utgångspunkten är checklistan för distansarbete och de frågor kring uppföljning av arbete på distans som chef och medarbetare har dialog om i samband med till exempel mål- och utvecklingssamtalen.

Finns det något stöd för mig som chef när jag vill undersöka om distansarbetsplatsen uppfyller en god arbetsmiljö?

Prevent har tagit fram checklistor som kan vara ett stöd för dig. Längre ner på nedanstående sida finns länkar till dessa checklistor.

Tips och råd vid distansarbete (Prevent) Länk till annan webbplats.

Jag tänker ta upp frågan om distansarbete på en arbetsplatsträff. Finns det något presentationsmaterial?

Ja, det finns en Powerpoint-presentation som sammanfattar det viktigaste i instruktionen.

Presentationsstöd distansarbete (Powerpoint) Länk till annan webbplats.